Luật Doanh nghiệp năm 2020 ra đời, thay thế cho Luật năm 2014 tiếp tục giữ nguyên khái niệm về văn phòng đại diện và tiếp tục quy định những căn cứ pháp lý cho sự hoạt động của tổ chức này. Mặc dù quy mô nhỏ hơn song ý nghĩa của văn phòng đại diện vô cùng lớn bởi không chỉ mở rộng tình hình kinh doanh mà còn giúp khẳng định vai trò của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Vậy nên, độc giả hãy cùng tìm hiểu về
thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hồ Chí Minh trong bài viết dưới đây của Luật Trần và Liên danh.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của một chủ thể (cá nhân hoặc pháp nhân hoặc chủ thể khác) được mở tại một địa bàn mà chủ thể đó không có trụ sở.
Như vậy, trong hoạt động dân sự, pháp luật chỉ cho phép pháp nhân được mở văn phòng đại diện và văn phòng thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyển của pháp nhân. Tuy nhiên, trong lĩnh vực thương mại thì đối tượng được mở văn phòng đại diện không chỉ là pháp nhân mà có cả cá nhân hoạt động thương mại. Luật Thương mại quy định thương nhận được đặt văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật. Thương nhân theo quy định của Luật Thương mại không chỉ bao gồm các tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp mà còn có thể là cá nhân hoạt động một cách độc lập, thường xuyên, có đăng kí hoạt động thương mại. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của thương nhân. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hồ Chí Minh, theo pháp luật Việt Nam để xúc tiến thương mại. Thương nhân nước ngoài chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Trong thực tế, văn phòng đại diện thương mại thường được mở ở các nơi thương nhân chưa trực tiếp thực hiện các giao dịch thương mại để tiếp cận, tìm hiểu thị trường khi chưa có điều kiện trực tiếp thực hiện các giao dịch thương mại và tìm kiếm các khả năng khai thác thị trường tiêu thụ sản phẩm.
Chức năng của văn phòng đại diện
Nhìn chung, văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.
Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính, có 10 chức năng chính sau:
- Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
- Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
- Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
- Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
- Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.
- Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
- Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
- Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
- Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.
So sánh Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài và Công ty 100% vốn nước ngoài
|
STT |
Tiêu chí |
Văn phòng đại diện |
Công ty 100% vốn nước ngoài |
|
1. |
Chức năng |
Không có chức năng kinh doanh, chỉ đóng vai trò liên lạc, thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân nước ngoài |
Có chức năng hoạt động kinh doanh và sinh lợi trên thị trường Việt Nam. |
|
2. |
Chủ thể ký kết hợp đồng kinh doanh |
Không được phép ký kết hợp đồng Thương nhân ở nước ngoài là chủ thể ký kết hợp đồng |
Tự giao kết hợp đồng với các đối tác |
|
3. |
Thực hiện hợp đồng |
Thương nhân ở nước ngoài có trách nhiệm thực hiện hợp đồng với các đối tác tại Việt Nam, Văn phòng đại diện đóng vai trò liên lạc, hỗ trợ |
Tự thực hiện các hợp đồng đã ký kết |
|
4. |
Thuế |
Văn phòng đại diện chỉ kê khai, đóng thuế thu nhập cá nhân thay cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện và phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam. Thương nhân nước ngoài có nghĩa vụ thuế theo quy định về thuế của quốc gia thương nhân mang quốc tịch |
Công ty 100% vốn nước ngoài thành lập tại Việt Nam mang quốc tịch Việt Nam chịu thuế theo quy định của pháp luật Việt Nam. Các loại thuế phải nộp: Thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân. Ngoài ra, tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh của công ty mà có thể phải chịu thêm các sắc thuế: thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu, tiền thuê đất, phí, lệ phí hoặc các loại thuế khác. |
|
5. |
Lợi nhuận |
Văn phòng đại diện không kinh doanh nên không phát sinh lợi nhuận. Thương nhân nước ngoài thu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của mình và phải đóng thuế riêng đối với phần lợi nhuận đó (nếu có) |
Trường hợp kinh doanh có lãi, đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản đến hạn trả khác thì thương nhân nước ngoài là chủ sở hữu công ty được chia lợi nhuận. Việc chuyển lợi nhuận về nước tuân theo pháp luật của quốc gia thương nhân mang quốc tịch. |
|
6. |
Chi phí thành lập và vận hành |
Tương đương nhau. |
|
|
7. |
Thời hạn hoạt động theo giấy phép |
5 năm và được quyền gia hạn |
50 năm và được quyền gia hạn. Thời gian hoạt động lâu cùng với yêu cầu chi phí đầu tư lớn. Việc thành lập công ty 100% vốn nước ngoài phù hợp với các thương nhân có ý định phát triển kinh doanh lâu dài, ổn định, nghiêm túc với thị trường Việt Nam |
Một số hạn chế điển hình của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam không được phép thực hiện các hoạt động sinh lợi, mà bị giới hạn trong việc thực hiện khảo sát, nghiên cứu thị trường và các hoạt động không sinh lợi khác. Trong trường hợp thương nhân chưa có đủ thông tin để quyết định việc đầu tư thì văn phòng đại diện sẽ là chỗ đứng phù hợp tại Việt Nam, vì các chi phí trước và sau khi thành lập văn phòng đại diện sẽ thấp hơn nhiều so với việc thành lập Công ty con. Ngược lại, thành lập công ty cổ phẩn hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn sẽ là lựa chọn tối ưu đối với những nhà đầu tư có dự định sản xuất sản phẩm ở Việt Nam hoặc tiến hành các hoạt động bán hàng. Việc thành lập công ty ở Việt Nam sẽ giúp cho các nhà đầu tư có được sự linh hoạt hơn trong các hoạt động kinh doanh.
Văn phòng đại diện nước ngoài cần phải tuân thủ các quy định về lao động và bảo hiểm xã hội khi sử dụng lao động và trả lương hàng tháng. Việc thanh toán chi phí bảo hiểm xã hội bắt buộc có thể sẽ lên tới 34,5% trên mức lương cơ bản. Người nước ngoài làm việc trên 03 (ba) tháng sẽ được cấp Giấy phép lao động.
Văn phòng đại diện nước ngoài sẽ phải tuân thủ các quy định liên quan đến thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) như đăng kí mã số thuế cho từng cá nhân, kê khai thuế TNCN hàng tháng, chuẩn bị và nộp báo cáo quyết toán thuế hàng năm. Thuế TNCN cho người không cư trú là 20% trên số thu nhập hợp pháp tại Việt Nam, người cư trú là từ 5% tới 35% trên thu nhập toàn cầu.
Văn phòng đại diện nước ngoài phải tuân thủ các quy định liên quan như Luật chống rửa tiền, các luật về thuế, Luật thương mại cho các hoạt động tại Việt Nam. Cụ thể, văn phòng đại diện phải thu thập và quản lý tất cả các hồ sơ kinh doanh liên quan để phục vụ các câu hỏi hay yêu cầu từ các cơ quan có thẩm quyền. Sau mỗi 03 (ba) tới 05 (năm) năm hoạt động, Cơ quan thuế sẽ thực hiện các thủ tục kiểm tra để xác nhận tính xác hợp pháp, hợp lệ của từng giao dịch…
Văn phòng đại diện nước ngoài phải chuẩn bị và nộp các báo cáo hàng năm cho cơ quan cấp phép.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hồ Chí Minh
Thủ tục xin thành lập một văn phòng đại diện gồm các giấy tờ như sau:
- Thông báo về việc lập văn phòng đại diện (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký)
- Quyết định bằng văn bản về việc thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị (do Chủ tịch hội đồng quản trị ký)
- Bản sao biên bản họp về việc lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Với Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
- Với Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;
- Mục lục hồ sơ (ghi theo thứ tự trên);
- Bìa hồ sơ (bằng bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng không có chữ sử dụng cho mục đích khác);
- Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ;
Cơ quan chức năng có thẩm quyền giải quyết thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hồ Chí Minh: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư sở tại cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.
Thời giạn giải quyết thủ tục xin thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hồ Chí Minh: 3 ngày bắt đầu từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ, sau khi xem xét tính hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sở tại sẽ cấp Giấy chứng nhận thành lập hoạt động văn phòng đại diện.
Mỗi đơn vị phải lập và nộp đầy đủ các biểu mẫu báo cáo và các thủ tục liên quan trong thời gian nhất định để tránh phát sinh các khoản phạt từ các cơ quan nhà nước.
Khái niệm về chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh
Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo uỷ quyền (khoản 1 Điều 45 Luật doanh nghiệp).
Văn phòng đại diện: là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó (khoản 2 Điều 45 Luật doanh nghiệp).
Địa điểm kinh doanh là nơi mà doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể (khoản 3 Điều 45 Luật doanh nghiệp).
Địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính. (Khoản 2 Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 108/2018/NĐ-CP).
So sánh giữa chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh
|
Nội dung |
Chi nhánh |
Văn phòng đại diện |
Địa điểm kinh doanh |
|
Hoạt động kinh doanh |
Được đăng ký kinh doanh tất cả các ngành nghề công ty đăng ký. |
Không có chức năng kinh doanh, chỉ có chức năng đại diện theo ủy quyền của Công ty. |
Được đăng ký một số ngành nghề công ty đăng ký.
|
|
Con dấu, giấy phép hoạt động |
Có con dấu riêng; Có giấy chứng nhận hoạt động riêng. |
Có con dấu riêng; Có giấy chứng nhận hoạt động riêng. |
Không có dấu riêng; Có Giấy chứng nhận hoạt động riêng. |
|
Về đặt tên |
Tên Chi nhánh phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện |
Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện |
Không bắt buộc phải để tên doanh nghiệp khi đặt tên cho địa điểm kinh doanh |
|
Ký kết hợp đồng Xuất hóa đơn |
Được phép ký hợp đồng kinh tế; Được phép sử dụng và xuất hóa đơn. |
Không được đứng tên trên hợp đồng kinh tế; Không được đăng ký, sử dụng hóa đơn. |
Không được đứng tên trên hợp đồng kinh tế; Không được đăng ký, sử dụng hóa đơn. |
|
Mã số thuế |
Có mã số thuế riêng 13 số. Chi nhánh kê khai thuế theo mã số thuế chính là mã số chi nhánh ghi nhận tại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động. |
Có mã số thuế riêng 13 số. Văn phòng đại diện kê khai thuế theo mã số thuế chính là mã số Văn phòng ghi nhận tại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động. |
Không có mã số thuế riêng. Đối với địa điểm kinh doanh cùng tỉnh thành phố nơi Công ty đặt trụ sở chính sẽ kê khai và nộp thuế cho địa điểm kinh doanh. Đối với địa điểm kinh doanh khác tỉnh thành phố nơi Công ty đặt trụ sở chính, Địa điểm phải đăng ký mã số thuế phụ thuộc tại Cục thuế nơi địa điểm kinh doanh đặt trụ sở và kê khai theo mã số thuế phụ thuộc. |
|
Hạch toán thuế |
Chi nhánh được lựa chọn hình thức Hạch toán độc lập hoặc Phụ thuộc.
|
Kê khai độc lập với công ty tại cơ quan thuế nơi đặt trụ sở Văn phòng đại diện quản lý. |
Hạch toán phụ thuộc vào công ty, hình thức kê khai thuế tập chung theo công ty. |
|
Các loại thuế phải nộp |
Thuế môn bài Thuế Giá trị gia tăng Thuế thu nhập doanh nghiệp Thuế thu nhập cá nhân |
Thuế thu nhập cá nhân. |
Thuế môn bài.
|
|
Thủ tục thành lập, thay đổi đăng ký kinh doanh. |
Hồ sơ thành lập phức tạp hơn địa điểm kinh doanh. Thay đổi địa chỉ khác quận phải làm thủ tục xác nhận thuế trước khi thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận. |
Hồ sơ thành lập phức tạp hơn địa điểm kinh doanh. Thay đổi địa chỉ khác quận phải làm thủ tục xác nhận thuế trước khi thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận. |
Hồ sơ thành lâp đơn giản; Khi thay đổi địa chỉ không phả làm thủ tục xác nhận thuế. |
Dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hồ Chí Minh của Luật Trần Và Liên Danh
Tư vấn qua tổng đài:
Trong tất cả các hình thức tư vấn pháp luật hiện nay, phương pháp qua tổng đài được lựa chọn nhiều hơn cả. Bởi đây là hình thức tư vấn nhanh chóng, tiết kiệm, không giới hạn khoảng cách địa lý và thời gian. Các tư vấn viên của Luật Trần và Liên Danh làm việc 24/7 luôn sẵn sàng giải đáp bất kỳ thông tin nào của bạn.
Cách kết nối tổng đài:
Để được các Luật sư và chuyên viên pháp lý tư vấn về chế độ thai sản, khách hàng sẽ thực hiện các bước sau:
Bước 1: Khách hàng sử dụng điện thoại cố định hoặc điện thoại di động gọi tới số Tổng đài
Bước 2: Sau khi kết nối tới tổng đài tư vấn, khách hàng sẽ nghe lời chào từ Tổng đài và làm theo hướng dẫn của lời chào
Bước 3: Khách hàng kết nối trực tiếp tới tư vấn viên và đặt câu hỏi hoặc đề nghị được giải đáp thắc mắc liên quan đến bảo hiểm xã hội;
Bước 4: Khách hàng sẽ được tư vấn viên của công ty tư vấn, hướng dẫn và giải đáp các thắc mắc liên quan
Bước 5: Kết thúc nội dung tư vấn, khách hàng lưu ý hãy lưu lại số tổng đài vào danh bạ điện thoại để thuận tiện cho các lần tư vấn tiếp theo (nếu có)
Thời gian làm việc của tổng đài Luật Trần và Liên Danh:
Thời gian làm việc của Tổng đài Luật Trần và Liên Danh như sau:
Ngày làm việc: Từ thứ 2 đến hết thứ 7 hàng tuần
Thời gian làm việc: Từ 8h sáng đến 12h trưa và từ 01h chiều đến 9h tối
Lưu ý: Chúng tôi sẽ nghỉ vào các ngày chủ nhật, ngày lễ, tết theo quy định của Bộ luật lao động và các quy định hiện hành.
Hướng dẫn tư vấn luật tổng đài:
Nếu bạn có nhu cầu tư vấn, giải đáp thắc mắc pháp luật bạn vui lòng Gọi qua Hotline của chúng tôi để nghe hướng dẫn và lựa chọn lĩnh vực cần tư vấn, đặt câu hỏi và trao đổi trực tiếp với luật sư trên tất cả các lĩnh vực.
Trong một số trường hợp các luật sư, chuyên viên tư vấn pháp luật của chúng tôi không thể giải đáp chi tiết qua điện thoại, Luật Trần và Liên Danh sẽ thu thập thông tin và trả lời tư vấn bằng văn bản (qua Email, bưu điện…) hoặc hẹn gặp bạn để tư vấn trực tiếp.
Tư vấn qua email:
Sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật qua email trả phí của Luật Trần và Liên Danh bạn sẽ được:
Tư vấn ngay lập tức: Ngay sau khi gửi câu hỏi, thanh toán phí tư vấn các Luật sư sẽ tiếp nhận và xử lý yêu cầu tư vấn của bạn ngay lập tức!
Tư vấn chính xác, đầy đủ căn cứ pháp lý: Yêu cầu tư vấn của bạn sẽ được các Luật sư tư vấn chính xác dựa trên các quy định của pháp luật. Nội dung trả lời bao gồm cả trích dẫn quy định của pháp luật chính xác cho từng trường hợp.
Hỗ trợ giải quyết toàn bộ, trọn vẹn vấn đề: Cam kết hỗ trợ giải quyết tận gốc vấn đề, tư vấn rõ ràng – rành mạch để người dùng có thể sử dụng kết quả tư vấn để giải quyết trường hợp thực tế đang vướng phải.
Do Luật sư trực tiếp trả lời: Câu hỏi của bạn sẽ do Luật sư trả lời! Chúng tôi đảm bảo đó là Luật sư đúng chuyên môn, nhiều kinh nghiệm, có khả năng tư vấn và giải quyết trường hợp của bạn!
Phí tư vấn là: 300.000 VNĐ/Email tùy thuộc vào mức độ phức tạp của vụ việc mà bạn đưa ra cho chúng tôi.
Nếu cần những căn cứ pháp lý rõ ràng, tư vấn bằng văn bản, có thể đọc đi đọc lại để hiểu kỹ và sử dụng làm tài liệu để giải quyết vụ việc thì tư vấn pháp luật qua email là một dịch vụ tuyệt vời dành cho bạn!
Nhưng nếu bạn đang cần được tư vấn ngay lập tức, trao đổi và lắng nghe ý kiến tư vấn trực tiếp từ các Luật sư thì dịch vụ tư vấn pháp luật qua tổng đài điện thoại là sự lựa chọn phù hợp dành cho bạn!
Tư vấn luật trực tiếp tại văn phòng:
Nếu bạn muốn gặp trực tiếp Luật sư, trao đổi trực tiếp, xin ý kiến tư vấn trực tiếp với Luật sư thì bạn có thể sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật doanh nghiệp trực tiếp tại văn phòng của chúng tôi!
Chúng tôi sẽ cử Luật sư – Chuyên gia – Chuyên viên tư vấn phù hợp với chuyên môn bạn đang cần tư vấn hỗ trợ bạn!
Đây là hình thức dịch vụ tư vấn pháp luật có thu phí dịch vụ! Phí dịch vụ sẽ được tính là: 300.000 VNĐ/giờ tư vấn tại văn phòng của Luật Trần và Liên Danh trong giờ hành chính.
Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hồ Chí Minh của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
