Hiện nay, việc áp dụng và chứng nhận ISO 9001 đã không còn xa lạ và được nhiều doanh nghiệp ngày càng chú trọng đầu tư. Chứng nhận này giúp cho doanh nghiệp có thể vận hành hệ thống quản lý chất lượng đạt được hiệu quả và mang lại những lợi ích thiết thực. Vậy ISO 9001 là gì? Đối tượng nào có thể áp dụng ISO 9001? Tiêu chuẩn ISO 9001 đưa ra những nội dung và yêu cầu như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ đề cập đến dịch vụ tư vấn ISO 9001 của Luật Trần và Liên danh.
Hệ thống Quản lý chất lượng ISO 9001
Quản lý doanh nghiệp một cách toàn diện với Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. ISO 9001:2015 đưa ra các yêu cầu được sử dụng như một khuôn khổ cho một Hệ thống quản lý chất lượng. Tiêu chuẩn này cũng được sử dụng cho việc đánh giá chứng nhận ISO 9001 đối với hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức nhằm:
► Tiết kiệm chi phí
► Tăng lợi nhuận
► Tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường
► Đáp ứng yêu cầu khách hàng
ISO 9001 là gì?
ISO 9001 là một tiêu chuẩn quốc tế do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO phát triển và ban hành lần đầu tiên vào năm 1987. Tiêu chuẩn này có tên đầy đủ là ISO 9001 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu
ISO 9001 đưa ra các yêu cầu cơ bản được sử dụng như khuôn khổ cho một Hệ thống quản lý chất lượng để đạt được các mục tiêu mong muốn.
Đây là tiêu chuẩn duy nhất trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được sử dụng cho việc đánh giá chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) và cũng là tiêu chuẩn được sử dụng rộng rãi nhất thế giới.
Hiện nay, ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất, đang có hiệu lực và được xem là chìa khóa cho sự tồn tại và phát triển thành công của một doanh nghiệp trong thời đại cạnh tranh khốc liệt ngày nay.
Tư vấn ISO 9001 về đối tượng áp dụng?
Là một tiêu chuẩn tự nguyện, trong đó các nguyên tắc và yêu cầu của ISO 9001 chỉ đóng vai trò định hướng để doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả khi vận hành và kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng của mình. Vì vậy, ISO 9001 có thể áp dụng với bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào, không phân biệt quy mô hay lĩnh vực. Chỉ cần doanh nghiệp bạn có nhu cầu thì có thể áp dụng nó vào hệ thống quản lý của mình.
Tư vấn ISO 9001 về các phiên bản của tiêu chuẩn ISO 9001
Giống như lời giới thiệu ở trên, tiêu chuẩn ISO 9001 được phát triển và ban hành chính thức vào năm 1987 bởi ISO – Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế. Từ khi ra đời cho đến nay, tiêu chuẩn ISO 9001 đã có 5 phiên bản. Cụ thể như sau:
- Phiên bản 1: ISO 9001:1987 – Hệ thống quản lý chất lượng – Mô hình đảm bảo chất lượng trong thiết kế, triển khai, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kỹ thuật
- Phiên bản 2: ISO 9001:1994 – Hệ thống quản lý chất lượng – Mô hình đảm bảo chất lượng trong thiết kế, triển khai, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kỹ thuật
- Phiên bản 3: ISO 9001:2000 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu
- Phiên bản 4: ISO 9001:2008 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu
- Phiên bản 5: ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu
Trong đó ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất của ISO 9001. Đây được xem là phiên bản hiệu quả nhất, dễ áp dụng vào thực tế và phù hợp với những thay đổi lớn của nền kinh tế toàn cầu.
Tư vấn ISO 9001 về 7 nguyên tắc quản lý chất lượng của ISO 9001:2015
Nguyên tắc thứ nhất: Hướng về khách hàng
Với nguyên tắc đầu tiên này, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 chỉ ra rằng đích đến cuối cùng và quan trọng nhất của hoạt động quản lý chất lượng là đem tới những giá trị làm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Thậm chí là vượt trên sự mong đợi của họ.
Bởi khách hàng chính là cốt lõi của mọi hoạt động trong một doanh nghiệp. Nếu không có khách hàng, doanh nghiệp cũng chẳng thể nào duy trì hay hoạt động được.
Đặc biệt là trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt hiện nay, một trong những thách thức đặt ra cho nhiều doanh nghiệp là làm thế nào để thu hút và tạo ra khách hàng mới. Đồng thời, giữ chân được khách hàng cũ, đặc biệt là duy trì được nhóm khách hàng trung thành với doanh nghiệp.
Việc hướng vào khách hàng tưởng chừng như thật dễ dàng. Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ và làm được điều này. Để bắt đầu áp dụng nguyên tắc này trong HTQLCL của mình, doanh nghiệp cần:
- Xác định khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp là ai? (bao gồm cả khách hàng bên ngoài và bên trong doanh nghiệp)
- Mô tả chính xác chân dung khách hàng mục tiêu: Bao gồm các nhu cầu đang hiện hữu và nhu cầu tiềm ẩn; đặc điểm về hành vi; các yếu tố ảnh hưởng tới việc ra quyết định và mua hàng… của họ.
- Đảm bảo có sự liên kết giữa mục tiêu của doanh nghiệp và nhu cầu của khách hàng.
- Tạo ra các sản phẩm/ dịch vụ có đặc tính phù hợp và có khả năng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
- Theo dõi, đo lường và đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng và có những hành động cải tiến phù hợp khi cần.
- Duy trì mối quan hệ với khách hàng cùng các bên liên quan.
Nguyên tắc thứ hai: Sự lãnh đạo
Khi nói đến sự thành công của một doanh nghiệp, chúng ta sẽ không thể không đề cập tới vai trò của người lãnh đạo. Tương tự như vậy, để đảm bảo QMS được vận hành hiệu quả và thu được lợi ích thì sự tham gia của ban lãnh đạo là không thể thiếu.
Cụ thể, người lãnh đạo ở mọi cấp trong doanh nghiệp cần phải có sự thống nhất trong định hướng, chiến lược, đảm bảo tính sẵn có và đầy đủ của mọi nguồn lực cần thiết. Đồng thời, phải xây dựng và duy trì môi trường nội bộ tích cực. Trong đó, mọi người có thể tham gia đầy đủ vào việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
Sự lãnh đạo là nguyên tắc quan trọng nhất trong 7 nguyên tắc quản lý chất lượng. Do người lãnh đạo nắm vai tro đặc biệt trong việc vận hành hệ thống quản lý. Một số công việc người lãnh đạo có thể thực hiện để áp dụng nguyên tắc này hiệu quả bao gồm:
- Truyền đạt những thông tin về tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược, chính sách, quy trình làm việc cho toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp.
- Tạo dựng các giá trị cốt lõi, giá trị chung, đặc biệt là đạo đức trong kinh doanh
- Xây dựng văn hóa nơi làm việc văn minh, luôn chia sẻ và đảm bảo công bằng, minh bạch giữa mọi bộ phận trong doanh nghiệp.
- Khuyến khích sự cam kết về chất lượng trong doanh nghiệp.
- Đảm bảo người quản lý, người lãnh đạo phải là những tấm gương tích cực, có trách nhiệm
- Tạo điều kiện cho nhân viên có thể phát huy được vai trò, trách nhiệm của mình trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Truyền cảm hứng, động lực làm việc cho nhân viên.
- Ghi nhận đóng góp và khích lệ nhân viên khi đạt được thành tích tốt trong công việc.
Nguyên tắc thứ ba: Sự tham gia của mọi người
Nếu như người lãnh đạo được ví như thuyền trưởng thì đội ngũ nhân viên chính là những thuyền viên. Nếu như chỉ có người lãnh đạo mà thiếu đi sự tham gia của mọi người thì doanh nghiệp cũng không thể đạt được sự thành công.
Chính vì vậy, nguyên tắc thứ 3 của ISO 9001:2015 doanh nghiệp cần phải tuân thủ chính là đảm bảo có sự tham gia của nhân viên ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp. Đội ngũ nhân viên khi được nhìn nhận đúng về năng lực, được công nhận và trao quyền, họ cũng sẽ có động lực để làm việc hiệu quả hơn. Từ đó giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chất lượng đã đặt ra.
Để đảm bảo nguyên tắc này được áp dụng hiệu quả trong suốt quá trình vận hành HTQLCL, doanh nghiệp nên:
- Chia sẻ, trao đổi giúp nhân viên hiểu rõ hơn được vai trò, đóng góp của họ với doanh nghiệp.
- Đảm bảo nhân viên được tham gia và đóng góp vào công việc.
- Thúc đẩy sự hợp tác giữa các cá nhân và đội nhóm, phòng ban.
- Thúc đẩy nhân viên trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn.
- Tạo điều kiện cho nhân viên được tự do phát huy năng lực của bản thân.
- Ghi nhận sự đóng góp và nỗ lực của nhân viên trong công việc.
- Đánh giá dựa trên mục tiêu và kết quả đạt được của mỗi cá nhân.
- Theo dõi, đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên để có sự điều chỉnh, cải tiến sao cho phù hợp.
Nguyên tắc thứ tư: Tiếp cận theo quy trình
Không chỉ riêng việc quản lý chất lượng mà công việc nào cũng vậy, việc có một kế hoạch với quy trình rõ ràng, khoa học chắc chắn sẽ cho hiệu quả cao hơn. Với nguyên tắc này, doanh nghiệp cần phải kiểm soát toàn diện mọi quy trình trong HTQLCL. Từ khâu đầu vào, các công đoạn trong quy trình đến khâu đầu ra.
Mục đích của việc làm này là đảm bảo sự nhất quán về chất lượng trong kết quả của mỗi quy trình, đáp ứng được các mục tiêu như dự kiến. Đồng thời, giúp nguồn lực được phân bố hợp lý hơn, giảm sự lãng phí trong khi hiệu suất được nâng cao.
Để tiếp cận HTQLCL theo quy trình, doanh nghiệp cần phải:
- Xác định mục tiêu của QMS và lập danh sách các quá trình cần thiết để đạt được nó.
- Thiết lập phạm vi áp dụng, vai trò, mục đích của mỗi quy trình.
- Phân tích, đánh giá sự tương tác giữa các quy trình để có phương án quản lý, kiểm soát phù hợp.
- Xác định các rủi ro, cơ hội có thể xảy ra khi thực thi các quy trình vào thực tế và có hành động phù hợp.
- Phân bố nguồn lực hợp lý để đảm bảo quy trình có hiệu lực và đạt được kết quả như mong đợi.
- Đảm bảo tính sẵn có của thông tin để phục vụ cho quá trình kiểm soát, đánh giá và cải tiến quy trình.
Nguyên tắc thứ năm: Cải tiến
Cải tiến là một trong 7 nguyên tắc quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015. Trong bối cảnh thế giới luôn không ngừng thay đổi mỗi ngày, mỗi giờ, việc cải tiến, thay đổi càng trở nên thiết yếu hơn bao giờ hết. Đây cũng chính là nguyên tắc thứ 5 mà doanh nghiệp cần phải tuân thủ khi triển khai HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Cụ thể, nguyên tắc này yêu cầu doanh nghiệp phải luôn cải tiến, làm mới. Bởi có như vậy, HTQLCL mới có thể duy trì hiệu lực và đạt được thành công. Đồng thời, sự cải tiến giúp doanh nghiệp không ngừng làm mới bản thân, nâng cao được năng lực để để có thể ứng phó với những biến động xảy ra trong hoặc ngoài doanh nghiệp cũng như tạo ra nhiều cơ hội mới.
Doanh nghiệp có thể cải tiến, nâng cao hiệu quả HTQLCL thông qua việc:
- Thiết lập mục tiêu cải tiến ở mọi cấp trong doanh nghiệp.
- Xem xét việc cải tiến dựa trên phản hồi cùng hành vi của khách hàng cùng các bên quan tâm.
- Đào tạo đội ngũ nhân viên về phương pháp cùng công cụ để đạt được mục tiêu cải tiến.
- Trao quyền cho nhân viên, thúc đẩy nhân viên sáng tạo trong công việc.
- Đánh giá và đo lường kết quả của việc cải tiến để có những điều chỉnh phù hợp.
- Ghi chép lại kết quả của việc cải tiến để lấy làm cơ sở cho những lần cải tiến tiếp theo.
- Thừa nhận và ghi nhận những cải tiến hiệu quả
Nguyên tắc thứ sáu: Quyết định dựa trên bằng chứng/sự kiện
Phần lớn việc ra quyết định hiện nay vẫn phụ thuộc nhiều vào cảm tính. Bởi vậy, doanh nghiệp rất khó chắc chắn về tính đúng sai của các quyết định đó. Để hạn chế tối đa rủi ro khi ra quyết định, ISO 9001:2015 đã đặt ra nguyên tắc doanh nghiệp cần phải đưa ra các quyết định dựa trên bằng chứng.
Bằng chứng được hiểu là tất cả những tài liệu, sự vật, sự việc hay hiện tượng có thể phản ánh, chứng minh một thông tin là sự thật hoặc một sự kiện, sự vật thực sự diễn ra. Các bằng chứng này phải đảm bảo đủ chính xác và đáng tin cậy. Căn cứ vào các bằng chứng thu thập được, doanh nghiệp có thể phát hiện các nguyên nhân, hệ quả tiềm ẩn khi áp dụng một quyết định nào đó. Nhờ vậy, việc ra quyết định trở nên dễ dàng và chắc hơn. Giảm thiểu rủi ro và tăng cơ hội đạt được hiệu quả đã đặt ra.
Để việc vận hành HTQLCL đáp ứng được nguyên tắc “quyết định dựa trên bằng chứng”, doanh nghiệp cần:
- Theo dõi, đánh giá và đo lường các quy trình trong HTQLCL bằng các chỉ số cụ thể và các phương pháp phù hợp
- Đảm bảo người thực hiện việc theo dõi, đánh giá phải có đầy đủ năng lực, kinh nghiệm,
- Thiết lập hệ thống tài liệu, hồ sơ đầy đủ và đảm bảo tính sẵn có cho các bên liên quan.
- Đảm bảo thông tin thu thập được là chính xác, an toàn và đáng tin cậy.
- Việc đưa ra quyết định cần phải cân đối giữa số liệu đo lường cùng kinh nghiệm thực tế.
Nguyên tắc thứ bảy: Quản lý mối quan hệ
Nguyên tắc cuối cùng nhưng cũng không kém phần quan trọng của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 chính là quản lý mối quan hệ. Doanh nghiệp cần phải thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với các bên quan tâm. Điển hình là nhà cung cấp cùng mạng lưới đối tác.
Khi việc quản lý mối quan hệ đạt được hiệu quả, doanh nghiệp cũng sẽ tới gần hơn với sự phát triển và thành công bền vững. Bởi nhà cung cấp, các đối tác là những đối tượng có thể ảnh hưởng đến hoạt động của một doanh nghiệp. Một nhà cung cấp hay một đối tác phù hợp có thể góp phần giúp doanh nghiệp quản lý chi phí và nguồn lực hiệu quả hơn để tối ưu hóa các giá trị được tạo ra.
Doanh nghiệp có thể áp dụng nguyên tắc quản lý các mối quan hệ trong HTQLCL thông qua những hoạt động sau:
- Xác định những bên quan tâm tới doanh nghiệp, bao gồm nhà cung cấp, các đối tác, cánh truyền thông, các cơ quan quản lý, các tổ chức xã hội,…
- Xác định mối quan hệ của các bên quan tâm với doanh nghiệp cùng mức độ ưu tiên của các mối quan hệ đó.
- Thiết lập các mối quan hệ dựa trên lợi ích dài hạn và ngắn hạn.
- Tăng cường sự hiểu biết giữa hai bên thông qua việc thu thập, chia sẻ thông tin cùng tài nguyên.
- Theo dõi và đo lường việc thỏa mãn nhu cầu, mong đợi của các bên quan tâm và có những hành động phù hợp.
- Thúc đẩy sự phát triển hợp tác và cải tiến trong mạng lưới quan hệ của doanh nghiệp.
- Khuyến khích, công nhận và thừa nhận sự cải tiến và sự thành công của các bên quan tâm.
Lưu ý:
7 nguyên tắc quản lý chất lượng trên đây không được liệt kê theo thứ tự ưu tiên. Mỗi nguyên tắc đều đóng vai trò quan trọng trong quy trình quản lý chất lượng theo những khía cạnh khác nhau. Tuy nhiên, vẫn có sự khác biệt nhất định về thứ tự ưu tiên của các nguyên tắc này trong mỗi doanh nghiệp. Bởi nó còn tùy thuộc vào bối cảnh thực tế cùng mục tiêu mà doanh nghiệp đó đang hướng tới là gì.
5 lý do doanh nghiệp cần chứng nhận iso 9001 của Luật Trần và Liên danh
ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn chất lượng được quốc tế công nhận cho hệ thống quản lý chất lượng (QMS), nhằm đảm bảo các doanh nghiệp tham gia liên tục cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm của mình.ISO 9001 là tiêu chuẩn mang lại rất nhiều lợi ích cho bất kỳ doanh nghiệp nào áp dụng. Hãy cùng chúng tôi khám phá 5 lý do tại sao doanh nghiệp cần chứng nhận ISO 9001 trong bài viết dưới đây!
Trong ba nền tảng chính của năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp:
- Giá cả;
- Chất lượng;
- Kênh phân phối/dịch vụ hậu mãi.
Thì chất lượng là một trụ cột cơ bản ngày càng được khẳng định về tầm quan trọng trong quyết định sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Do vậy, việc lựa chọn áp dụng và chứng nhận ISO 9001 – hệ thống quản lý chất lượng – là một giải pháp thông minh và hiệu quả để nâng cao năng lực cạnh tranh và tạo nền tảng để phát triển bền vững.
Chứng chỉ ISO 9001:2015 được coi là một chuẩn mực về chất lượng trên toàn thế giới, áp dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực khác nhau, góp phần cải thiện các quy trình nội bộ và nâng cao uy tín cũng như thương hiệu của doanh nghiệp trong ngành sản xuất kinh doanh của họ.
Chứng nhận ISO 9001 giúp đáp ứng yêu cầu của khách hàng
Tiêu chí chất lượng của sản phẩm/dịch vụ luôn là yêu cầu hàng đầu của khách hàng. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 quy trình hóa các hoạt động trong doanh nghiệp giúp đảm bảo yêu cầu của khách hàng về mặt chất lượng sản phẩm. Bằng cách liên tục cải thiện chất lượng sản phẩm và quy trình, doanh nghiệp có thể làm tốt hơn mong đợi của khách hàng – có nghĩa là tăng khả năng khách hàng trở lại những lần tiếp theo trong tương lai.
ISO 9001 giúp tạo thêm cơ hội kinh doanh
Khi đạt được chứng chỉ ISO 9001:2015, doanh nghiệp đó sẽ có cơ hội tham gia vào các tổ chức hay những thị trường “khó tính” mà trước đó họ không thể. Hơn nữa, chứng nhận ISO cho phép doanh nghiệp tính thêm chi phí đảm bảo cho chất lượng dịch vụ của mình, nhờ đó mức lợi nhuận của doanh nghiệp cũng được nâng lên.
Cải thiện chất lượng tổ chức và dịch vụ
Với việc quy trình hóa các hoạt động trong doanh nghiệp, ISO 9001:2015 giúp đơn vị kiểm soát được tất cả các khâu ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ đầu ra vì thế dễ dàng tạo nên các thay đổi nhằm nâng cao chất lượng. Khi áp dụng ISO 9001:2015, doanh nghiệp có thể mong đợi sự gia tăng trong chất lượng của mỗi sản phẩm và toàn bộ quá trình tổ chức. Điều này bao gồm hệ thống quản lý an toàn, quy trình đào tạo và cả bảng phân công nhân viên.
Nắm vững quy trình vận hành của doanh nghiệp
Chứng nhận ISO 9001:2015 yêu cầu doanh nghiệp phải xác định và phân tích được các quá trình kinh doanh, với mục đích tối ưu hóa các quá trình này thông qua quản lý chất lượng một cách hiệu quả. Chắc chắn rằng, những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sẽ giúp doanh nghiệp hiểu sâu sát hơn về cách thức thực hiện những chức năng của mình.
Tạo nên văn hóa kinh doanh chuyên nghiệp
ISO 9001:2015 có thể thúc đẩy và trao quyền cho nhân viên. Một hệ thống quản lý chất lượng thiết thực cung cấp cho nhân viên tất cả mọi thứ họ cần để thực hiện tốt: nhiệm vụ mục tiêu rõ ràng, các công cụ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch, và nhanh chóng có phản hồi đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Một hệ thống quản lý chất lượng thiết thực tại doanh nghiệp sẽ giúp ích rất nhiều trong việc xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển vững vàng.
Trên đây là bài viết tư vấn iso 9001 của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
