Con dấu công ty không chỉ thể hiện tư cách pháp nhân của công ty mà còn là dấu hiệu để phân biệt các công ty với nhau. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thay đổi mẫu dấu công ty tùy theo nhu cầu của mình.
Trong bài viết dưới đây, Luật Trần và Liên Danh sẽ hướng dẫn bạn thực hiện thủ tục thay đổi mẫu dấu công ty theo Luật doanh nghiệp mới.
Dấu công ty là gì? Con dấu công ty có những nội dung gì?
Luật doanh nghiệp 2020 không có quy định để định nghĩa thế nào là con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 43 Luật doanh nghiệp thì “Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp”.
Như vậy, con dấu của doanh nghiệp sẽ do doanh nghiệp tự quyết định về hình thức, nội dung và số lượng. Bên cạnh con dấu được làm từ các cơ sở khắc dấu, Luật doanh nghiệp 2020 cũng ghi nhận thêm “dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”.
Nếu như Luật doanh nghiệp 2014 quy định; Nội dung con dấu phải thể hiện được các thông tin: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp;
Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác) và mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước thì Luật doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định về nội dung con dấu phải có thông tin tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp; bỏ quy định về hình thức con dấu, giao toàn quyền cho doanh nghiệp trong việc quyết định về nội dung và hình thức của con dấu.
Những trường hợp phải thay đổi mẫu dấu công ty
Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp được tự quyết định về số lượng, hình thức và nội dung con dấu. Vì vây, doanh nghiệp có thể tiến hành thay đổi con dấu khi có nhu cầu. Thường thì doanh nghiệp sẽ thay đổi con dấu trong các trường hợp sau:
Thay đổi các thông tin được ghi nhận trên con dấu ví dụ như: Tên công ty, địa chỉ công ty…
Thay đổi chất liệu của con dấu;
Con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng không thể tiếp tục sử dụng.
Con dấu bị mất.
Thủ tục thay đổi mẫu dấu công ty
Nếu như Luật doanh nghiệp 2014 quy định trước khi sử dụng con dấu mới, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ thông báo mẫu dấu với cơ quan Đăng ký kinh doanh thì đến Luật doanh nghiệp 2020 đã không còn quy định về việc doanh nghiệp phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng nữa.
Như vậy, khi tiến hành thay đổi mẫu dấu, doanh nghiệp chỉ cần liên hệ với đơn vị khắc dấu để làm con dấu theo yêu cầu của doanh nghiệp và sử dụng.
Đây được xem là quy định mới, tiến bộ, phù hợp trong việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính về doanh nghiệp.
Lưu ý:
Đối với các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015: Trường hợp Doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì có thể chủ động liên hệ với cơ sở khắc dấu để làm dấu mới đồng thời phải nộp lại con dấu cũ và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho Cơ quan Công an nơi đã cấp dấu theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về việc quản lý và sử dụng con dấu. Cơ quan Công an sẽ cấp Giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của Doanh nghiệp.
Trường hợp Doanh nghiệp bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì Doanh nghiệp được làm lại con dấu mới. Đồng thời Thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho Cơ quan Công an nơi đã cấp dấu.
Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh
Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp thì thủ tục thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị những thông tin đăng ký kinh doanh cần thay đổi
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thay đổi nhiều nội dung đăng ký kinh doanh khác nhau như: Tên gọi, trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thành viên công ty hay người đại diện theo pháp luật…
Vì vậy, trước khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần xác định rõ các nội dung cần thay đổi. Doanh nghiệp có thể thực hiện thay đổi một hoặc nhiều nội dung đăng ký kinh doanh trong cùng một thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh.
Bước 2: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ
Thành phần hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh được quy định theo Luật doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Đối với mỗi nội dung thay đổi đăng ký kinh doanh khác nhau sẽ yêu cầu những thành phần hồ sơ khác nhau.
Bước 3: Nộp hồ sơ thay
Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, nộp phí thay đổi đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, sau khi tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh.
Bước 4: Tiếp nhận, xử lý hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh và nhận kết quả
Trong thời hạn từ 3 đến 5 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xử lý hồ sơ cho doanh nghiệp.
Nếu hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp nộp bổ sung một bộ hồ sơ bản cứng (nếu trước đó nộp online) và nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Ngược lại, nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo hướng dẫn điều chỉnh hoặc sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp bổ sung thông tin và nộp lại từ đầu.
Các trường hợp bắt buột thay đổi đăng ký kinh doanh
Một số thông tin quan trọng không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh lâu dài của doanh nghiệp/công ty, mà còn quyết định các thủ tục, thương hiệu, chi phí, thuế và nhiều nghĩa vụ trách nhiệm cần thực hiện.
Vì vậy doanh nghiệp cần xác định các trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh kịp thời và đúng quy định. Bên dưới là các trường hợp bắt buột cần phải thay đổi đăng ký kinh doanh.
Doanh nghiệp/công ty thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh ở đâu?
Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh/Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Trường hợp doanh nghiệp/công ty có thể nộp thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng bằng cách nộp hồ sơ trên trang trực tuyến tại website Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/
Các trường hợp không phải nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh
Thay đổi thông tin cổ đông trong công ty cổ phần
Thay đổi cổ đông sáng lập (Trừ trường hợp thay đổi cổ đông sáng lập do chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định)
Lưu ý sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh
Sauy khi hoàn thành thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh về việc thay đổi. Để đảm bảo cho doanh nghiệp được hoạt động bình thường thì sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh, chi tiết nội dung cần lưu ý.
Các câu hỏi thường gặp khi thay đổi kinh doanh
Dưới đây là một số thắc mắc của doanh nghiệp khi thay đổi đăng ký kinh doanh mà đội ngũ luật sư Luật Trần và Liên Danh đã tổng hợp và giải đáp:
Câu hỏi 1: Khi thay đổi đăng ký kinh doanh có phải quyết toán thuế và phát hành lại hóa đơn VAT không?
Trả lời:
Thông tin thay đổi doanh nghiệp dự định triển khai là căn cứ xác định nghĩa vụ doanh nghiệp cần thực hiện. Thông thường: Khi thay đổi trụ sở khác quận, khác tỉnh doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận nhưng không phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế.
Khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp mà bên tiếp nhận kế thừa toàn bộ nghĩa vụ về thuế của doanh nghiệp trước chuyển đổi thì không phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế trước khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp;
Khi doanh nghiệp thay đổi tên công ty, thay đổi địa chỉ trụ sở cần liên hệ với cơ quan thuế để thay đổi thông tin của công ty trên hóa đơn đã phát hành.
Câu hỏi 2: Khi thay đổi nội dung nào doanh nghiệp cần khắc lại con dấu (mộc) công ty?
Trả lời:
Doanh nghiệp cần khắc lại con cấu công ty khi thay đổi các nội dung sau
Thay đổi tên công ty; Thay đổi loại hình doanh nghiệp của công ty; Trường hợp thay đổi trụ sở khác quận, tỉnh của công ty: tuy không thuộc trường hợp bắt buộc đổi dấu nhưng để thống nhất với quận/tỉnh mới doanh nghiệp nên cấp đổi con dấu nếu con dấu cũ có thể hiện quận/ tỉnh cũ.
Câu hỏi 3: Những khó khăn, vướng mắc khi thay đổi đăng ký kinh doanh?
Trả lời:
Theo Luật Trần và Liên Danh doanh nghiệp khi đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp có thể gặp các khó khăn sau: Thủ tục đăng ký giảm vốn điều lệ trước đây luôn là nội dung khó thực hiện nhất bởi Luật doanh nghiệp cũ không cho phép công ty TNHH 1 thành viên được giảm vốn, quy trình kiểm soát việc đăng ký giảm vốn gắn với việc thẩm tra báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Với các điểm mới tại Luật doanh nghiệp 2020 cùng với quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP giúp cho Luật Trần và Liên Danh giải quyết được mọi yêu cầu từ khách hàng và không yêu cầu cung cấp báo cáo tài chính khi thực hiện.
Thủ tục chia, tách, sát nhập, hợp nhất doanh nghiệp luôn yêu cầu giải trình + Phương án sử dụng lao động + Phương án phân bổ tài sản, tài chính + Phương án đảm bảo thực hiện các khoản nợ đến hạn nên luôn đòi hỏi hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh phải soạn thảo dựa trên số liệu thực tế của doanh nghiệp kết hợp với kinh nghiệm làm hồ sơ thay đổi lâu năm của luật sư. Sự phối hợp này giúp cho kết quả được cấp nhanh, chính xác, đúng pháp luật.
Thủ tục đăng ký góp vốn, chuyển nhượng vốn góp, cổ phần cho người nước ngoài đảm bảo người thực hiện phải tiến hành:
Xin công văn chấp thuận của SKHĐT cho phép người nước ngoài đăng ký góp vốn, chuyển nhượng vốn góp, cổ phần trước khi tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh.
Tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp lập tài khoản vốn để thực hiện việc chuyển tiền góp vốn, nhận chuyển nhượng vốn góp, cổ phần. Đăng ký lại ngành nghề kinh doanh của công ty cho phù hợp với quy định của Luật đầu tư 2020.
Câu hỏi 4: Có nộp được hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng được không?
Trả lời:
Theo quy định mới của Luật, hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh sẽ được nộp qua 02 bước sau: Nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp
Nộp hồ sơ trực tiếp (hồ sơ giấy) tới cơ quan đăng ký sau khi được chấp thuận hồ sơ trực tuyến.
Do đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng được và đây là bước bắt buộc.
Câu hỏi 5: Thời gian thay đổi đăng ký kinh doanh theo đúng quy định pháp luật mất bao lâu?
Trả lời:
Thời gian thay đổi đăng ký kinh doanh tính từ ngày hồ sơ thay đổi được nộp và chấp nhận hợp lệ là 03 ngày làm việc.
Câu hỏi 6: Tra cứu thông tin thay đổi đăng ký kinh doanh ở đâu?
Trả lời:
Việc tra cứu thông tin thay đổi đăng ký kinh doanh sẽ được thực hiện tại cơ sở dữ liệu trực tuyến quốc gia về doanh nghiệp.
Câu hỏi 7: Mức thu lệ phí thay đổi đăng ký kinh doanh công ty?
Trả lời:
Lệ phí thay đổi đăng ký kinh doanh công ty hiện nay đang miễn phí, doanh nghiệp chỉ cần nộp chi phí công bố thông tin thay đổi trên cổng thông tin quốc gia: 100.000 VND và phí thay đổi con dấu công ty: 200.000 VND (trường hợp thay đổi thêm dấu công ty).
Trên đây là nội dung tư vấn của Luật Trần và Liên Danh về giấy chứng nhận đăng mã số thuế và quy định về thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế. Trường hợp có thắc mắc xin vui lòng liên hệ để được giải đáp cụ thể nhất.
