Nội quy lao động có hiệu lực khi nào là một vấn đề tưởng trừng đơn giản tuy nhiên khi nghiên cứu và phân tích kỹ các quy định pháp luật hiện hành và thực tiễn thực hiện, câu trả lời cho câu hỏi này cần được làm rõ để doanh nghiệp dễ dàng nắm được hiệu lực của nội quy lao động.
Nội quy lao động là gì?
Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định về các quy tắc xử sự mà người lao động có trách nhiệm bắt buộc phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động, quy định về các hành vi kỷ luật lao động, cách thức xử lý và trách nhiệm vật chất.
Bình luận quy định về nội quy lao động
Điều luật 118 Bộ luật lao động nâm 2019 quy định các vấn đề về nội quy lao động, từ chủ thể, hình thức ban hành, phạm vi ban hành nội quy lao động, nội dung của nội quy lao động đến trình tự, thủ tục ban hành quy lao động.
Về chủ thể ban hành nội quy
Chủ thể ban hành nội quy lao động là người sử dụng lao động. Đây được xem là nghĩa sẽ bắt buộc của người sử dụng lao động. Bởi vậy, nếu người sử dụng lao động không thực hiện sẽ bị xem là hành vi vi phạm pháp luật lao động và có thể sẽ bị xử phạt.
Phạm vi và hình thức ban hành nội quy lao động
Tất cả mọi người sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động. Đây là nghĩa vụ bắt buộc của tất cả các chủ sử dụng lao động. Đối với người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 lao động thì có thể ban hành nội quy dưới hình thức bằng miệng hoặc bằng văn bản. Đối với người sử dụng lao động có sử dụng từ 10 lao động trở lên thì bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản.
Về nội dung của nội quy lao động
Nội quy lao động, gồm 09 nội dung cơ bản. Cụ thể gồm các quy định về: thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; trật tự tại nơi làm việc; an toàn, vệ sinh lao động; phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở dĩ trí tuệ của người sở hữu sử dụng lao động; trường hợp được tạm chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động; các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động; trách nhiệm vật chất; người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Người sử dụng lao động cần quy định cụ thể các nội dung này trong nội quy lao động cho phù hợp với điều kiện thực tế, yêu cầu ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp, xác định rõ những quy tắc mà người lao động phải tuân thủ trong các lĩnh vực này.
Chẳng hạn như trong nội dung về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, người sử dụng lao động cần quy định cụ thể về biểu thời giờ làm việc của người sử dụng lao động như: Sáng bắt đầu làm việc từ mấy giờ, giờ nào thì nghỉ giải lao, giờ nào thì kết thúc công việc…
Hay như về nội dung trật tự tại nơi làm việc, người sử dụng lao động cần quy định cụ thể về phạm vi đi lại giao tiếp của người lao động khi thực hiện công việc…
Tuy nhiên về nguyên tắc các quy định trong nội quy không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan.
Về thủ tục ban hành nội quy lao động
Quy trình ban hành nội quy lao động về cơ bản sau sử dụng lao động tự quyết định nhưng để nội quy lao động được hợp pháp thì người sử dụng lao động phải bảo đảm các thủ tục sau:
Thứ nhất, trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, thì ở nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, người sử dụng lao động bắt buộc phải tham khảo ý kiến của tổ chức này.
Thứ hai, khi nội quy lao động được ban hành, người sử dụng lao động phải thông báo cho người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc như: tại phòng làm việc, các phân xưởng….
So với bộ luật lao động cũ năm 2012, bộ luật lao động năm 2019 có sự thay đổi về phạm vi ban hành, nội dung và thủ tục ban hành nội quy lao động. Cụ thể, ban hành nội quy lao động, Điều 119 bộ luật lao động cũ năm 2012 quy định: “Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản”.
Như vậy, theo bộ luật lao động cũ năm 2012 chỉ những người sử dụng lao động từ 10 lao động trở lên mới phải có nội quy lao động, còn nếu sử dụng dưới 10 lao động thì không cần phải có nội quy lao động. Bộ luật lao động năm 2019 đã quy định theo hướng mở rộng hơn phạm vi ban hành nội quy lao động.
Khoản 1 điều 118 có quy định: “người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng lao động từ 10 lao đồng trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản”
Như vậy, theo bộ luật lao động năm 2019 tất cả mọi người sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động. Tuy nhiên, nếu người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 lao động thì có thể ban hành nội quy lao động bằng văn bản hoặc bằng miêng. Nhưng nếu đã sử dụng từ 10 lao động trở lên thì bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản.
Nội quy lao động là cơ sở để thiết lập kỷ luật lao động và cũng là cơ sở để xử lý kỷ luật lao động. Người lao động cần phải biết mình phải thực hiện và tuân theo những quy định gì và nếu bị vi phạm sẽ bị xử lý ra sao.
Bởi vậy, tất cả các chủ sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động để người lao động biết và thực hiện và cũng là để tránh sự lạm quyền của người sử dụng lao động khi xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm.
Song vì quy mô sử dụng lao động khác nhau nên đối với người sử dụng lao động sử dụng ít lao động có thể ban hành nội quy bằng miệng, còn nếu đã sử dụng từ 10 lao động trở lên thì buộc phải bằng văn bản để có thể tiện cho việc quản lý và có căn cứ chính xác giải quyết khi có tranh chấp phát sinh.
Bên cách đó, so với Bộ luật lao động cũ năm 2012, nội dung của nội quy lao động cũng có sự đổi mới.
Theo Điều 118 Bộ luật lao động cũ năm 2012 thì nó bao gồm những nội dung chủ yếu như: thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc; an toàn lao động, vệ sinh nơi làm việc; việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở của người sử dụng lao động; các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất.
Nội dung của nội quy lao động theo bộ luật lao động năm 2019 về cơ bản vẫn giữ các nội dung nhưng bổ sung thêm 03 nội dung mới. Đó là:
+ Phòng chống quay rối tình dục tập nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
+ Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao
+ Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Việc bộ luật lao động năm 2019 quy định nội quy lao động có thêm 03 nội dung trên là hợp lý, khắc phục những bất cập trong thực tiễn thời gian qua. Cụ thể:
Thứ nhất, về phòng, chống quay rối tình dục tại nơi làm việc, trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
Quấy rối tình dục tại nơi làm việc để cho tự tắt nơi làm việc đến môi trường làm việc của người lao động. Người bị quay rối có thể phải chịu những tổn thương lớn về tinh thần dẫn đến sợ hãi, hoang mang.
Quấy rối tình dục tại nơi làm việc khiến cho người lao động không yên tâm làm việc, thậm chí còn phải chuyển công việc. Tuy nhiên, nếu không có những quy định rõ ràng người sẽ không biết đó là anh biết tội rồi tình dục, không biết nó lại vì họ không được phép làm.
Bộ luật lao động cũ năm 2012 quy định về quấy rối tình dục tại nơi làm việc trong 4 điều nhưng lại chưa đưa ra định nghĩa về hành vi cũng như cơ chế xử lý đối với hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc nên không có tính khả thi.
Khắc phục những hạn chế này, bộ luật lao động năm 2019 đã đưa ra khái niệm quay rối tình dục tại nơi làm việc. Theo khoản 9 điều 3 bộ luật lao động năm 2019 quy định:
“Quấy rối tình dục tại nơi làm việc là hành vi có tính chất tình dục của bất kỳ người nào đối với người khác tại nơi làm việc mà không được người đó mong muốn hoặc chấp nhận. Nơi làm việc là bất kỳ nơi nào mà người lao động thực tế làm việc theo thỏa thuận hoặc phân công của người sử dụng lao động”.
Tuy nhiên, Bộ luật lao động năm 2019 không quy định cụ thể hành vi nào là hành vi quấy rối tình dục mà để cho nội quy lao động của các đơn vị sử dụng lao động tự quy định. Chỗ này là hợp lý bởi tính chất công việc của mỗi đơn vị sử dụng lao động là khác nhau.
Người sử dụng lao động căn cứ vào hoàn cảnh thực tế của đơn vị mình để quy định về việc phòng, chống quấy rối tình dục cũng như hành vi, việc xử lý đối với hành vi quấy rối tình dục.
Với sự kiện cụ thể trong nội quy lao động cả người lao động và người sử dụng lao động sẽ nhận thức được rõ hơn vấn đề này và sẽ tránh được tình trạng vi phạm, đồng thời cũng có căn cứ để xử lý hành vi này xảy ra.
Thứ hai, trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động.
Khi hợp đồng lao động có hiệu lực pháp luật, các bên phải thực hiện các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Tuy nhiên, toàn quyền quản lý lao động cũng như nhu cầu bố trí nhân sự trong sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp, pháp luật cho phép người sử dụng lao động có quyền tạm thời điều chuyển người lao động sang làm công việc khác không phải là công việc đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật.
Người sử dụng lao động có quyền chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động khi doanh nghiệp gặp khó khăn đột suất do thiên tai, dịch bệnh, khắc phục tại nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, sự cố điện, nước hoặc do nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, trường hợp nào được xem là nhu cầu sản xuất, kinh doanh là vấn đề cần tránh tình trạng lạm quyền của người sử dụng lao động.
Các doanh nghiệp khác nhau thì nhu cầu sản xuất, kinh doanh cũng khác nhau, chính vì vậy để đảm bảo quyền quản lý cho các doanh nghiệp pháp luật cho phép người sử dụng lao động được quy định vấn đề này trong lao động. Do vậy, một trong những nội dung cơ bản của nội quy lao động là phải quy định về các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh mà người sử dụng lao động điều chuyển lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động
Thứ ba, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Bộ luật lao động cũ năm 2012 không quy định về thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Hướng dẫn bộ luật lao động cũ năm 2012 Nghị định số 05/2015/NĐ-CP quy định: “người giao kết hợp đồng lao động…. Người có thẩm quyền ra quyết định xử lý kỷ luật lao động. Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động chỉ có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động theo hình thức khiển trách”. Có thể thấy, thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động theo Nghị định số 05/2015/NĐ-CP tương đối hẹp, gây khó khăn cho đơn vị sử dụng lao động trong quá trình xử lý kỷ luật.
Nghị định số 148/2018NĐ-CP sửa đổi nghị định số 05/2015/NĐ-CP đã mở rộng hơn thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động của người sử dụng lao động, theo đó, “Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động là người có thẩm quyền ra quyết định Kỷ luật lao động đối với người lao động”.
Điều này được hiểu là, người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động cũng có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Tuy vậy, quy định này không đảm bảo sự linh hoạt cho các đơn vị sử dụng lao động. Đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lượng công việc ít thì quy định này là phù hợp.
Còn đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều chi nhánh hoạt động tại nhiều địa phương khác nhau và đặc biệt cách quản lý khác nhau thì quy định về thẩm quyền xử lý kỷ luật không phù hợp.
Kỷ luật lao động là một nội dung quan trọng thuộc về quản lý của người sử dụng, vì vậy việc quản lý doanh nghiệp như thế nào nên để cho người sử dụng lao động quyết định. Hơn nữa, nếu vì lý do nào đó mà người đại diện cho đơn vị sử dụng lao động không thể ký được quyết định xử lý kỷ luật lao động (chẳng hạn người đại diện theo pháp luật không có mặt tại Việt Nam) thì việc xử lý kỷ luật phải dừng lại dù thời hiệu xử lý kỷ luật lao động sắp hết, dễ dẫn đến việc vi phạm về thời hiệu.
Do vậy, việc cho phép người sử dụng lao động được quy định trong nội quy lao động về người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động là phù hợp, bảo đảm quyền tự chủ của doanh nghiệp. Quy định này cũng phù hợp với cách tiếp cận coi việc xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động là quyền của người sử dụng lao động.
Thủ tục ban hành nội quy theo bộ luật lao động năm 2019 cũng có sự thay đổi so với Bộ luật lao động cũ năm 2012. Bộ luật lao động cũ năm 2012 quy định: “Trước khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở”.
Quy định này trong những năm qua khi áp dụng vào thực tiễn gặp phải vướng mắc đó là ở những đơn vị không có tổ chức đại diện tập thể lao động cơ sở (mà cụ thể là tổ chức Công đoàn) thì không thực hiện được thủ tục này. Theo báo cáo tổng kết thi hành bộ luật lao động cũ năm 2012, 80% doanh nghiệp dân doanh và 60% doanh nghiệp vốn đầu tư nước ngoài chưa thành lập được công đoàn cơ sở.
Vì vậy, vấn đề đặt ra là ở những đơn vị không có tổ chức công đoàn thì nội quy lao động có được xem là hợp pháp? Vấn đề này đã gây ra các tranh luận khác nhau trong quá trình áp dụng, có quan điểm cho rằng bất hợp pháp và có quan điểm cho là hợp pháp.
Khắc phục tình trạng này, tới Bộ luật lao động năm 2019 đã quy định việc tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở chỉ áp dụng đối với những đơn vị sử dụng lao động có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Những đơn vị sử dụng lao động không có tổ chức lao động tập thể tại cơ sở sẽ không phải thực hiện thủ tục này là hợp lý, khắc phục được những bất cập của thực tiễn.
Quy định về hiệu lực của nội quy lao động
Điều 121 quy định về thời điểm có hiệu lực của nội quy lao động. Đối với các nội quy lao động được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền, thông thường sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
Tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng nếu trong thời gian này cơ quan có thẩm quyền đăng ký nội quy có ý kiến về việc nội dung của nội quy lao động trái với quy định của pháp luật thì người sử dụng lao động phải sửa đổi, bổ sung lại nội quy và tiến hành đăng ký lại. Trong trường hợp này quy lao động sẽ có hiệu lực sau 15 kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký lại.
Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản, cũng không phải đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền nên thời điểm có những người sử dụng lao động quy định trong nội quy lao động. Chẳng hạn như có thể từ ngày người sử dụng lao động ký ban hành nội quy.
Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về hiệu lực của nội quy lao động. Nếu bạn đọc còn bất cứ vướng mắc nào xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ Hotline để được tư vấn nhanh chóng và quả nhất.
