Với các doanh nghiệp, việc kiểm toán hàng tồn kho là việc cực kỳ quan trọng. Mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc thù riêng về kiểm toán hàng tồn kho. Vậy kiểm toán hàng tồn kho có quy trình, thủ tục như thế nào, bài viết dưới đây sẽ giải đáp tất cả.
Mục tiêu kiểm toán hàng tồn kho
Doanh nghiệp thực hiện kiểm toán hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ được mục tiêu hàng tồn kho của doanh nghiệp mình. Nó sẽ thể hiện chính xác, đầy đủ trong chu trình kiểm toán để doanh nghiệp tự cân đối được hàng tồn kho cũng như lên kế hoạch mới nhập hàng để có lợi nhất, phù hợp với đơn vị tài chính.
Các thủ tục kiểm toán hàng tồn kho
Kế toán viên sẽ lập được bảng số liệu so đánh của năm nay với năm trước khi thực hiện kiểm tra hàng tồn kho. Ngoài ra, các thủ tục kiểm toán cũng sẽ giúp doanh nghiệp trình bày được báo cáo tài chính một cách hợp lý nhất.
Kiểm toán HTK cần các thủ tục như:
Kiểm kê, đếm số lượng hàng tồn kho vào cuối kỳ kế toán
Sau khi có kết quả tiến hành so sánh, đối chiếu số liệu chi tiết hàng tồn kho với thực tế báo cáo
Kiểm tra nghiệp vụ mua hàng trong kỳ
Thủ tục kiểm toán số dư đầu kỳ
Kiểm tra việc xác định giá trị sản phẩm còn tồn cuối kỳ
Kiểm tra giá xuất đối với nguyên vật liệu dụng cụ hàng hóa
Tính giá thành theo số liệu báo cáo
Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Kiểm tra hóa đơn giao dịch mua hàng, tính đúng ký, hàng tồn với những bên có liên quan
Quy trình kiểm toán hàng tồn kho
Việc kiểm toán hàng tồn kho có đầy đủ quy trình sẽ giúp việc kiểm toán dễ dàng và chính xác hơn. Đồng thời, quá trình làm báo cáo tài chính cho doanh nghiệp sẽ hợp lý, chuẩn chỉ để doanh nghiệp có thể nhìn nhận rõ tình hình tài chính, hàng hóa của doanh nghiệp. Từ đây, kế toán, giám đốc sẽ đưa ra được kế hoạch kinh doanh phù hợp, nhanh chóng, chính xác nhất.
Chuẩn bị kiểm toán hàng tồn kho
Giai đoạn đầu của kế hoạch kiểm toán:
Tiếp cận khách hàng gồm khách hàng cũ và mới nhằm mục đích thu thập thông tin tìm hiểu được vì sao khách hàng kiểm toán qua các báo cáo tài chính, qua mạng xã hội, qua truyền thông…
Phân công kiểm toán viên cụ thể để nhằm phụ trách 1 khách hàng nào đó.
Đưa các điều khoản hợp đồng sơ bộ và đi đến thống nhất để ký hợp đồng kiểm toán.
Lập kế hoạch kiểm toán
Trong giai đoạn này, kiểm toán viên sẽ thu thập mọi thông tin đầy đủ về khách hàng để có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình nội bộ của công ty đối tác. Sau đó sẽ lên kế hoạch kiểm toán gồm các quy trình như:
Hệ thống bộ máy kế toán của khách hàng
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
Các quyền về sở hữu, nghĩa vụ pháp lý
Tìm hiểu chính sách kế toán, chu trình mua hàng – chu trình giá thành và giá vốn
Phân tích các số liệu thống kế đến hàng tồn kho so với các số liệu ở kỳ trước
Đánh giá chung hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro gian lận
Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát và chương trình kiểm toán
Tiến hành công việc kiểm toán
Thủ tục và thử nghiệm kiểm soát
Đầu tiên kiểm toán viên sẽ thử nghiệm việc kiểm toán HTK thực tế của doanh nghiệp. Nếu hàng tồn kho kiểm kê có giá trị nhỏ hơn rủi ro mà có thể chấp nhận được thì tiếp tục thực hiện quy trình tiếp theo. Kiểm toán viên có thể thực hiện theo nghiệp vụ sao để đánh giá được sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ:
Nghiệp vụ mua hàng: Kiểm tra tra chứng từ về việc mua hàng như bảng báo giá, phiếu yêu cầu mua, hóa đơn đầu vào, đơn mua.
Nghiệp vụ lưu kho: Kiểm tra phiếu nhập hàng hóa ở trong kho, biên bản nghiệm thu chất lượng hàng hóa, báo cáo giao hàng kí nhận.
Nghiệp vụ xuất kho hàng hóa: giấy tờ, sổ sách xuất kho, đơn đặt hàng của người mua, sổ đối chiếu xuất kho.
Từ đó kiểm toán viên sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát và điều chỉnh kiểm toán phù hợp.
Thực hiện thử nghiệm căn bản với hàng tồn kho
So sánh số dư hàng tồn kho của năm nay với năm trước đó
Số ngày lưu kho
So sánh vòng quay hàng tồn
Giá thành, tỷ lệ chi phí thực tế ở các năm trước với năm nay
Sự biến động giá trị mua hàng ở năm trước
Chi phí nhập nguyên liệu, công nhân lao động, sản xuất
Giai đoạn hậu kiểm toán hàng tồn kho
Sau khi kiểm toán hHTK đã được thử nghiệm cơ bản, kiểm toán viên sẽ làm báo cáo để gửi về cho công ty với mục đích đưa được phương án giải quyết để đảm bảo con số tài chính là chính xác nhất về tình hình tồn kho của doanh nghiệp. Từ đó, cấp lãnh đạo sẽ dựa vào đây để có được phương án cũng như chiến lượng kinh doanh phù hợp cho đơn vị.
Việc kiểm toán kho khá phức tạp, chính vì vậy nó ít nhiều gây khó khăn cho kiểm toán viên. Tuy nhiên, với doanh nghiệp việc kiểm toán hàng tồn kho cực kì quan trọng, nó giúp doanh nghiệp nắm được tình trạng kinh doanh cũng như tài chính của đơn vị. Ngoài ra, kiểm toán viên cũng sẽ nâng cao được nghiệp vụ nhanh chóng trong quá trình thực hiện kiểm toán HTK.
Thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết:
Thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết hàng tồn kho để đối chiếu số liệu phát sinh của các tài khoản hàng tồn kho và các khoản chi phí liên quan để phát hiện những sai sót trong hạch toán hàng tồn kho, đối chiếu số dư trên tài khoản hàng tồn kho với số liệu kiểm kê thực tế đồng thời xem xét trên sổ theo dõi vật tư sử dụng ở phân xưởng sản xuất. Kiểm toán viên cũng cần có sự khảo sát xem có sự thay đổi trong việc sử dụng phương pháp tính giá của doanh nghiệp và phát hiện những sai sót trong quá trình tính toán.
-Kiểm toán công tác kế toán các nghiệp vụ sản xuất và chi phí hàng tồn kho.
Đây là công việc được chú trọng nhất trong những đơn vị sản xuất khi thực hiện chi phí hàng tồn kho vì các chi phí sản xuất chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí (khoảng 70% tổng chi phí phát sinh của doanh nghiệp).
Trong tổng chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất ngoài phần chi phí về nguyên vật liệu còn có nhiều chi phí khác phát sinh như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, các chi phí khác nhau thì được tổ chức hạch toán khác nhau. Khi kiểm toán hàng tồn kho, kiểm toán viên thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết sau:
– Kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng cũng như việc sử dụng các sổ sách chứng từ đó. Các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ hợp lý, các nghiệp vụ đã ghi sổ đều thực sự đã diễn ra và được phản ánh với giá trị thực tế đã phát sinh.
– Kiểm tra tính độc lập của người ghi sổ và người quản lý hàng tồn kho.
– Xem xét sự phù hợp giữa nguyên vật liệu thực tế xuất để sử dụng với số nguyên vật liệu xuất được phản ánh trong sổ kế toán bằng cách đối chiếu yêu cầu sử dụng vật tư hoặc báo cáo sử dụng vật tư với số vật tư thực tế sử dụng; đối chiếu giá trị nguyên vật liệu xuất kho trên tài khoản nguyên vật liệu với tổng số nguyên vật liệu trên các tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, tài khoản chi phí sản xuất chung và các tài khoản liên quan khác. Ngoài ra kiểm toán viên có thể so sánh với định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một sản phẩm để kiểm tra.
– Cần chú ý tới tính nhất quán trong hạch toán chi phí giữa các kỳ kế toán đối với việc phân loại bộ phận (trực tiếp sản xuất, sản xuất chung, bán hàng, quản lý doanh nghiệp) chịu phí. Bên cạnh đó cũng có thể đối chiếu khối lượng công việc hoàn thành của một vài công nhân viên xem có phù hợp với việc hạch toán các tài khoản có liên quan không.
– Xem xét tính hợp lý của phương pháp tính khấu hao đang áp dụng và tính nhất quán trong việc áp dụng phương pháp đó với các niên độ trước. Việc tính khấu hao có đầy đủ và theo đúng quy định không? Việc ghi sổ chi phí khấu hao có đúng từng bộ phận sử dụng không? Xem xét việc phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng đối tượng tính giá.
– Xem xét đối chiếu số liệu trên TK 154 với các TK 621, TK 622, TK 627 để kiểm tra sự đúng đắn trong việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Đối chiếu TK 155 với TK 632 để phát hiện những nhầm lẫn, sai sót có thể có.
-Quan sát kiểm kê vật chất hàng tồn kho:
Kiểm kê hàng tồn kho và quản lý việc kiểm kê hàng tồn kho không phải là nhiệm vụ của kiểm toán viên mà đó là nhiệm vụ của ban quản lý khách hàng, nhiệm vụ của kiểm toán viên là quan sát việc kiểm kê hàng tồn kho có được thực hiện đúng và chính xác không.
Quan sát kiểm kê vật chất hàng tồn kho là công việc mà kiểm toán viên phải có mặt tại thời điểm mà cuộc kiểm kê hàng tồn kho được tiến hành, quan sát việc thực hiện kiểm kê của những người tham gia kiểm kê nhằm xác định sự tồn tại vật chất và tính chính xác của hàng tồn kho kiểm kê cũng như các vân đề liên quan đến hàng tồn kho như: quyền sở hữu, chất lượng hàng tồn kho.
Thủ tục kiểm toán sử dụng trong quá trình quan sát vật chất hàng tồn kho chủ yếu là: đối chiếu trực tiếp, quan sát và điều tra (trao đổi, phỏng vấn với nhân viên, gửi thư xác nhận đối với bên thứ 3). Trình tự thực hiện:
Kiểm tra các hướng dẫn về kiểm kê hàng tồn kho:
– Soát xét lại kế hoạch kiểm kê;
– Xem xét thời điểm kiểm kê, phương pháp kiểm kê, những loại hàng hoá đặc biệt;
– Thu thập danh sách tìm hiểu về nhân viên kiểm kê và kiểm tra các yếu tố cần thiết đối với nhân viên kiểm kê (tính độc lập, …);
Chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho: thường phải đối chiếu thực tế thực hiện với kế hoạch kiểm kê đã đặt ra. Ngoài ra cần chú ý:
– Kiểm tra lại bằng cách chọn mẫu;
– Sử dụng mẫu kiểm kê để tiếp tục kiểm tra liên quan đến việc ghi chép trên sổ kế toán;
– Thu thập những thông tin về khóa sổ để ngăn chặn việc ghi thêm vào. Đồng thời hoàn tất việc ghi chép chứng từ chưa được ghi để kiểm kê;
– Làm rõ hàng tồn kho của đơn vị nhưng được lưu giữ ở bên thứ 3 và những hàng tồn kho mà đơn vị nhận giữ hộ;
– Xác định lượng hàng tồn kho kém phẩm chất, hư hỏng, lỗi thời, thừa (thiếu) trong kiểm kê;
– Ghi chép lại kết quả giám sát kiểm kê và đối chiếu với số lượng hàng tồn kho thực tế sổ sách và tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch.
-Kiểm toán quá trình định giá và ghi sổ hàng tồn kho:
Kiểm toán quá trình định giá và ghi sổ hàng tồn kho là một phần quan trọng của kiểm toán chu trình hàng tồn kho, liên quan trực tiếp đến việc đưa ra các kết luận về giá trị hàng tồn kho được trình bày trên Báo cáo tài chính. Trong bước này, kiểm toán viên phải xác định rõ cơ sở và phương pháp tính giá đối với hàng tồn kho, việc tính giá đó có tuân theo các chuẩn mực được chấp nhận rộng rãi không.
Việc kiểm toán quá trình định giá và ghi sổ hàng tồn kho được thực hiện qua các bước :
– Đánh giá cơ cấu kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp trong việc định giá và ghi sổ hàng tồn kho. Xem xét dấu hiệu kiểm tra của hệ thống kiểm soát nội bộ về các công việc tính toán và hạch toán trên sổ, xem xét Bảng định mức chi phí tiêu chuẩn, dự toán chi phí, dấu hiệu kiểm tra và phân tích biến động chi phí vượt định mức.
– So sánh các nghiệp vụ ghi trên sổ nhật ký mua hàng với các hoá đơn của người bán, báo cáo nhận hàng,…và thực hiện tính toán lại các thông tin tài chính trên hoá đơn người bán.
– Xem xét phương pháp tính giá hàng xuất kho đang được sử dụng và xem xét phương pháp đó có được sử dụng nhất quán không, nếu có sự thay đổi về phương pháp tính giá thì phải giải trình trên Báo cáo tài chính.
– Chọn mẫu một số mặt hàng, tiến hành đối chiếu giữa hoá đơn, chứng từ xuất kho về số lượng và giá trị để khẳng định tất cả các nghiệp vụ xuất kho đã được vào sổ đầy đủ, thực hiện tính toán lại giá đối với một số mặt hàng đã chọn và so sánh với kết quả tính toán của doanh nghiệp, tìm sai lệch (nếu có).
– Đối với hàng tồn kho mà doanh nghiệp tự sản xuất thì phải kiểm tra quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, kiểm tra các khoản chi phí sản xuất đã được phân bổ đúng đối tượng chưa và việc tính toán đã chính xác chưa.
+ Đối với CP nguyên vật liệu: kiểm toán viên tiến hành chọn mẫu một số vật tư xuất kho sản xuất, kiểm tra việc kết chuyển chi phí vào CP sản xuất kinh doanh dở dang đã chính xác về số lượng và giá trị chưa. Xem xét đối chiếu với các sổ sách liên quan để đảm bảo việc ghi sổ đúng đắn.
+ Đối với CP nhân công trực tiếp: thực hiện tương tự như kiểm tra đối với CP nguyên vật liệu, so sánh chi phí theo thời gian lao động định mức với chi phí theo giờ lao động thực tế của một đơn vị sản phẩm.
+ Đối với CP sản xuất chung: kiểm tra các chi phí phát sinh ở phân xưởng sẽ được kết chuyển sang TK 154 có chính xác và thực sự phát sinh không.
+ Đối với CP sản xuất dở dang cuối kỳ: kiểm toán viên xem xét phương pháp tính giá trị sản phẩm dở dang của doanh nghiệp, đồng thời xem xét quá trình tính toán đánh giá sản phẩm dở dang có chính xác không.
Thực tế cho thấy các bước công việc nêu trên có thể được kiểm toán viên tiến hành khi thực hiện thủ tục phân tích cũng như các trắc nghiệm tuân thủ đối với hàng tồn kho.
Trong trường hợp một số hàng tồn kho có kỹ thuật đặc biệt mà kiểm toán viên không đánh giá và kiểm tra được thì có thể mời một số chuyên gia bên ngoài tham gia, khi đó kiểm toán viên phải xem xét đến tính độc lập của các chuyên gia với công ty khách hàng cũng như trình độ chuyên môn có đảm bảo độ tin cậy không.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về kiểm toán hàng tồn kho Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
