Thông tư 78 và nghị định 123 đã có nhiều quy định mới về việc đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy theo quy định mới, việc hủy hóa đơn có sai sót được thực hiện thế nào? Để giúp người nộp thuế hiểu rõ về các quy định và thực hiện hủy hóa đơn thành công, chúng tôi xin hướng dẫn các bước hủy hóa đơn theo thông tư 78.
Hủy hóa đơn là gì?
Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng có các quy định chi tiết về hủy và tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại khoản 10 điều 3 nghị định 123, hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho hóa đơn, chứng từ không có giá trị sử dụng.
Người nộp thuế cần lưu ý khái niệm này để phân biệt với việc tiêu hủy hóa đơn. Theo quy định tại khoản 11 điều 3, tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn, chứng từ điện tử đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và không thể tham chiếu các thông tin trong hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy.
Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là 2 biện pháp khác nhau, với các cách thực hiện khác nhau. Trong bài viết hôm nay, EFY Việt Nam sẽ hướng dẫn đơn vị cách hủy hóa đơn ĐÃ XUẤT, có mã của Cơ quan Thuế trên phần mềm iHOADON.
Quy định về việc hủy hóa đơn theo TT78, NĐ 123
Theo quy định tại nghị định 123, Người nộp thuế (NNT) cần thực hiện hủy hóa đơn trong 2 trường hợp:
– Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ/cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hoá đơn theo quy định cũ (Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn) đồng thời thực hiện hủy hóa đơn theo quy định.
– Trường hợp NNT đã xuất hóa đơn, gửi cơ quan thuế, phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, NNT có thể hủy hóa đơn điện tử như sau: Với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế, nếu chưa gửi cho người mua, khi phát hiện sai sót, người bán cần thực hiện hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử và thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Sau đó lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi CQT. CQT sẽ tiến hành cấp mã hóa đơn thay thế để người bán gửi cho người mua. Đối với các hóa đơn đã gửi lên CQT, CQT sẽ tự hủy trên hệ thống sau khi nhận được thông báo của NNT.
Hủy hóa đơn là gì theo quy định hiện nay của pháp luật?
Căn cứ khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.
Theo đó, hủy hóa đơn là làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng.
Cơ quan nào có trách nhiệm hướng dẫn quy trình hủy hóa đơn theo Thông tư 78 do Cục Thuế đặt in?
Căn cứ theo quy định tại Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:
Hiệu lực thi hành
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này và của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.
Hóa đơn điện tử áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022. Riêng trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử. Thời gian tối đa 12 tháng được tính một lần kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022 đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước 01 tháng 7 năm 2022; hoặc kể từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01 tháng 7 năm 2022.
Từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, các Thông tư, Quyết định của Bộ Tài chính sau đây hết hiệu lực thi hành:
a) Quyết định số 30/2001/QĐ-BTC ngày 13/4/2001 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ in, phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế;
b) Thông tư số 191/2010/TT-BTC ngày 01/12/2010 hướng dẫn việc quản lý, sử dụng hóa đơn vận tải;
c) Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
d) Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính);
đ) Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, Quyết định số 526/QĐ-BTC ngày 16/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế;
e) Quyết định số 2660/QĐ-BTC ngày 14/12/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc gia hạn thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015;
g) Thông tư số 303/2016/TT-BTC ngày 15/11/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn về in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước;
h) Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/4/2017 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính);
i) Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử;
k) Thông tư số 88/2020/TT-BTC ngày 30/10/2020 sửa đổi, bổ sung Điều 26 Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử.
Thông tư này gồm 2 Phụ lục: Phụ lục I áp dụng cho cơ quan thuế khi đặt in hóa đơn, biên lai; Phụ lục II hướng dẫn mẫu hiển thị một số loại hóa đơn để các tổ chức, doanh nghiệp tham khảo trong quá trình thực hiện.
Lộ trình triển khai hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của cơ quan thuế:
a) Tổng cục Thuế có trách nhiệm đầu tư nâng cấp hạ tầng kỹ thuật hệ thống hóa đơn điện tử để sẵn sàng tiếp nhận đề nghị và kết nối với tất cả các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ các tiêu chí theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư này từ ngày 01 tháng 7 năm 2022. Đối với các tổ chức, cá nhân có nhu cầu triển khai hóa đơn điện tử trước ngày 01 tháng 7 năm 2022, Tổng cục Thuế có trách nhiệm tận dụng mọi nguồn lực về cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin hiện có để triển khai thực hiện. Khuyến khích các tổ chức có năng lực tham gia cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
b) Tổng cục Thuế có trách nhiệm công bố lộ trình, căn cứ lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế đảm bảo công khai minh bạch. Trường hợp số lượng tổ chức đáp ứng đầy đủ các tiêu chí quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư này và có nhu cầu kết nối với cơ quan thuế vượt quá khả năng đáp ứng của hệ thống, Tổng cục Thuế căn cứ thông tin khách hàng đang sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của tổ chức tính đến ngày 31 tháng 8 năm 2021 (theo thông tin quản lý của cơ quan thuế) để lựa chọn tổ chức có số lượng khách hàng lớn và ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 3 Điều 10 Thông tư này.
Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn quy trình hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in và xây dựng quy trình hướng dẫn việc quản lý, sử dụng biên lai thuế, phí, lệ phí tại cơ quan thuế các cấp.
Theo đó, Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn quy trình hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in và xây dựng quy trình hướng dẫn việc quản lý, sử dụng biên lai thuế, phí, lệ phí tại cơ quan thuế các cấp.
Như vậy, hủy hóa đơn theo Thông tư 78 do Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn quy trình hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in.
Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo thông tư 78
Do hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định mới, vì vậy trường hợp 2 đã ít còn gặp trong thực tế. Vì vậy trong bài viết này, UBot sẽ tập trung vào hướng dẫn hủy HĐĐT đã phát hành theo quy định mới.
Như đã nói ở trên, chỉ trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị phát hiện viết sai, nhưng bên bán chưa gửi cho bên mua thì mới được thực hiện hủy hóa đơn. Cụ thể thủ tục hủy hóa đơn được quy định như sau:
Bước 1: Thực hiện thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế
Kế toán truy cập vào phân hệ Xử lý hóa đơn, chọn Thông báo hóa đơn có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT). Các phần mềm hiện nay đều sẽ tự động kế thừa dữ liệu từ hóa đơn sai sót gốc để lập thông báo 04/SS-HĐĐT.
Lưu ý: Tại cột 07 của thông báo, kế toán phải điền nội dung là “Hủy” .
Sau đó, kế toán ký số và gửi thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế. Phần gửi Thông báo hủy hóa đơn này đều được tích hợp trên các phần mềm hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới
Ở bước này, kế toán thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử mới như bình thường, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót
Sau khi đã thực hiện các bước trên, kế toán chỉ cần chọn hóa đơn có sai sót và chọn xóa/hủy bỏ hóa đơn này.
Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn
Mặc dù đây không phải là thủ tục bắt buộc theo luật định, tuy nhiên để tránh rủi ro khi cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với phía người mua.
Bước 5: Tra cứu
Để chắc chắn hóa đơn đã được hủy bỏ, kế toán cần kiểm tra xem đã nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế chưa, đồng thời truy cập trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để kiểm tra trạng thái hóa đơn đó để đảm bảo chắc chắn.
Hoá đơn là loại văn bản chứng minh sự minh bạch trong quy trình mua bán của doanh nghiệp, vậy nên mọi nghiệp vụ liên quan đến hoá đơn đều cần được thực hiện theo những quy định do Chính phủ ban hành. Khi chuyển đổi sang hoá đơn điện tử, thủ tục huỷ hoá đơn cũng có những điểm khác biệt tương ứng.
Bài viết đã tổng hợp những hướng dẫn hủy HĐĐT đã phát hành theo quy định mới nhất của thông tư 78. Hi vọng bài viết sẽ giúp kế toán “gỡ rối” và áp dụng nhanh chóng hủy hóa đơn theo thông tư 78 trong thực tế. Chúc các bạn thành công!
