Hạch toán lương

Chi phí tiền lương và chi phí bảo hiểm xã hội là một trong những chi phí then chốt của doanh nghiệp. Vậy việc hạch toán các chi phí này sẽ như thế nào? Bài viết này, Luật Trần và Liên Danh mời Quý khách hàng tham khảo nội dung dưới đây để làm sáng tỏ nội dung trên.

Tiền lương là gì?

Theo quy định tại Điều 90 Bộ luật Lao động 2019, lương (tiền lương) được quy định là tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.

Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu.

Người sử dụng lao động phải bảo đảm trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.

Nguyên tắc trả lương

Điều 94 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động trả lương đảm bảo 2 nguyên tắc sau đây:

– Người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn cho người lao động. Trường hợp người lao động không thể nhận lương trực tiếp thì người sử dụng lao động có thể trả lương cho người được người lao động ủy quyền hợp pháp.

– Người sử dụng lao động không được hạn chế hoặc can thiệp vào quyền tự quyết chi tiêu lương của người lao động; không được ép buộc người lao động chi tiêu lương vào việc mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ của người sử dụng lao động hoặc của đơn vị khác mà người sử dụng lao động chỉ định.

Vai trò và ý nghĩa của tiền lương 

Vai trò của tiền lương là gì?

Vai trò quan trọng nhất của tiền lương là làm thỏa mãn nhu cầu của người lao động bởi người lao động đi làm cốt là để nhận được một khoản thù lao để tạo ra thu nhập và sử dụng nó để trang trải cuộc sống. Đồng thời, đối với doanh nghiệp tiền lương là khoản chi phí mà doanh nghiệp cần phải chi trả cho người lao động vì họ đã góp phần tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. 

Tiền lương được coi như là cầu nối giữa người lao động với doanh nghiệp, người sử dụng lao động. Trong công việc trả lương cho người lao động, người sử dụng lao động, doanh nghiệp cần tính toán một cách hợp lý để đôi bên đều có lợi. Bởi nếu như tiền lương trả cho người lao động không hợp lý sẽ làm cho họ không có động lực làm việc, không đảm bảo được kỷ luật lao động, ngày công cũng như chất lượng lao động. Điều này dẫn đến doanh nghiệp không đạt được mức tiết kiệm chi phí lao động cũng như lợi nhuận cần có để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển. Như vậy cả doanh nghiệp và người lao động đều không có lợi.

Ý nghĩa của tiền lương là gì?

Đối với người lao động, tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu để họ đảm bảo cho cuộc sống. Bên cạnh tiền lương, một số khoản thu nhập khác mà người lao động được nhận bao có thể kể đến như: Trợ cấp BHXH, tiền tăng ca, tiền thưởng KPI… 

Trong doanh nghiệp, chi phí tiền lương là một bộ phận quan trọng hình thành nên giá thành sản phẩm hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Việc tổ chức sử dụng lao động hợp lý, thanh toán tiền lương và các khoản liên quan đúng hạn cho người lao động là một động lực quan trọng để người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, hăng say làm việc từ đó nâng cao năng suất lao động, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đồng thời tạo điều kiện nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động.

03 điều cần lưu ý về trả lương

Quy định về việc trả lương cho người lao động

– Người sử dụng lao động trả lương cho người lao động căn cứ vào tiền lương đã thỏa thuận, năng suất lao động và chất lượng thực hiện công việc.

– Tiền lương ghi trong hợp đồng lao động và tiền lương trả cho người lao động bằng tiền Đồng Việt Nam, trường hợp người lao động là người nước ngoài tại Việt Nam thì có thể bằng ngoại tệ.

– Mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, trong đó ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ (nếu có).

(Căn cứ Điều 95 Bộ luật Lao động 2019)

Hình thức trả lương

Theo Điều 96 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận về hình thức trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán.

Lương được trả bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng.

Trường hợp trả lương qua tài khoản cá nhân của người lao động được mở tại ngân hàng thì người sử dụng lao động phải trả các loại phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền lương.

Kỳ hạn trả lương

Kỳ hạn trả lương quy định tại Điều 97 Bộ luật Lao động 2019, cụ thể:

– Người lao động hưởng lương theo giờ, ngày, tuần thì được trả lương sau giờ, ngày, tuần làm việc hoặc được trả gộp do hai bên thỏa thuận nhưng không quá 15 ngày phải được trả gộp một lần.

– Người lao động hưởng lương theo tháng được trả một tháng một lần hoặc nửa tháng một lần. Thời điểm trả lương do hai bên thỏa thuận và phải được ấn định vào một thời điểm có tính chu kỳ.

– Người lao động hưởng lương theo sản phẩm, theo khoán được trả lương theo thỏa thuận của hai bên; nếu công việc phải làm trong nhiều tháng thì hằng tháng được tạm ứng tiền lương theo khối lượng công việc đã làm trong tháng.

– Trường hợp vì lý do bất khả kháng mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng không thể trả lương đúng hạn thì không được chậm quá 30 ngày; nếu trả lương chậm từ 15 ngày trở lên thì người sử dụng lao động phải đền bù cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng số tiền lãi của số tiền trả chậm tính theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng do ngân hàng nơi người sử dụng lao động mở tài khoản trả lương cho người lao động công bố tại thời điểm trả lương.

Hạch toán tiền lương và các khoản phụ cấp

Để hạch toán chính xác và chi tiết chi phí tiền lương cho từng bộ phận, doanh nghiệp cần xác định được chi phí đó thuộc bộ phận nào? Ví dụ bộ phận văn phòng, bộ phận sản xuất hay bộ phận bán hàng…

Ngoài ra, cần xác định được doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133 hay thông tư 200. Do một số tài khoản chi tiết sẽ khác nhau ở hai thông tư này.

Dựa vào bảng tính lương kế toán hạch toán như sau:

Theo thông tư 133:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dỡ dang

Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 334 – Phải trả người lao động

Theo thông tư 200:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dỡ dang

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6231)

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (6271)

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6411)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)

Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348).

Hạch toán các khoản bảo hiểm trích theo lương và nộp BHXH, Thuế TNCN

Tỷ lệ trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN

Mức đóng BHXH bắt buộc từ 01/7/2021 đến hết 30/6/2022 theo Nghị quyết 68/NQ-CP ngày 01/7/2021 như sau:

Trước đây, áp dụng mức đóng là 32% (Giảm 0.5% so với quy định trước đây)

Hạch toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào chi phí của doanh nghiệp

Theo thông tư 133:

Nợ TK 154/ 241/ 6421/ 6422

Có TK 3383 – BHXH

Có TK 3384 – BHYT

Có TK 3385 – BHTN

Theo thông tư 200:

Nợ TK 241/ 622/ 623/ 627/ 641/ 642

Có TK 3383 – BHXH

Có TK 3384 – BHYT

Có TK 3386 – BHTN

Hạch toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào lương của nhân viên

Theo thông tư 133:

Nợ TK 334

Có TK 3383 – BHXH

Có TK 3384 – BHYT

Có TK 3385 – BHTN

Theo thông tư 200:

Nợ TK 3341/3348

Có TK 3383 – BHXH

Có TK 3384 – BHYT

Có TK 3386 – BHTN

Hạch toán bút toán khi nộp tiền Bảo Hiểm

Dựa vào giấy nộp tiền và kết quả bảo hiểm xã hội gửi, kế toán hạch toán như sau:

Nợ TK 3383: BHXH – theo tổng tỷ lệ chi phí doanh nghiệp + tỷ lệ trừ vào lương NLĐ

Nợ TK 3384: BHYT – theo tổng tỷ lệ chi phí doanh nghiệp + tỷ lệ trừ vào lương NLĐ)

Nợ TK 3386 – TT 200 (hoặc 3385 – TT 133): theo tổng tỷ lệ chi phí doanh nghiệp + tỷ lệ trừ vào lương NLĐ

Có TK 1111, 1121: Tổng phải nộp

Hạch toán bút toán thuế thu nhập cá nhân phải nộp (Nếu có)

Khi trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của nhân viên:

Có TK 3335: Thuế TNCN

Nợ TK 334: Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ

Khi nộp tiền thuế TNCN:

Có TK 1111, 1121

Nợ TK 3335 : số Thuế TNCN phải nộp

Các trường hợp hạch toán khác

Hạch toán khi trả lương (hoặc nhân viên ứng trước tiền lương)

Khi thanh toán tiền lương hoặc nhân viên có ứng trước tiền lương, ghi:

Nợ TK 334:  Phải trả người lao động

Có TK 111, 112  : Số tiền trả

Hạch toán trả lương bằng sản phẩm, hàng hoá

Nếu hàng hoá, sản phẩm thuộc nhóm đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ. Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá bán chưa có thuế GTGT:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348 – Thông tư 200)

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)

Có TK 5118 – Doanh thu khác (Giá bán chưa có thuế GTGT).

Nếu không thuộc nhóm đối tượng chịu thuế GTGT hoặc kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá thanh toán:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348 – Thông tư 200)

Có TK 5118 – Doanh thu khác (Giá thanh toán).

Hạch toán khi tính tiền thưởng phải trả bằng quỹ khen thưởng

Khi xác định số tiền thưởng trả công nhân viên trích từ quỹ khen thưởng:

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi

Có TK 334 – Phải trả người lao động

Khi xuất quỹ chi trả tiền thưởng:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động.

Có các TK 111, 112…

Hạch toán khi tính tiền BHXH (ốm đau, thai sản,…) phải trả cho nhân viên:

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383)

Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341)

Hạch toán khi nhận được tiền của Cơ quan BHXH trả cho DN:

Nợ TK 111, 112:

Có TK 3383

Hạch toán khi trả tiền chế độ BHXH cho nhân viên (thai sản, ốm đau, tai nạn…):

Nợ TK: 334

Có TK 111, 112

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Luật Trần và Liên Danh về hạch toán lương. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin hãy liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và chi tiết nhất.