Sự khác nhau giữa công chứng và chứng thực

Tiêu chí

Công chứng

Chứng thực

1. Khái niệm

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ Tiếng việt dịch sang tiếng nước ngoài và ngược lại mà theo quy định pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

(Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014)

Và việc công chứng phải do công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luât này, được bổ nhiệm để hành nghề. (Điều 8 Luật Công chứng số 53/2014/QH13)

*Lưu ý: Bản dịch các văn bản công chứng phải được dịch bởi cộng tác viên của các tổ chức hành nghề công chứng để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của nội dung công chứng.

Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính, hoặc chứng thực chữ ký trong trong cách giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực. Có 4 loại chứng thực:

1.     Cấp bản sao từ sổ gốc

2.     Chứng thực bản sao từ bản chính

3.     Chứng thực chữ ký

4.     Chứng thực hợp đồng giao dịch

( Khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

2. Tính chất

Hoạt động công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp: công chứng là hoạt động gắn liền với bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức khi tham gia các hợp đồng, giao dịch; đồng thời hỗ trợ, bổ sung cho các hoạt động quản lý nhà nước và hoạt động tư pháp.

Hoạt động chứng thực là hoạt động hành chính tư pháp: Hoạt động chứng thực gắn chặt với vai trò của cơ quan hành chính nhà nước. Quan hệ xã hội trong hoạt động chứng thực là quan hệ mang tính chất hành chính nhà nước.

3. Thẩm quyền

Do cơ quan bổ trợ tư pháp thực hiện

Phòng Công chứng (do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư Pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng)

Văn phòng Công chứng (do 02 công chứng viên hợp danh trở lên thành lập theo loại hình tổ chức của công ty hợp danh, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác).

Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thể chứng thực:

Bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài;

Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản hoặc chữ ký người dịch văn bản đó;

Chứng thực hợp đồng liên quan đến tài sản là động sản/di sản.

Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thể chứng thực:

Bản sao từ bản chính các văn bản tiếng việt hoặc được cấp/chứng nhận bởi các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam;

Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt (không chứng thực được chữ ký người dịch),

Chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản là động sản/quyền sử dụng đất/giao dịch về nhà ở/di chúc.

Cơ quan ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thể chứng thực:

Bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt và tiếng nước ngoài;

Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài;

Chữ ký người dịch trong các bản dịch. Ngoài ra, công chứng viên cũng có thể thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tương đương thẩm quyền của Phòng Tư pháp, trừ việc công chứng bản dịch phải được thực hiện theo quy định của Luật Công chứng.

(Điều 5, NĐ 23/2015/NĐ-CP)

*Lưu ý: Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

4. Trách nhiệm của người thực hiện

Công chứng viên phải chịu trách nhiệm về tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch được công chứng (chịu trách nhiệm về mặt nội dung); về toàn bộ hợp đồng, giao dịch được công chứng và họ phải chịu trách nhiệm cá nhân cả đời về việc mà họ đã công chứng.

Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia. Không chịu trách nhiệm về nội dụng của hợp đồng, giao dịch được chứng thực (trừ trường hợp người thực hiện chứng thực biết rõ ràng là hợp đồng, giao dịch đó trái pháp luật).

5. Thủ tục

Thủ tục công chứng quy định tại Điều 40, 41 của Luật Công chứng, được phân làm hai loại: hợp đồng, giao dịch do người yêu cầu công chứng tự soạn thảo và hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo, có các bước như sau:

– Bước 1: Người yêu cầu công chứng lập một bộ hồ sơ, trong đó có dự thảo hợp đồng, giao dịch cần chứng thực
– Bước 2: Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
– Bước 3: Công chứng viên ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
– Bước 4: Trả kết quả chứng thực, thu phí công chứng

Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch khá đơn giản qui định tại Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, có các bước như sau:

– Bước 1: Xuất trình hồ sơ hợp lệ. Người yêu cầu chứng thực nộp 01 một bộ hồ sơ trong đó có dự thảo hợp đồng, giao dịch cần chứng thực
– Bước 2: Kiểm tra hồ sơ. Người thực hiện chứng thực tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người yêu cầu chứng thực, nếu hợp lệ thì thực hiện chứng thực
– Bước 3: Thực hiện chứng thực. Người thực hiện chứng thực yêu cầu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt mình, ghi lời chứng, ký tên đóng dấu
– Bước 4: Trả kết quả chứng thực, thu lệ phí chứng thực.

6. Các loại văn bản

Những văn bản theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Những văn bản không thuộc danh sách những văn bản bị cấm tại điều 22 của Nghị định đều có thể được chứng thực sao y bản chính.

Với việc chứng thực chữ ký, chứng minh nhân dân và hộ chiếu có chữ ký xuất trình phải là thật, văn bản không thuộc loại văn bản bị cấm (khoản 4 điều 22 và khoản 4 điều 25)

7. Giá trị pháp lý

Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ khi được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.

Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.

Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản đươc dịch.

Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

8. Lệ phí

Lệ phí công chứng được quy định tại Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng. Phí công chứng được thu trên cơ sở giá trị tài sản, giá trị khoản vay hoặc giá trị của hợp đồng. Bên cạnh phí công chứng, người yêu cầu công chứng còn phải trả thù lao khi yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản và các việc khác liên quan đến việc công chứng.

Lệ phí chứng thực được quy định tại Thông tư số 158/2015/TTLT-BTC-BTP ngày 12/10/2015 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp. Có 3 loại lệ phí: lệ phí chứng thực hợp đồng, giao dịch; lệ phí chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch và lệ phí chứng thực việc sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch được chứng thực.