Kê khai bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài tại Lào Cai

Bảo hiểm xã hội Việt Nam chịu sự quản lý của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp. Và chịu sự quản lý của Bộ Y tế về bảo hiểm y tế, cuối cùng là chịu sự quản lý của Bộ Tài chính về tài chính về các quỹ bảo hiểm xã hội,bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế. Cách kê khai bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài tại Lào Cai sẽ được Luật Trần và Liên danh giải đáp ngay sau đây.

Sổ bảo hiểm xã hội

Theo quy định hiện nay thì mỗi người lao động sau khi ký hợp đồng với đơn vị sử dụng lao động sẽ có sổ BHXH. Sổ BHXH là sổ ghi chép quá trình làm việc, đóng và hưởng bảo hiểm xã hội làm căn cứ để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội cho người tham gia bảo hiểm theo quy định của pháp luật.

Căn cứ theo Công văn 3340/BHXH-ST năm 2017 về việc cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế theo mã số bảo hiểm xã hội do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành, quy định chi tiết về mã số BHXH và số sổ BHXH như sau:

• Thay thế cụm từ “Số sổ:” in trên bìa và tờ rời của sổ bảo hiểm xã hội bằng cụm từ “Mã số:”

Ví dụ: bìa và tờ rời sổ BHXH trước đây in “Số sổ: 0118000001”, nay được in là “Mã số: 0118000001”

• Sổ BHXH được cấp mới, cấp lại theo mẫu (mới) từ ngày 01/8/2017.

Điều kiện để người lao động nước ngoài tham gia BHXH

Căn cứ theo NĐ 143/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về BHXH bắt buộc đối với người lao động nước ngoài thì người nước ngoài LÀM VIỆC tại Việt Nam phải đóng BHXH bắt buộc khi đáp ứng đủ cả 3 điều kiện:

• Có giấy phép lao động, chứng chỉ hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.
• Có hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên với đơn vị sử dụng lao động ở Việt Nam.
• Vẫn nằm trong độ tuổi lao động, chưa đến tuổi về hưu.

Tuy nhiên, người lao động nước ngoài đáp ứng được các điều kiện trên nhưng thuộc một trong các trường hợp dưới đây thì sẽ không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc:

• Lao động nước ngoài là giám đốc điều hành, quản lý, kỹ thuật viên, chuyên gia làm việc tối thiểu 12 tháng cho doanh nghiệp nước ngoài đã hiện diện thương hiệu tại Việt Nam thì không phải đóng BHXH khi di chuyển nội bộ tại doanh nghiệp khác.
• Lao động nước ngoài tham gia ký kết, thỏa thuận nhiều hợp đồng lao động với nhiều doanh nghiệp khác nhau thì chỉ cần tham gia BHXH với doanh nghiệp đầu tiên.

Mức đóng BHXH cho người lao động nước ngoài

Căn cứ theo quy định tại Điều 12 và Điều 13 NĐ 143/2018/NĐ-CP thì MỨC ĐÓNG và tiền lương đóng BHXH cho công dân nước ngoài lao động tại Việt Nam được quy định như sau:

Tỷ lệ đóng BHXH

Theo quy định của NĐ 143/2018/NĐ-CP thì tỷ lệ đóng BHXH được chia ra thành 2 mốc thời gian.

Thứ nhất, từ ngày 1/12/2018 đến 31/12/2021, hàng tháng người sử dụng lao động sẽ dựa trên quỹ tiền lương tháng đóng BHXH của người lao động để đóng theo tỷ lệ:

• Quỹ ốm đau và thai sản: 3%.
• Quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp: 0,5%.
• Không cần đóng quỹ hưu trí, tử tuất.
• Tổng người sử dụng lao động phải đóng: 3,5% và người lao động không cần phải đóng.

Thứ hai, kể từ ngày 01/01/2022, tỷ lệ đóng BHXH dựa vào quỹ lương tham gia BHXH:

• Người sử dụng lao động đóng 3% quỹ ốm đau và thai sản; 0,5% quỹ bảo hiểm tai nạn lao động nghề nghiệp; 14% quỹ hưu trí, tử tuất. Tổng đơn vị phải đóng: 17,5%
• Người lao động nước ngoài đóng 8% vào quỹ hưu trí, tử tuất.

Tiền lương đóng BHXH

• Tiền lương đóng BHXH cho người lao động nước ngoài gồm: mức lương, phụ cấp và các khoản bổ sung kèm theo; không bao gồm các khoản phúc lợi, chế độ thưởng theo Luật lao động.
• Tiền lương đóng BHXH tối đa bằng 20 lần lương cơ sở.

Trình tự, thủ tục tham gia BHXH, kê khai bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài tại Lào Cai

Thủ tục đóng BHXH cho công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam cũng có các bước tương tự như thủ tục tham gia BHXH cho người lao động Việt Nam theo quy định của LUẬT BHXH.

Tuy nhiên, bên cạnh những thủ tục chung giống như thủ tục tham gia BHXH cho lao động Việt Nam thì khi đăng ký BHXH cho lao động nước ngoài cũng cần phải lưu ý một số điểm như:

Thủ tục đối với doanh nghiệp

Khi đăng ký BHXH cho người lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Mẫu TK3 – TS: tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin.
• Danh sách kê khai báo tăng lao động nước ngoài tham gia BHXH: Mẫu D02 – TS.

Thủ tục đối với người lao động

• Người lao động nước ngoài khi tham gia đóng BHXH sẽ dùng mẫu TK1 – TS KÊ KHAI và chỉ dùng khi chưa được cấp mã BHXH.
• Khi điền thông tin, các dữ liệu về họ tên, quốc gia, giới tính phải được ghi theo phiên âm quốc tế.
• Hồ sơ cá nhân đính kèm là bản đã được dịch sang tiếng việt và được công chứng, chứng thực hợp lệ theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Các trường hợp người nước ngoài phải tham gia BHXH, kê khai bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài tại Lào Cai

Căn cứ vào điều 2, Nghị định 143/2018/NĐ-CP có quy định chi tiết về đối tượng người lao động nước ngoài phải tham gia BHXH bắt buộc như sau:

“1. Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc khi có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp và có hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.Người lao động quy định tại khoản 1 Điều này không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định tại Nghị định này khi thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo quy định tại khoản 1 Điều 3 của Nghị định số 11/2016/NĐ-CP ngày 03 tháng 02 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam;

b) Người lao động đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại khoản 1 Điều 187 của Bộ luật Lao động. Người sử dụng lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp. tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác; cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân được phép hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.”

Như vậy, đối tượng người lao động nước ngoài phải đóng BHXH bắt buộc khi đáp ứng đủ 3 điều kiện sau:

– Có giấy phép lao động hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp;

– Có hợp đồng lao động không xác định thời hạn hay hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam;

– Vẫn nằm trong độ tuổi lao động, chưa đến tuổi nghỉ hưu (tính theo độ tuổi nghỉ hưu được quy định tại điều 187, Bộ Luật Lao động).

Lưu ý: Các quyền lợi của người nước ngoài khi tham gia BHXH bao gồm: ốm đau; thai sản; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Từ ngày 01/01/2022, người lao động nước ngoài sẽ được hưởng thêm chế độ hưu trí và tử tuất.

Hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài tại Lào Cai qua giao dịch điện tử

Sau khi cấp mã đơn vị, doanh nghiệp có thể thực hiện theo hướng dẫn kê khai điện tử bảo hiểm xã hội điện tử lần đầu tại website của cơ quan Bảo hiểm Xã hội. Doanh nghiệp thực hiện theo các bước chi tiết dưới đây để hoàn tất khai báo lần đầu.

Bước 1: Kê khai danh sách

Chọn “Danh sách thủ tục” tại góc trái trên màn hình danh sách hiển thị thủ tục. Nhấp chọn biểu tượng trong cột kê khai để chuyển sang màn hình “Chọn kỳ kê khai”.

Bước 2: Đăng ký thời gian kê khai

Hệ thống mặc định hiển thị kỳ kê khai theo tháng, năm hiện tại. Ô số lần kê khai có phép điền số tự nhiên từ 01 đến 99. Người dùng dễ dàng thay đổi kỳ kê khai và số lần kê khai khi chưa xác nhận trên hệ thống, nhỏ hơn hay bằng lần kê khai mới nhất. Bấm vào nút “Xác nhận” để chuyển sang bước tiếp theo hoặc bấm “Đóng” để loại bỏ các thao tác vừa điều chỉnh.

Bước 3: Chọn danh sách lao động

Sau khi hoàn thành bước 2, ở màn hình kê khai bấm “Chọn lao động” và xuất hiện danh sách lao động. Người điều chỉnh nhập đầy đủ thông tin vào các ô Mã nhân viên; Họ tên; Phòng ban; Trạng thái để tìm kiếm nhanh. Cuối cùng, bấm vào từng ô vuông trước tên người lao động để chọn danh sách theo ý muốn người dùng.

• TH1: Ở thủ tục 600 người dùng có thể bấm chọn loại hình lao động ở mục “Phân loại” như là: Tăng lao động; Giảm lao động; Tăng tiền lương; Giảm tiền lương; Khác. 

• TH2: Ở thủ tục 600a người dùng chỉ có thể bấm chọn loại hình lao động ở mục “Phân loại” như là: Giảm lao động hoặc Giảm tiền lương.

• TH3: Ở thủ tục 600b người dùng chỉ có thể bấm chọn loại hình lao động ở mục “Phân loại” như là: Tăng tiền lương hoặc Giảm tiền lương.

Hoàn thành các bước chọn lao động và phân loại; người điều chỉnh tiếp tục chọn “Áp dụng” để quay lại màn hình lập hồ sơ.

*Lưu ý: Đối với những hồ sơ nộp bảo hiểm xã hội lần đầu chưa được gửi đến hệ thống tiếp nhận hồ sơ của cơ quan Bảo hiểm Xã hội, thì người điều chỉnh được phép xóa danh sách người lao động bằng cách bấm nút “Xóa” trên màn hình kê khai.

Tiếp theo, bấm chọn “Xác nhận” để xóa người lao động ra khỏi danh sách đang kê khai. Hoặc muốn hủy bỏ lệnh thì bấm “Đóng” để thoát về màn hình kê khai.

Bước 4: Thiết lập hồ sơ kê khai bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài tại Lào Cai

Người dùng nhập các thông tin bắt buộc có trên màn hình lập hồ sơ người dùng

• D02-TS

• TK1-TS

• D01-TS

Bước tiếp theo, để lưu tạm hồ sơ bằng cách nhấp vào nút “Lưu” ở trên màn hình lịch sử kê khai.

Cuối cùng, người dùng nhấp chọn ô “Kê khai” để lưu và kiểm tra các dữ liệu, để kiểm tra lịch sử, trạng thái danh sách lao động ở ô “Lưu”. Sau khi lưu dữ liệu thành công thì có thể chuyển hồ sơ đến hệ thống nhận hồ sơ của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam. Ngoài ra, hệ thống sẽ báo thiếu khi danh sách còn thiếu hoặc sai dữ liệu.

Bước 5: Nộp hồ sơ kê khai bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài tại Lào Cai

• Hệ thống Bảo hiểm Xã hội Việt Nam chỉ tiếp nhận hồ sơ đã hoàn thành ở trạng thái “Lưu”.
• Hoàn thành nhập đủ và đúng theo yêu cầu của hệ thống, người dùng bấm nút chọn “Kê khai”. Tiếp theo, người dùng bấm chọn “Xác nhận nộp hồ sơ” để giữ nguyên dữ liệu từ đợt kê khai trước và chuyển sang bước “Ký sổ”.

• Ở bước “Ký sổ” người điều chỉnh buộc phải chọn chữ ký thích hợp, nhấp chọn “OK” để di chuyển sang bước tiếp theo nhập mật khẩu xác nhận. Hoặc muốn hủy bỏ thao tác chữ ký đã chọn bấm “Cancel”.

• Vào ô “Lịch sử kê khai” ở góc trái trên của thanh menu để xem trạng thái lịch sử, xem/chỉnh sửa. Tại cột trạng thái ghi chú “Đã lưu” thì có thể thực hiện bước “Nộp” ở ô kế bên. Sau khi thực hiện hoàn thành bước “Nộp” có thể tiếp tục bước “Ký sổ” như trên.

Vui lòng kiểm tra lại thanh trạng thái đã chuyển sang “Đã nộp” hay chưa để chắc chắn hệ thống Bảo hiểm Xã hội đã tiếp nhận hồ sơ của bạn.

Bước 6: Xuất mẫu sang dạng PDF

Người dùng cần thực hiện theo các bước bên dưới để xuất mẫu về dạng PDF để dễ dàng tải về thiết bị. 

Bước 1: Xuất mẫu

Ở màn hình lập hồ sơ, sau khi nhấp vào “Xuất mẫu” thì tiếp tục chọn “Xem” ở trong khung Danh sách tờ khai.

Bước 2: Tải file PDF

Trên màn hình xem mẫu người dùng chọn “Tải xuống” để lưu file PDF về thiết bị.

Hoàn tất 6 bước trên có nghĩa là doanh nghiệp đã thực hiện đúng theo hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội. Một điều phải chú ý là doanh nghiệp cần phải thực hiện sửa đổi theo yêu cầu của cơ quan Bảo hiểm Xã hội Việt Nam khi có thông báo.

Trên đây là bài viết tư vấn về kê khai bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài tại Lào Cai của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.