Việc đi công chứng ở các cơ quan hành chính nhà nước thường khá tốn nhiều thời gian và cũng là điều đáng lo ngại. Vì thế, nhiều tổ chức/ cá nhân thành lập văn phòng công chứng để giải quyết nỗi lo này cho mọi người. Vậy điều kiện mở văn phòng công chứng là gì? Thủ tục, hồ sơ đăng ký kinh doanh văn phòng công chứng vũ dung ra sao? Hãy cùng Luật Trần và Liên danh giải đáp thắc mắc này nhé!
Quy định pháp luật có liên quan
– Luật Công chứng năm 2014;
– Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
– Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu
– Thông tư 01/2021/TT-BTP Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.
Điều kiện về loại hình công ty và thành viên sáng lập văn phòng công chứng
Theo điều 22 Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng phải là công ty hợp danh được tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật có liên quan đến loại hình công ty này. Văn phòng công chứng phải có từ 02 công chứng viên trở lên và không có thành viên góp vốn. Theo đó, chỉ có công chứng viên mới có thể đứng ra thành lập văn phòng công chứng tư nhân và phải có ít nhất 02 thành viên sáng lập. Các thành viên này chịu trách nhiệm với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty bằng toàn bộ tài sản của mình.
Điều 8 Luật Công chứng 2014 có quy định về tiêu chuẩn công chứng viên. Theo đó để trở thành công chứng viên, cá nhân phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
– Là công dân Việt Nam có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam.
– Có phẩm chất đạo đức tốt, tuân thủ pháp luật.
– Có bằng cử nhân luật và sau đó đã có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức.
– Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng (12 tháng) hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng (3 tháng) tại cơ sở đào tạo nghề công chứng.
– Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.
– Có đủ sức khỏe để hành nghề
Điều kiện về người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng
Điều 22 Luật Công chứng 2014 quy định, người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
Quyền và nghĩa vụ văn phòng công chứng vũ dung
Điều 32 và Điều 33 Luật Công chứng 2014 quy định về quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng như sau:
(1) Tổ chức hành nghề công chứng có các quyền:
– Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên của các Phòng công chứng; công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình.
– Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác.
– Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.
– Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định.
– Các quyền khác theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
(2) Tổ chức hành nghề công chứng có các nghĩa vụ sau:
– Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
– Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.
– Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.
– Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình.
– Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình và bồi thường thiệt hại theo quy định của Luật công chứng.
– Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình.
– Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm.
– Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.
– Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.
– Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định.
– Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Thủ tục thành lập và hoạt động văn phòng công chứng vũ dung
– Đầu tiên, các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.
– Sau khi nhận được quyết định cho phép thành lập, trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập. Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
Những lưu ý khi thành lập văn phòng công chứng vũ dung
– Về điều kiện về tên gọi
Điều 22 Luật Công chứng 2014 quy định, tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
– Về điều kiện về trụ sở
Theo điều 17 Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng 2014, trụ sở văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện sau:
– Phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
– Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.
– Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.
– Về điều kiện về con dấu
Theo điều 22 Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng phải có con dấu riêng, con dấu này không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu. Hiện nay, việc đăng ký mẫu dấu Văn phòng công chứng sẽ áp dụng theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP, theo đó Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu với tổ chức do cơ quan có thẩm quyền ở địa phương cấp giấy phép hoạt động. Như vậy, cơ quan đăng ký mẫu dấu của Văn phòng công chứng thuộc thẩm quyền của Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
– Về nghĩa vụ Thuế
Vì Văn phòng công chứng được xác định là doanh nghiệp tư nhân thực hiện dịch vụ công nêu cũng chịu sự điều chỉnh của các sắc Thuế cho Doanh nghiệp bao gồm những loại thuế sau: lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân. Thông qua việc kiểm toán, hóa đơn thanh toán dịch vụ để Cơ quan Thuế tiến hành thu Thuế.
– Về đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng
Theo Điều 26 Luật công chứng 2014 trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về những nội dung sau đây:
+ Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;
+ Họ, tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng;
+ Số, ngày, tháng, năm cấp giấy đăng ký hoạt động, nơi đăng ký hoạt động và ngày bắt đầu hoạt động.
Quy trình cung cấp dịch vụ tại văn phòng công chứng vũ dung
Cách thức tiếp nhận và thực hiện công việc cho khách hàng:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và yêu cầu của khách hàng;
Bước 2: Hội đồng luật sư tiếp nhận và báo phí dịch vụ nếu có thể hỗ trợ theo yêu cầu của khách hàng;
Bước 3: Khách hàng và Luật Luật Trần và Liên danh ký kết hợp đồng dịch vụ pháp lý và thanh toán phí theo thỏa thuận;
Bước 4: Luật sư chuyên môn phụ trách nghiên cứu và xử lý các công việc tư vấn cho khách hàng cũng như thực hiện công việc tại tòa án các cấp;
Bước 5: Luật sư chuyên môn phụ trách thông báo tiến độ xử lý tại tòa án và tư vấn hướng giải quyết tiếp theo cho đến khi tranh chấp được giải quyết;
Phí và cách thức tính phí dịch vụ tại văn phòng công chứng vũ dung
Phí dịch vụ tư vấn vấn thường xuyên được tính theo thời gian tư vấn, bao gồm thời gian quy đổi theo sản phẩm tư vấn và thời gian làm việc thực tế của Luật sư/Chuyên gia pháp lý.
Thời gian tư vấn tại văn phòng công chứng vũ dung
Thời gian quy đổi theo sản phẩm tư vấn: được quy đổi từ kết quả công việc của Luật sư/Chuyên gia pháp lý, bao gồm giờ làm việc trực tiếp với Quý Khách hàng, Email tư vấn, Thư tư vấn, Tài liệu được soạn thảo, … Đối với các công việc được yêu cầu (không kể đến mức độ phức tạp của vụ việc), Luật Trần và Liên danh thực hiện quy đổi kết quả tư vấn ra thời gian tính phí dịch vụ như sau:
Email tư vấn hoặc Thư tư vấn hoặc Tài liệu soạn thảo: 500 từ tương ứng với 01 giờ;
Tài liệu cần rà soát, kiểm tra tính pháp lý, review: 500 từ tương ứng với ½ giờ.
Trong một số trường hợp Quý Khách hàng yêu cầu những vấn đề pháp lý đơn giản như rà soát để lược bỏ bớt các nội dung trái quy định của pháp luật hoặc không cần thiết Luật Trần và Liên danh sẽ cân nhắc hỗ trợ không tính phí hoặc tính phí bằng một nửa so với cách tính phí nêu trên.
Thời gian làm việc thực tế: Là thời gian mà Quý Khách hàng và Luật Trần và Liên danh có thể định lượng được thông qua các buổi tư vấn trực tiếp, tư vấn qua điện thoại, thời gian tham gia các cuộc họp, sự kiện, đàm phán,… Thời gian chờ đợi để làm việc (nếu có) được tính bằng 50% thời gian làm việc. Tuy nhiên, thời gian này chỉ là tương đối và Luật Trần và Liên danh sẽ cân nhắc để có thể hài hòa được quyền lợi của cả hai bên.
Mức phí trong Thời gian hạn mức
Phí dịch vụ hàng tháng là mức phí trong thời gian hạn mức. Mỗi tháng, khách hàng sẽ được luật sư/ chuyên viên pháp lý của Luật Trần và Liên danh tư vấn và thực hiện công việc pháp lý với tổng thời gian là từ 4- 20 giờ tuỳ thuộc vào từng gói kèm theo mức phí tương ứng. Phí dịch vụ mỗi giờ là mức phí tương ứng với mỗi giờ tư vấn trong thời gian hạn mức.
Gói cơ bản: thời gian hạn mức 4 giờ – 5.000.000 VNĐ/tháng – 1.250.000 VNĐ/Giờ
Gói nâng cao: thời gian hạn mức 10 giờ – 10.000.000 VNĐ/tháng – 1.000.000 VNĐ/Giờ
Gói chuyên nghiệp: thời gian hạn mức 22 giờ – mức phí 20.000.000 VNĐ/tháng – 910.000 VNĐ/Giờ
Dù sử dụng hết hoặc không sử dụng hết số giờ này trong một tháng thì khách hàng vẫn phải trả khoản phí trên.
Trên đây là bài viết tư vấn về văn phòng công chứng vũ dung của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
