Khi nào phải họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị? Làm thế nào để nắm được thông tin, nội dung cuộc họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị? Kết thúc mỗi cuộc họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị, công ty cổ phần thường lập biên bản họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị. Bài viết dưới đây, Luật Trần và Liên Danh sẽ hướng dẫn bạn lập biên bản họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị để bạn có thể tham khảo.
Khái niệm chủ tịch Hội đồng quản trị
Chủ tịch Hội đồng quản trị là một trong những người quản lý doanh nghiệp.
Chủ tịch Hội đồng quản trị do Hội đồng quản trị bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm trong số các thành viên Hội đồng quản trị.
Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty đại chúng và công ty cổ phần quy định tại điểm b khoản 1 Điều 88 Luật Doanh nghiệp 2020 không được kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
Quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị
Chủ tịch Hội đồng quản trị có quyền và nghĩa vụ sau đây:
Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị;
Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp; triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị;
Tổ chức việc thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị;
Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị;
Chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông;
Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.
Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì phải ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp không có người được ủy quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc đa số thành viên còn lại tán thành cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng quản trị.
Tiêu chuẩn và điều kiện trở thành Chủ tịch Hội đồng quản trị
Chủ tịch Hội đồng quản trị phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:
Không thuộc đối tượng quy định tại khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020;
Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong quản trị kinh doanh hoặc trong lĩnh vực, ngành, nghề kinh doanh của công ty và không nhất thiết phải là cổ đông của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;
Thành viên Hội đồng quản trị công ty có thể đồng thời là thành viên Hội đồng quản trị của công ty khác;
Đối với doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 88 và công ty con của doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại khoản 1 Điều 88 Luật Doanh nghiệp 2020 thì thành viên Hội đồng quản trị không được là người có quan hệ gia đình của Giám đốc, Tổng giám đốc và người quản lý khác của công ty; của người quản lý, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ.
Trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác, chủ tịch Hội đồng quản trị theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020 phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:
Không phải là người đang làm việc cho công ty, công ty mẹ hoặc công ty con của công ty; không phải là người đã từng làm việc cho công ty, công ty mẹ hoặc công ty con của công ty ít nhất trong 03 năm liền trước đó;
Không phải là người đang hưởng lương, thù lao từ công ty, trừ các khoản phụ cấp mà thành viên Hội đồng quản trị được hưởng theo quy định;
Không phải là người có vợ hoặc chồng, bố đẻ, bố nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột là cổ đông lớn của công ty; là người quản lý của công ty hoặc công ty con của công ty;
Không phải là người trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu ít nhất 01% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của công ty;
Không phải là người đã từng làm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát của công ty ít nhất trong 05 năm liền trước đó, trừ trường hợp được bổ nhiệm liên tục 02 nhiệm kỳ.
Bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị
Chủ tịch Hội đồng quản trị do Hội đồng quản trị bầu trong số các thành viên Hội đồng quản trị.
Chủ tịch Hội đồng quản trị được bầu trong cuộc họp đầu tiên của Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị đó. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất triệu tập và chủ trì. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên có số phiếu bầu hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất và ngang nhau thì các thành viên bầu theo nguyên tắc đa số để chọn 01 người trong số họ triệu tập họp Hội đồng quản trị.
Biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị
Hình thức biên bản bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị
Biên bản bầu Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
Biên bản họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài. Biên bản lập bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.
Khi nào họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị
Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng quản trị không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.
Điều 156 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: Chủ tịch Hội đồng quản trị do Hội đồng quản trị bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm trong số các thành viên Hội đồng quản trị.
Do đó, chủ tịch Hội đồng quản trị là thành viên hội đồng quản trị có nhiệm kỳ không quá 05 năm. Hết nhiệm kỳ phải tiến hành họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị hoặc họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị mới khi chủ tịch cũ bị miễn nhiệm, bãi nhiệm.
Điều 157 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định:
Hội đồng quản trị họp ít nhất mỗi quý một lần và có thể họp bất thường.
Chủ tịch Hội đồng quản trị được bầu trong cuộc họp đầu tiên của Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị đó.
Do đó, đối với Công ty cổ phần mới thành lập, phiên họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị diễn ra trong cuộc họp đầu tiên của quý I.
Những lần họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị kế tiếp sẽ diễn ra khi:
Đại hội đồng cổ đông miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị trong trường hợp sau đây:
Không có đủ tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định tại Điều 155 của Luật này;
Có đơn từ chức và được chấp thuận;
Trường hợp khác quy định tại Điều lệ công ty.
Đại hội đồng cổ đông bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị trong trường hợp sau đây:
Không tham gia các hoạt động của Hội đồng quản trị trong 06 tháng liên tục, trừ trường hợp bất khả kháng;
Trường hợp khác quy định tại Điều lệ công ty.
Khi xét thấy cần thiết, Đại hội đồng cổ đông quyết định thay thế thành viên Hội đồng quản trị; miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị ngoài trường hợp nêu trên
Như vậy, họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị được tiến hành khi:
Phiên họp đầu tiên của quý I khi công ty mới thành lập
Họp bất thường khi miễn nhiệm, bãi nhiệm chủ tịch hội đồng quản trị cũ và bầu chủ tịch hội đồng quản trị mới
Quy định về biên bản họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị
Nội dung biên bản họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị
Theo Điều 158 Luật Doanh nghiệp năm 2020, biên bản họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
Thời gian, địa điểm họp;
Mục đích, chương trình và nội dung họp;
Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;
Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;
Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;
Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;
Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản, trừ trường hợp Trường hợp chủ tọa, người ghi biên bản từ chối ký biên bản họp nhưng nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung nêu trên.
Hình thức biên bản họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị
Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
Biên bản họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài.
Như vậy, biên bản họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị phải được lập thành văn bản và được lưu trữ tại trụ sở công ty. Quy định hình thức này nhằm đảm bảo hồ sơ cho doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục khác liên quan đến thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Hội đồng quản trị công ty cổ phần bao lâu sẽ họp một lần?
Căn cứ vào Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:
“Điều 157. Cuộc họp Hội đồng quản trị
Chủ tịch Hội đồng quản trị được bầu trong cuộc họp đầu tiên của Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị đó. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất triệu tập và chủ trì. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên có số phiếu bầu hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất và ngang nhau thì các thành viên bầu theo nguyên tắc đa số để chọn 01 người trong số họ triệu tập họp Hội đồng quản trị.
Hội đồng quản trị họp ít nhất mỗi quý một lần và có thể họp bất thường.
Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong trường hợp sau đây:
a) Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;
b) Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;
c) Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;
d) Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.
…
Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì dán kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất là 01 giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.
Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp Hội đồng quản trị. Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp và biểu quyết nếu được đa số thành viên Hội đồng quản trị chấp thuận.
Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.”
Như vậy, Hội đồng quản trị sẽ tiến hành họp mỗi quý một lần và có thể họp bất thường. Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong các trường hợp được quy định như trên.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về biên bản họp bầu chủ tịch hội đồng quản trị. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.
