Hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Dưới đây là hướng dẫn cách lập hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế đơn giản, chính xác nhất để doanh nghiệp tham khảo.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?
Theo điểm a khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử là gì?
Theo Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021 (sửa đổi tại Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022) thì mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử là một chuỗi 34 ký tự do hệ thống của cơ quan thuế hoặc hệ thống của đơn vị do cơ quan thuế ủy quyền tạo ra duy nhất cho từng hóa đơn điện tử.
Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế
Điều 91, Luật quản lý thuế năm 2019 quy định, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế bao gồm:
– Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu).
Tuy nhiên, doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: xăng dầu, điện lực, bưu chính, nước sạch, bảo hiểm, kinh doanh TMĐT, siêu thị… nếu có rủi ro cao về thuế và được Cơ quan thuế yêu cầu sử dụng thì phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
Hộ cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Hộ cá nhân kinh doanh mặc dù không đáp ứng điều kiện sử dụng HĐĐT có mã nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng, hoặc doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được Cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì sẽ được cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi Cơ quan thuế cấp.
Chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT có mã của Cơ quan thuế
Theo quy định tại Điều 5, Thông tư 78/2021/TT-BTC, có 2 trường hợp có thể chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế:
Trường hợp 1: Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, nếu có nhu cầu chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã thì thực hiện thay đổi thông tin theo hướng dẫn tại Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã (kinh doanh xăng dầu, điện lực, bảo hiểm…) nếu thuộc trường hợp xác định rủi ro cao về thuế và được Cơ quan thuế thông báo chuyển đổi áp dụng HĐĐT có mã thì phải chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã.
Lưu ý: Người nộp thuế cần thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện theo thông báo của Cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày làm việc (kể từ ngày Cơ quan thuế phát hành thông báo).
Sau 1 năm kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng HĐĐT không có mã, thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn. Cơ quan thuế căn cứ theo quy định để đánh giá, quyết định về việc chuyển đổi này.
Cấu trúc mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Theo Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021 (sửa đổi tại Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022) thì mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là dải ký tự bao gồm 23 ký tự có cấu trúc như sau:
C1C2C3C4C5C6C7C8C9C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20
Trong đó:
(1) Một ký tự đầu C1: là chữ cái M cố định để thể hiện dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC về ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
– Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;
– Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
– Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
– Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);
– Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:
+ “1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ “2C22TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ “1C23LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
+ “1K23TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ “1K22DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
+ “6K22NAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;
+ “6K22BAB” – là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
(2) Một ký tự C2: là ký hiệu được gắn cố định để thể hiện loại hóa đơn điện tử từ 1 đến 6 theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
– Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
– Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
– Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
– Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
– Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
– Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
(3) Hai ký tự C3C4: là 02 số cuối của năm phát hành hóa đơn được sinh tự động từ phần mềm bán hàng của NNT.
(4) Năm ký tự C5C6C7C8C9: là một chuỗi 05 ký tự do CQT cấp theo hình thức tự sinh từ hệ thống HĐĐT của CQT đảm bảo tính duy nhất.
(5) Mười một ký tự C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20: là chuỗi 11 số tăng liên tục được tự sinh từ phần mềm bán hàng.
(6) Dấu gạch ngang (-): là ký tự để phân tách các nhóm ký tự thể hiện loại hóa đơn, năm phát hành hóa đơn tự sinh từ phần mềm bán hàng, ký tự do CQT cấp, chuỗi số tăng liên tục tự sinh từ phần mềm bán hàng.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể thiết lập cho nhiều máy tính tiền tại một hoặc nhiều địa điểm kinh doanh, đơn vị phụ thuộc đảm bảo tính duy nhất của từng hóa đơn.
Trên đây là tất cả thông tin được cung cấp bởi công ty luật Trần và Liên Danh về mã cơ quan thuế. Nếu quý vị có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần hỗ trợ về các vấn đề pháp lý khác, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline. Chúng tôi sẽ nhanh chóng hỗ trợ và trả lời mọi thắc mắc của quý vị.
