Chứng từ kế toán là giấy tờ, tài liệu ghi nhận lại các nội dung liên quan đến sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ kế toán đã được hạch toán và thể hiện ở trong sổ kế toán của doanh nghiệp. Vậy thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là bao lâu?
Khái niệm về chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là giấy tờ, tài liệu ghi nhận lại các nội dung liên quan đến sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ kế toán đã được hạch toán và thể hiện ở trong sổ kế toán của doanh nghiệp. Các thông tin trong chứng từ kế toán có thể bao gồm các khoản khấu trừ thuế, biên lai thuế, phí, lệ phí,…
Theo luật Kế toán năm 2015 Chứng từ kế toán những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Như vậy có thể hiểu đơn giản, chứng từ kế toán là một loại tài liệu kế toán.
Có nhiều loại chứng từ kế toán, trong đó ta có thể phân loại chứng từ kế toàn thành các nhóm sau:
Thứ nhất: Chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt, bao gồm: Phiếu thu (mẫu 01-TT); Phiếu chi (mẫu 02-TT); Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu 03-TT); Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt tạm ứng (04-TT); Giấy đề nghị thanh toán (05-TT); Biên lai thu tiền (mẫu 06-TT); Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (mẫu 07-TT); Bảng kê quỹ tiền VNĐ (mẫu 08a-TT); Bảng kê quỹ ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý (mẫu 08b-TT); Bảng kê chi tiền (09-TT).
Thứ hai: Chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng: Giấy báo nợ, giấy báo có, Séc rút tiền mặt, giấy ủy nhiệm chi,…
Thứ ba: Chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương: Bảng chấm công; Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội; Bảng thanh toán tiền lương, thường,…
Thứ tư: Chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa: Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT); Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT), Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra; Biên bản bàn giao hàng hóa; Biên bản kiểm kê hàng hóa,…
Thứ năm: Chứng từ liên quan đến doanh thu và chi phí cho hoạt động kinh doanh: Phiếu thu, phiếu chi; Hóa đơn giá trị gia tăng; Hóa đơn bán hàng thông thường,…
Ý nghĩa và vai trò của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là tài liệu quan trọng đối với hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp và kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Đây là những loại giấy tờ mang tính pháp lý của doanh nghiệp, ghi nhận các số liệu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Đây là các bằng chứng thống kê việc thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, tính hợp pháp trong hoạt động này để tránh thất thoát, lãng phí tài sản của doanh nghiệp.
Chứng từ kế toán là căn cứ để thực hiện kế toán ban đầu. Việc lập chứng từ kế toán là thủ tục quan trọng để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, đơn vị. Nếu không có các chứng từ kế toán sẽ không thể thực hiện nghiệp vụ kế toán ban đầu.
Đây cũng là căn cứ không thể thiếu để đảm bảo tính hợp pháp của các nghiệp vụ kế toán. Lập chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý chứng minh cho các số liệu thể hiện trên sổ ghi kế toán.
Lập chứng từ kế toán là để ghi nhận lại những thông tin cần thiết nhằm xác định đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về những vấn đề liên quan đến nghiệp vụ kế toán cũng như vấn đề tài chính trong doanh nghiệp. Ngoài ra, chứng từ kế toán còn là bằng chứng, căn cứ để thực hiện hoạt động giải quyết các khiếu nại, tố cáo, tranh chấp trong các giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức.
Đối với hoạt động thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Chứng từ kế toán là căn cứ để chứng minh viêc thực hiện các nghĩa vụ về thuế. Đây là những tài liệu cần kiểm tra, rà soát trong những kỳ thanh tra thuế, đây là những giấy tờ phản ánh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cho nên có thể lấy nó làm căn cứ phát hiện và xử phạt đối với những hành vi vi phạm pháp luật của doanh nghiệp.
Do tính quan trọng của những chứng từ kế toán nêu trên, pháp luật quy định việc lưu trữ các tài liệu này theo từng thời gian cụ thể yêu cầu các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp phải tuân thủ.
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, việc lưu giữ những chứng từ này được pháp luật quy định cụ thể tại Nghị định số 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán.
Tài liệu kế toán phải lưu giữ tối thiểu 5 năm
Căn cứ Điều 12 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP những chứng từ phải lưu trữ tối thiểu 5 năm là: các loại chứng từ kế toán và tài liệu kế toàn dùng cho hoạt động quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp sử dụng ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
Tuy nhiên theo quy định sẽ có những tài liệu nằm trong những chứng từ kể trên có quy định phải lưu trữ lâu hơn. Trong trường hợp pháp luật có quy định lưu trữ lâu hơn thì cần thực hiện theo quy định đó.
Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
Căn cứ quy định tại Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP những tài liệu sau đâu phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm.
Thứ nhất: Các tài liệu sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các loại bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và một số tài liệu khác.
Thứ hai: Tài liệu kế toán liên quan đến tài sản cố định của doanh nghiệp.
Thứ ba: Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư trong các kỳ kế toán năm và báo cáo quyết toán dự án hoàn thành trong nhóm B và C.
Thứ tư: Tài liệu về thành lập, giải thế, phá sản, chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp; Tài liệu về chia tách, sáp nhập, hợp nhất doanh nghiệp, Tài liệu về chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
Thứ năm: Tài liệu liên quan đến kiểm toán, thanh tra của kiểm toán nhà nước và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc đơn vị kiểm toán độc lập.
Ngoài ra, những tài liệu không được quy định về lưu trữ tối thiểu 5 năm cũng thuộc nhóm phải lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định này.
Tài liệu kế toán phải lưu trữ vính viễn
Căn cứ quy định tại Điều 14 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP Các tài liệu. chứng từ kế toán bắt buộc phải lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:
Thứ nhất: Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước các chứng từ về báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm được Quốc hội phê chuẩn, được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Các tài liệu, hồ sơ, báo cáo, quyết toán các dự án quan trọng quốc gia, thuộc nhóm A; Các tài liệu mang tính sử liệu hoặc có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Thứ hai: Đối vưới hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán pahir lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trong về kinh tế, an ninh, quốc phòng
Lưu ý, những tài liệu lưu trữ vĩnh viễn này được xác định bởi thủ trưởng, người đại diện theo pháp luật của các cơ quan, đơn vị đó. Việc đưa ra quyết định lưu trữ vĩnh viễn phải được căn cứ trên ý nghĩa lâu dài của tài liệu đó. Trong từng trường hợp cụ thể và phải được lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc các hình thức khác. Những tài liệu này được lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu bị hủy hoại tự nhiên.
Những loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm những gì?
Theo Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, theo đó những loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:
– Chứng từ kế toán.
– Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
– Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
– Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.
Việc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán được thực hiện ra sao?
Tại Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về việc bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán như sau:
“1. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán trừ một số trường hợp sau đây:
a) Tài liệu kế toán quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 6 Nghị định này chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp.
b) Trong thời gian tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm
theo “Biên bản giao nhận tài liệu kế toán” theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định này.
c) Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài – liệu kế toán là bản sao chụp. Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được theo quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị phải lưu trữ “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được”.
Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế toán theo quy định. Đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Các cơ quan được cung cấp tài liệu kế toán phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệu kế toán trong thời gian sử dụng và phải hoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế toán đã sử dụng.”
Trên đây là tất cả thông tin được cung cấp bởi công ty luật Trần và Liên Danh về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán. Nếu quý vị có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần hỗ trợ về các vấn đề pháp lý khác, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline. Chúng tôi sẽ nhanh chóng hỗ trợ và trả lời mọi thắc mắc của quý vị.
