Vậy bạn đã biết được những điều nào cho phép thành lập văn phòng, phòng công chứng chưa? Nếu chưa thì hãy đọc bài viết dưới đây nhé! Luật Trần và Liên danh sẽ liệt kê những điều kiện cần có để thành lập nên văn phòng công chứng.
Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng
Trong trường hợp này, người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
a)Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
b) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
c) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;
d) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
Bản sao này là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực.
Sau khi nộp hồ sơ, Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.
Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch.
Người yêu cầu công chứng tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
Thời hạn giải quyết
Thời hạn công chứng được quy định tại Điều 43 Luật công chứng 2014 như sau:
“Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, văn bản không tính vào thời hạn công chứng.
Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.”
Thủ tục công chứng hợp đồng mua bán đất
Khi thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng mua bán đất sẽ tiến hành theo các bước sau đây:
– Người yêu cầu công chứng xuất trình các giấy tờ đã chuẩn bị cho Công chứng viên và trình bày các nội dung các bên đã thỏa thuận.
– Nếu người yêu cầu công chứng đã tự soạn thảo Hợp đồng thì nộp văn bản đó cho Công chứng viên. Công chứng viên sẽ kiểm tra tính chính xác và hợp pháp của văn bản. Nếu văn bản đạt yêu cầu thì Công chứng viên sẽ hướng dẫn xác bên ký. Trường hợp văn bản không đạt yêu cầu thì công chứng viên sẽ bổ sung, sửa đổi. Khi đạt yêu cầu, công chứng viên sẽ hẹn thời gian ký văn bản.
Trường hợp người yêu cầu công chứng chưa soạn thảo văn bản, Công chứng viên soạn thảo văn bản và hẹn thời kí.
– Người yêu cầu công chứng đọc Hợp đồng hoặc nghe Công chứng viên đọc lại. Khi đồng ý với nội dung thì ký vào văn bản trước mặt Công chứng viên.
– Công chứng viên ký công chứng hợp đồng.
– Người yêu cầu công chứng nộp lệ phí và đóng dấu cơ quan công chứng.
Hồ sơ công chứng hợp đồng mua bán đất
Theo quy định tại Điều 40 và Điều 41 – Luật Công chứng 2014 thì các bên cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:
+ Hồ sơ đối với bên bán:
– Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ).
– Giấy tờ tùy thân: chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước hoặc hộ chiếu (của cả vợ và chồng).
– Sổ hộ khẩu.
– Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (đăng ký kết hôn).
– Hợp đồng ủy quyền (nếu bán thay người khác).
+ Hồ sơ đối với bên mua:
– Giấy tờ tùy thân: chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
– Sổ hộ khẩu.
– Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân.
Đối với phiếu yêu cầu công chứng thường do bên mua điền theo mẫu của tổ chức hành nghề công chứng. Các bên có thể soạn thảo trước hợp đồng.
Phí công chứng hợp đồng mua bán nhà đất
Theo quy định tại khoản 2 – Điều 4 – Thông tư 257/2016/TT-BTC phí công chứng đối với hợp đồng mua bán nhà đất được tính như sau:
+ Chỉ có đất: phí công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất được tính trên giá trị quyền sử dụng đất.
+ Đất có nhà ở, công trình xây dựng trên đất: phí công chứng tính trên tổng giá trị quyền sử dụng đất và giá trị tài sản gắn liền với đất, giá trị nhà ở, công trình xây dựng trên đất.
Mở Văn phòng công chứng: Không phải cuộc dạo chơi
Điều kiện theo luật và điều kiện theo địa phương
Rõ ràng Luật Quy hoạch đã bỏ quy hoạch công chứng, nhưng hầu hết các địa phương đều đã có các văn bản ban hành tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng. Qua tham khảo một số địa phương đã có tiêu chí, hoặc dự thảo tiêu chí thì có thể thấy những điều kiện được đặt ra không hề dễ dàng.
Quá trình tìm kiếm đối tác
Một trong những điều kiện bắt buộc đầu tiên để thành lập VPCC đó là bạn phải là công chứng viên, hoặc phải có công chứng viên. Mặc dù cuối năm 2019, đầu năm 2020, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã bổ nhiệm thêm vài trăm công chứng viên, nhưng con số đó chẳng thấm vào đâu so với nhu cầu hiện nay.
Điều đáng nói là không phải công chứng viên nào được bổ nhiệm cũng có nhu cầu hành nghề. Càng khó khăn hơn khi tìm ra được những công chứng viên đủ điều kiện để làm trưởng văn phòng. Rất nhiều tin đăng tìm CCV hợp tác, làm việc, nhưng đằng sau đó hầu hết là sự lắc đầu ngán ngẩm của người đăng tin.
Không chỉ có CCV, việc tìm kiếm và lắp ráp các vị trí khác trong bộ máy theo đề án để đáp ứng yêu cầu cũng chẳng dễ dàng. Từ vị trí trợ lý đến vị trí tạp vụ… đều ảnh hưởng đến điểm số của hồ sơ.
Bài toán kinh tế
Dễ bị bỏ qua, vì ngoại trừ các công chứng viên đã và đang hành nghề thì hầu hết những người sẵn sàng bỏ vốn ra đầu tư thành lập VPCC đều nghĩ rằng công chứng lợi nhuận cao, không phải băn khoăn nhiều về vấn đề này.
Tuy nhiên, thực tế không đẹp như vậy, qua khảo sát thì số lượng các văn phòng công chứng trong tình trạng từ hòa đến lỗ ở các địa phương ngày càng nhiều, có những văn phòng lỗ triền miên cả chục năm. Ấy thế nhưng dường như những công chứng viên tâm huyết vẫn cố giữ bằng được để hy vọng vào tương lai tươi sáng hơn.
Trừ một số ít, còn lại hầu hết các văn phòng công chứng mới thành lập đều không thể đạt được điểm hoà vốn trong 2 năm đầu tiên. Có nhiều lý do mang tính đặc thù mà các chủ đầu tư không lường trước được. Điều này dẫn đến hệ lụy là các VPCC buộc phải bước vào cuộc cạnh tranh không lành mạnh vì mục tiêu sống còn để tồn tại.
VPCC là một tổ chức kinh tế, do vậy, không chỉ có vấn đề chuyên môn, vấn đề doanh thu mới là vấn đề “cốt tử”. Nếu thành lập VPCC mà chỉ phụ thuộc vào một nguồn doanh thu theo quan hệ của ai đó mà không có phương án hạch toán tổng thể dài hạn thì thất bại là điều hiển nhiên.
Đầu tư theo trào lưu
Điều dễ nhận thấy là đa số các CCV không phải là những doanh nhân giỏi về việc tính toán phương án kinh tế, càng không phải là các nhà quản trị chuyên nghiệp. Ở chiều ngược lại thì nhiều chủ đầu tư nhạy bén về kinh doanh, giỏi về quản trị thì lại “lơ mơ” trong cách hiểu về nghề công chứng. Hai yếu tố này kết hợp lại tạo nên những trào lưu, những cơn sốt ảo khi mọi người đều cố để thành lập.
Tôi may mắn được nhiều công chứng viên và cả các chủ đầu tư biết đến. Nhiều người tin vào tôi và cũng đã đến gặp tôi để nói về dự định của mình. Hầu hết đầu bài mà tôi nhận được là:
“Tôi có quan hệ tốt với Bộ trưởng, với lãnh đạo ngành công an, ủy ban, ngân hàng … khả năng thành lập được văn phòng công chứng là rất cao, tôi không ngại đối thủ cạnh tranh, tôi cần sự hỗ trợ về chuyên môn, thuê công chứng viên, setup để thành lập văn phòng.”
Hoặc
“Tôi có suất thành lập VPCC ở huyện X, tỉnh Y, tôi chỉ cẩn 2 CCV hợp danh là OK, bạn giúp tôi kiếm CCV, tôi sẵn sàng chi trả thù lao với mức abc…”
Đã có thời gian tôi được nghe điệp khúc này hàng tuần lặp đi lặp lại. Là một CCV lăn lộn với nghề, tôi chẳng hào hứng gì vì gần như biết trước kết quả của những lời hứa hẹn, võ đoán.
Một vài trường hợp thân quen tôi đã góp ý, và cũng thay đổi được quan điểm của họ, cũng có trường hợp cho rằng tôi quan trọng hóa vấn đề và họ tiếp tục thực hiện kế hoạch của họ.
Tất nhiên, nói vậy không phải là việc thành lập VPCC bất khả thi, nhưng hiểu đúng, lường trước được mọi việc để có bài toán đầu tư đúng đắn thì việc thành lập VPCC không chỉ nằm ở sự tự tin về quan hệ, về tài chính hay nguồn khách hàng mà nó cần rất nhiều yếu tố khác, cần sự chuẩn bị nghiêm túc, lâu dài chứ không phải làm theo cảm hứng.
Không lường trước được trách nhiệm của CCV và của VPCC
Không ít VPCC hiện nay trong tình trạng sống cũng không được mà chết cũng không xong. Đừng nghĩ rằng không làm được thì giải thể. Tôi biết có những văn phòng bán không ai mua, giải thể cũng không được mà làm tiếp thì CCV chủ yếu dành thời gian để giải trình với cơ quan điều tra, tòa án …
Công chứng là một nghề có rủi ro cao, rủi ro được tích lũy theo thời gian, theo số lượng công việc. Rủi ro lớn hay nhỏ phụ thuộc vào chuyên môn và tư duy hành nghề của CCV.
Nói đến đây thì nhiều CCV sẽ cho rằng cần phải nhắc đến sức ép từ chủ đầu tư (ý nói những người bỏ vốn ra để thành lập VPCC), nhưng cá nhân tôi đánh giá, quan trọng nhất và quyết định vẫn nằm ở CCV. Trong nhiều trường hợp, các chủ đầu tư trở thành nạn nhân mà hậu quả phải 5 năm, 10 năm sau họ mới nhận ra.
Không đánh giá đúng vai trò của CCV và các vị trí công việc trong VPCC
Điều đáng nói là ngay cả khi các CCV đầu tư, thành lập VPCC thì nhiều người cũng đang tự hạ thấp vị thế nghề nghiệp của mình khi không hạch toán hợp lý mức lương của CCV và các vị trí trong VPCC.
Trong cuốn sách “Những kẻ xuất chúng”, tác giả Malcolm Gladwell đã kết luận rằng: để trở thành chuyên gia trong một lĩnh vực, người ta cần nỗ lực rèn luyện trong lĩnh vực đó liên tục trong khoảng từ 10.000 đến 15.000 giờ. Quy đổi ra thời gian làm việc tương đương từ 5-8 năm. So sánh với điều kiện để trở thành công chứng viên thì ít nhất một cử nhân luật sau khi tốt nghiệp cũng cần đến 7 năm phấn đấu, như vậy, một CCV có thời gian rèn luyện tương đương với 1 chuyên gia theo cách mô tả trên.
Hiện nay, nếu đem so sánh mức thu nhập của một CCV mới vào nghề với nhân sự có trình độ, kinh nghiệm tương đương ở nhiều ngành nghề khác thì mức thu nhập của CCV bất lợi hơn nhiều.
Ví dụ: Vị trí trưởng, phó phòng hành chính, nhân sự, trưởng, phó phòng pháp chế, trưởng, phó phòng đào tạo… ở các doanh nghiệp thì mức lương dao động từ 25 đến 50 triệu đồng, trong khi mức thu nhập của CCV ở các thành phố lớn đa phần chỉ ở mức từ 15-25 triệu.
Các công chứng viên nhiều năm kinh nghiệm thì có mức thu nhập cao hơn, cá biệt có thể lên đến hàng trăm triệu đồng/tháng, nhưng số đó chỉ là cá biệt. Vậy thì việc CCV yêu cầu mức thu nhập xứng đáng với những gì họ phấn đấu không có gì là lạ, thậm chí đó là điều hoàn toàn xứng đáng, bởi đặc điểm rủi ro cao của nghề công chứng.
Thế nhưng, rất nhiều chủ đầu tư hiện nay vẫn đi tìm kiếm công chứng viên với quỹ lương dự kiến là 8 đến 12 triệu đồng, thậm chí là thấp hơn. Họ luôn lấy tiêu chuẩn là mức lương trả cho những CCV nhiều kinh nghiêm tại địa phương, thực chất là những người từng làm các chức danh tư pháp khác về hưu và chuyển đổi sang làm CCV.
Lý do tiếp theo được đưa ra là tại nhiều địa phương thì giá trị giao dịch nhỏ nên doanh thu của VPCC thấp, không thể trả cao được. Kết quả là nhiều CCV tìm đến việc cho thuê tư cách để hợp danh (dù đó là việc trái quy tắc đạo đức hành nghề) chứ không muốn làm việc.
Các vị trí công việc khác ở VPCC cũng tương tự như vậy. Tại nhiều tỉnh, mức thu nhập của trợ lý công chứng viên chỉ dao động từ 4 đến 7 triệu đồng, tương đương mức lương của người giúp việc gia đình, thậm chí thấp hơn mức lương của nhân viên bán hàng trong các shop bán lẻ. Những trợ lý có kinh nghiệm từ 3 năm trở lên thì thu nhập cũng chỉ ở mức 8 đến 12 triệu, còn những người có mức thu nhập trên 15 triệu là tương đối ít.
Điều đáng nói là khi dự trù phương án thành lập, người ta thường lấy mức thu nhập khởi điểm ở địa phương ra để hạch toán, do vậy đến khi không thể tuyển dụng được lao động tại địa phương thì rất khó để thu hút lao động từ địa phương khác.
Không lường trước được sự thay đổi về chính sách và nguồn việc
Năm 2015, sau khi Luật Công chứng có hiệu lực thì rất nhiều VPCC đã vui mừng vì có thêm một nguồn thu từ công chứng bản dịch và bản sao. Nhưng chỉ vài tháng sau đó, khi Nghị định 23/2015/NĐ-CP ra đời, ngay lập tức nhiều VPCC bị rơi vào khủng hoảng vì UBND phường xã được chứng thực giao dịch, cạnh tranh trực tiếp với VPCC. Kết quả là hàng loạt VPCC rơi vào khủng hoảng, thậm chí tê liệt.
Khủng hoảng về chuyên môn
Tôi phải dùng từ “Khủng hoảng” bởi một số VPCC mới thành lập với thực tế chỉ một CCV rất yếu kém về chuyên môn nghiệp vụ, nói thẳng là CCV chuyển ngang từ chức danh tư pháp khác sang. Chỉ khi bị thanh, kiểm tra hoặc xảy ra tranh chấp thì mới tá hỏa lên vì chỗ nào cũng sai, chỗ nào cũng bị phạt, cũng phải đền. Trong con mắt của nhiều người, công chứng là một lĩnh vực nhỏ hẹp, nhưng những ai làm nghề nghiêm túc đều thấy rằng đây là lĩnh vực đặc thù với đòi hỏi chuyên môn cao, kiến thức rất sâu, rất chi tiết, cần nhiều kinh nghiệm và trải nghiệm của CCV.
Có nên thành lập VPCC?
Tất nhiên đây là câu hỏi mà nhiều người muốn tìm câu trả lời. Và để trả lời câu hỏi đó cần sự nghiên cứu, đánh giá, chuẩn bị kỹ lưỡng, không chỉ về tài chính, quan hệ, mà cần có yếu tố con người, yếu tố chuyên môn cùng nhiều vấn đề khác. Hành nghề công chứng không phải là một cuộc dạo chơi và việc thành lập VPCC không dành cho sự mơ hồ.
Thủ tục thành lập
Theo điều 23 Luật Công chứng 2014, trình tự, thủ tục thành lập văn phòng công chứng được quy định như sau:
Bước 1:
Công chứng viên thành lập gửi hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, hồ sơ gồm có:
Đơn đề nghị thành lập.
Đề án thành lập nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên.
Bước 2:
Trong thời hạn hai mươi ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập. Trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Bước 3:
Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương cho phép thành lập. Khi đăng ký hoạt động phải có đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở ở địa phương nơi quyết định cho phép thành lập.
Bước 4:
Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật. Văn phòng công chứng được hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
Trên đây là bài viết tư vấn về văn phòng công chứng của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
