Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022. Sau đây, Luật Trần và Liên Danh sẽ giải thích hóa đơn điện tử là gì và tổng hợp các văn bản quy phạm pháp luật mới nhất về hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của Luật kế toán.

Trong đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Phân loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm: hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Cụ thể:

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Các loại hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 5 Nghị định 119/2018, hiện nay hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

– Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Áp dụng với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế.

– Hóa đơn bán hàng: Áp dụng với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp; gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.

– Các loại hóa đơn khác gồm: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.

Nội dung, thông tin trên hóa đơn điện tử

Điều 6 Nghị định 119 quy định hóa đơn điện tử phải có các nội dung bao gồm:

– Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có mã số thuế);

– Tên, số lượng, đơn vị tính, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT;

– Tổng số tiền thanh toán;

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

– Mã của cơ quan thuế với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung liên quan khác (nếu có).

Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/7/2022

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa, dịch vụ từ ngày 01/7/2022.

Trước đó, Bộ Tài chính cũng đã có lộ trình thí điểm áp dụng hóa đơn điện tử tại các tỉnh, thành phố theo 02 giai đoạn:

– Giai đoạn 1: Áp dụng tại 06 tỉnh, thành phố từ tháng 11/2021: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Phú Thọ, Quảng Ninh, Hải phòng, Bình Định (theo Công văn 10847 của Bộ Tài chính).

– Giai đoạn 2: Áp dụng tại 57 tỉnh, thành phố còn lại từ tháng 4/2022 (theo Quyết định số 206/QĐ-BTC của Bộ Tài chính).

Tổng hợp văn bản mới nhất về hóa đơn điện tử

Sau đây là bảng tổng hợp các văn bản về hóa đơn điện tử:

Các loại hóa đơn sử dụng trong doanh nghiệp

Có nhiều loại hoá đơn triển khai trong doanh nghiệp, mỗi loại có đặc điểm riêng.

Hóa đơn giá trị gia tăng

Hoá đơn giá trị gia tăng loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động:

– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

– Hoạt động vận tải quốc tế;

– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

– Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

Và đây là loại hóa đơn tài chính Cơ quan thuế quản lý. Các kế toán trong doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh phải báo cáo cho Cơ quan thuế định kỳ hàng quý. Đây là loại hóa đơn tài chính mà thuế chấp thuận, được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào (nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ). Và được chấp nhận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Hóa đơn bán hàng

Hay còn gọi là hóa đơn trực tiếp. Trên hóa đơn không có dòng thuế GTGT.

Thường được áp dụng:

– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu. (Theo mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).

– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”. (Theo mẫu số 5.3 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).

Thông thường, chúng ta có thể dễ nhận thấy loại hóa đơn này khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ của các hộ và cá nhân kinh doanh.

Đây là loại hóa đơn thuế quản lý. Và cũng phải báo cáo cho cơ quan thuế biết định kỳ hàng quý. Đây là loại hóa đơn tài chính mà thuế chấp thuận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hóa đơn khác

Gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

Đây là loại hóa đơn mà Cơ quan thuế quản lý. Công ty cũng phải định kỳ báo cáo cho cơ quan thuế. Nên đây là loại hóa đơn mà thuế chấp thuận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Và cũng được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. (Nếu công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ). Nhưng do giá trị nhỏ thường khi đi làm các bạn hạch toán cả phần thuế giá trị gia tăng vào chi phí.

Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Đây cũng chính là hóa đơn tài chính và thuế quản lý. Định kỳ phải báo cáo cho cơ quan thuế.

Được chấp thuận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Và chấp thuận được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào (nếu tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ).

Các hình thức hóa đơn

Hóa đơn được thể hiện dưới các hình thức sau:

– Hóa đơn tự in:

Đây là loại hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Hóa đơn đặt in:

Là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

– Hóa đơn điện tử:

Là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử. Bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. 

Lưu ý:

Từ ngày 1/11/2020, bắt buộc các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, từ nay cho đến 31/10/2020, vẫn có thể được sử dụng hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in.

Từ nay cho đến 31/10/2020, nếu cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử:

+ Nếu cơ sở kinh doanh đáp ứng các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin: Sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử.

+ Nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng được các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin: Vẫn được sử dụng hóa đơn đặt tin, hóa đơn tự in.

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của công ty Luật Trần và Liên Danh về nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử. Nếu bạn đọc còn vướng mắc về nội dung tư vấn trên của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và hiệu quả nhất.