Thủ tục đăng ký kinh doanh qua mạng là hình thức đang được sử dụng phổ biến trên cả nước. Nghị định 01/2021/NĐ-CP được ban hành đã có một số điểm mới liên quan đến hình thức đăng ký này nhằm giảm bớt một số thủ tục không cần thiết.
Bài viết dưới đây Luật Trần và Liên Danh sẽ hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp qua mạng cho quý bạn đọc có nhu cầu tham khảo.
Đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng
Trước hết, chúng tôi xin nhắc lại với bạn rằng: thời gian toàn bộ quá trình đăng ký thành lập doanh nghiệp là từ 3 – 25 ngày làm việc. Quá trình này bao gồm từ khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh đến khi hồ sơ khai thuế được chấp thuận và trả lời. Lúc này, công ty của bạn mới có thể đi vào hoạt động.
Hình thức đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng chỉ là bước đầu tiên trong quá trình thành lập doanh nghiệp.
Thời gian hoàn thành bước này khoảng 3 ngày làm việc. Sau khi hoàn thành bước này, bạn nhận được “Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh”. Tiếp theo bạn còn cần phải thực hiện các thủ tục khắc dấu, khai báo mẫu dấu, khai báo thuế…
Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là gì?
Theo khoản 1 Điều 42 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được hiểu như sau:
“1. Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.”
Như vậy, đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là hình thức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc bằng chữ ký số.
Trong đó:
– Đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh:
+ Tài khoản đăng ký kinh doanh được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cấp cho cá nhân để thực hiện đăng ký doanh nghiệp;
+ Một Tài khoản đăng ký kinh doanh chỉ được cấp cho một cá nhân. Cá nhân được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin đăng ký.
– Đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số: Là một dạng chữ ký bằng phương pháp điện tử dùng để thay thế chữ ký thông thường, mẫu dấu trong các văn bản của cơ quan, tổ chức.
Khi đăng ký doanh nghiệp theo hình thức này, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ là các văn bản điện tử (định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”) qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp thay vì nộp bản giấy.
Điều kiện của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được chuyển sang dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy.
Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được nhập đầy đủ và chính xác theo thông tin trong các văn bản điện tử;
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Điều kiện để được cấp tài khoản đăng ký kinh doanh
Tài khoản đăng ký kinh doanh gửi qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp qua mạng được kích hoạt khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
Người dùng kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin bắt buộc;
Người dùng có gửi kèm bản điện tử Giấy tờ chứng thực cá nhân hợp lệ khi đăng ký tài khoản;
Một cá nhân không đăng ký hơn một Tài khoản đăng ký kinh doanh.
Kê khai thông tin đăng ký Tài khoản đăng ký kinh doanh đầy đủ, chính xác bao gồm: Họ và tên; Giới tính; Ngày sinh; Quốc tịch; Dân tộc; Địa chỉ liên hệ; Địa chỉ thường trú; Email; Điện thoại; Loại giấy tờ chứng thực cá nhân; Số giấy tờ chứng thực cá nhân; Ngày cấp; Nơi cấp.
Giấy tờ chứng thực cá nhân được sử dụng để đăng ký Tài khoản đăng ký kinh doanh bao gồm:
Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực;
Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực;
Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Bản điện tử Giấy tờ chứng thực cá nhân hợp lệ là bản điện tử được tạo lập từ việc quét (scan) hoặc chụp ảnh từ bản giấy gốc, phải đảm bảo hiển thị rõ nét, đầy đủ, chính xác thông tin như bản giấy gốc, không có dấu hiệu cắt ghép, mờ hoặc mất một phần thông tin.
Sau khi kích hoạt hoặc từ chối kích hoạt Tài khoản đăng ký doanh nghiệp qua mạng, Trung tâm Hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua thư điện tử cho người dùng.
Điều kiện để kích hoạt lại Tài khoản đăng ký kinh doanh đã bị vô hiệu hóa
Tài khoản đăng ký doanh nghiệp qua mạng đã bị vô hiệu hóa được kích hoạt lại trong trường hợp người dùng có giải trình về việc khắc phục nguyên nhân dẫn đến tình trạng Tài khoản đăng ký công ty qua mạng điện tử đó bị vô hiệu hóa và giải trình của người dùng được chấp thuận bởi Trung tâm Hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh.
Có nên đăng ký kinh doanh qua mạng hay không?
Đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng có những lợi ích sau:
Thủ tục đơn giản
Tiết kiệm thời gian
Hoàn toàn miễn phí
Nếu bạn đăng ký bằng cách nộp trực tiếp, lệ phí nộp hồ sơ là 100.000 VND
Giảm thiếu sai sót
Bạn sẽ được thông báo email nếu hồ sơ online có sai sót. Khi đó, bạn chỉ cần nộp lại cho đúng và chờ thông báo hợp lệ.
Linh hoạt về thời gian 24/24
Bạn có thể nộp hồ sơ bất cứ lúc nào trên hệ thống trực tuyến.
Hiện nay, hình thức nộp qua mạng đang được ưu tiên và khuyến khích. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên đăng ký theo hình thức này.
Lưu ý khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng
Khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng, bạn cần phải lưu ý các vấn đề sau:
Scan (hoặc chụp ảnh) tất cả hồ sơ từ bản gốc
Hình ảnh phải rõ nét, đầy đủ, thông tin chính xác như bản gốc.
Không có dấu hiệu cắt, ghép, mờ hoặc mất một phần thông tin.
Tất cả hồ sơ (hình ảnh) nên được lưu dưới định dạng pdf.
Hồ sơ bản giấy khi nộp phải là bản hồ sơ gốc được chụp, giống chính xác với hồ sơ đã nộp online.
Nên in kết quả thông báo hồ sơ hợp lệ thành 2 bản.
Hồ sơ bản giấy khi nộp cần được kẹp trong 1 bìa lá.
Chữ ký số công cộng khi gắn vào tài khoản đăng ký kinh doanh để nộp hồ sơ là chữ ký số cá nhân (nếu có)
Bạn có thể cần đến thẻ ngân hàng có đăng ký internet-banking/e-banking
Địa chỉ tiếp nhận hồ sơ
Bạn có thể đăng ký doanh nghiệp qua mạng ở bất cứ địa phương nào trên cả nước tại:
Website cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: dangkyquamang.dkkd.gov.vn
Sau khi hồ sơ hợp lệ, bạn cần nộp hồ sơ bản giấy và nhận kết quả tại phòng đăng ký kinh doanh địa phương, nơi đặt trụ sở kinh doanh. (danh sách địa chỉ phòng đăng ký kinh doanh tại các địa phương trên cả nước).
Đăng ký doanh nghiệp qua mạng có phải lên Phòng đăng ký kinh doanh?
Theo Điều 44, 45 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trình tự thủ tục đăng ký qua mạng điện tử như sau:
Bước 1: Kê khai thông tin và tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ và nộp lệ phí theo quy định
Bước 2: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
– Người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy biên nhận hồ sơ;
– Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp.
– Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
Bước 3: Nhận kết quả
So sánh với quy định cũ tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP và Nghị định 108/2018/NĐ-CP, việc đăng ký thành nghiệp qua mạng có điểm mới như sau:
Doanh nghiệp không phải nộp bản giấy Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Theo quy định cũ, sau khi Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo chấp thuận thì doanh nghiệp phải một bộ hồ sơ bằng bản giấy lên để nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Kể từ 04/01/2021, theo quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử như trên, doanh nghiệp không cần phải nộp hồ sơ bằng bản giấy nữa.
Tuy nhiên, khi nhận kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người thực hiện thủ tục vẫn phải lên Phòng Đăng ký kinh doanh để nhận. Trường hợp được uỷ quyền thì người được uỷ quyền phải mang theo Giấy uỷ quyền và giấy tờ nhân thân của mình.
Như vậy, từ 2021, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng sẽ lên Phòng Đăng ký kinh doanh duy nhất một lần để lấy kết quả. Nhưng doanh nghiệp khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh không cần nộp hồ sơ bản giấy.
Sau khi có giấy phép kinh doanh
Tiếp theo, bạn cần phải thực hiện nhiều thủ tục khác như sau:
Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia (Lệ phí 300.000 VND) (Xem hướng dẫn)
Khắc dấu và thông báo mẫu dấu theo mẫu. Ở bước này, bạn liên hệ với các công ty, đơn vị tư nhân có giấy phép để khắc dấu.
Mở tài khoản ngân hàng + Thông báo số Tài khoản ngân hàng cho cơ quan đăng ký kinh doanh (qua mạng).
Đăng ký nộp thuế điện tử với cơ quan thuế quận, huyện và xác nhận đã đăng ký nộp thuế điện tử từ ngân hàng. Bước này bạn có thể thực hiện qua mạng tại địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn hoặc nhantokhai.gdt.gov.vn (đối với TpHCM)
Đóng thuế môn bài qua mạng bằng cách sử dụng Chữ ký số điện tử. (Cần mua chữ ký số điện tử)
Tiến hành khai thuế ban đầu, nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, nộp hồ sơ đặt in hóa đơn, nhận kết quả đặt in hóa đơn tại cơ quan thuế quận, huyện. Đến đây, bạn trực tiếp đến cơ quan thuế địa phương để nộp hồ sơ.
In hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC
Thực hiện báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm.
Như vậy, trên đây là toàn bộ thông tin và nội dung tư vấn pháp luật của Luật Trần và Liên Danh liên quan đến nội dung hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp qua mạng.
Mọi thắc mắc xin liên hệ qua Hotline: 0969 078 234 để được giải đáp tận tình và đạt hiệu quả tối đa nhất.
