Ngày nay, văn phòng công chứng “mọc” lên nhiều như nấm. Nhưng làm sao để chọn được văn phòng dịch vụ công chứng uy tín? Những điều cần lưu ý sau đây sẽ hé lộ cho bạn cách lựa chọn văn phòng công chứng tốt nhất.
Quyền và nghĩa vụ văn phòng công chứng
Điều 32 và Điều 33 Luật Công chứng 2014 quy định về quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng như sau:
(1) Tổ chức hành nghề công chứng có các quyền:
– Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên của các Phòng công chứng; công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình.
– Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác.
– Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân.
– Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định.
– Các quyền khác theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
(2) Tổ chức hành nghề công chứng có các nghĩa vụ sau:
– Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
– Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.
– Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.
– Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình.
– Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình và bồi thường thiệt hại theo quy định của Luật công chứng.
– Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình.
– Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm.
– Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.
– Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.
– Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định.
– Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Điều kiện mở văn phòng dịch vụ công chứng
Điều 22 Luật Công chứng hiện hành quy định về văn phòng công chứng, trong đó có nội dung về điều kiện mở văn phòng công chứng, cụ thể gồm các điều kiện như sau:
Thứ nhất: Điều kiện về loại hình doanh nghiệp
Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.
Theo khoản 1 Điều 177 Luật Doanh nghiệp hiện hành, công ty hợp danh được hiểu như sau:
Công ty hợp danh là doanh nghiệp, trong đó:
– Phải có ít nhất 02 thành viên là chủ sở hữu chung của công ty, cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung (sau đây gọi là thành viên hợp danh). Ngoài các thành viên hợp danh, công ty có thể có thêm thành viên góp vốn;
– Thành viên hợp danh phải là cá nhân, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty;
– Thành viên góp vốn là tổ chức, cá nhân và chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào công ty.
Khác với công ty hợp danh thông thường, Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.
Thứ hai: Điều kiện về người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
Thứ ba: Điều kiện về trụ sở
Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng. Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
Thứ tư: Điều kiện về con dấu
Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
Thứ năm: Điều kiện về tên gọi
Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Hướng dẫn thành lập văn phòng dịch vụ công chứng
Khi đã đáp ứng được các điều kiện mở văn phòng công chứng, Quý vị thực hiện thành lập văn phòng công chứng theo hướng dẫn như sau:
Bước 1: Thành lập văn phòng công chứng
Các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm:
– Đơn đề nghị thành lập;
– Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện;
– Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.
Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Bước 2: Đăng ký hoạt động văn phòng dịch vụ công chứng
Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.
Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).
Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm:
– Đơn đăng ký hoạt động;
– Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập
– Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
Quy định về mở văn phòng dịch vụ công chứng
– Mở văn phòng công chứng thực chất là việc đề nghị thành lập và đăng ký hoạt động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trong đó, đề nghị thành lập được thực hiện tại UBND cấp tỉnh và đăng ký hoạt động được thực hiện tại Sở Tư pháp.
– Mở văn phòng công chứng là hoạt động phức tạp. Tính phức tạp xuất phát từ các điều kiện về công chứng viên cũng như điều kiện thành lập văn phòng công chứng.
Văn phòng công chứng có vốn điều lệ không?
– Khi nói về điều kiện loại hình doanh nghiệp của văn phòng công chứng, tại Điều 22, Khoản 1, Luật Công chứng 2014 ghi nhận rằng: “Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.” (Để hiểu thêm về đặc điểm, tư cách pháp nhân, cách góp vốn của công ty hợp danh, bạn có thể bấm xem thêm qua bài viết này trên wikipedia.org)
→ Như vậy, chính vì là công ty hợp danh, nên văn phòng công chứng phải có vốn điều lệ.
– Dựa trên giải thích tại Luật Doanh nghiệp 2020, có thể hiểu vốn điều lệ của văn phòng công chứng là tổng giá trị tài sản do ít nhất 02 công chứng viên hợp danh góp hoặc cam kết góp khi thành lập VPCC.
– Văn phòng công chứng chỉ thành lập và hoạt động dựa trên vốn điều lệ đó mà không có phần vốn góp khác, bởi VPCC không được có thành viên góp vốn. Nếu muốn gia tăng vốn điều lệ thì phải có công chứng viên mới góp vốn/cam kết góp vốn hoặc tăng vốn góp của các công viên hợp danh.
– Các công chứng viên góp vốn điều lệ và thành lập VPCC là chủ sở hữu VPCC.
Quy định về vốn điều lệ mở văn phòng kinh doanh dịch vụ công chứng
– Mở văn phòng công chứng là hoạt động kinh doanh có điều kiện nhưng không có điều kiện về vốn điều lệ. Điều này có nghĩa là, khi đáp ứng các điều kiện mở văn phòng công chứng thì các công chứng viên hoàn toàn có quyền thành lập VPCC mà không cần phải đáp ứng số vốn điều lệ tối thiểu.
– Tuy nhiên, dù không có quy định về vốn điều lệ tối thiểu nhưng vốn điều lệ là điều không thể thiếu khi thành lập VPCC hay bất cứ doanh nghiệp nào, đây là căn cứ để xác định trách nhiệm tài sản về các nghĩa vụ của công ty.
Điều kiện hoạt động dịch vụ công chứng đối với Văn phòng công chứng
– Văn phòng công chứng được thành lập dưới hình thức công ty hợp danh. Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.
– Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
– Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
– Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy.
– Điều kiện về trụ sở Văn phòng công chứng
Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.
Trên đây là bài viết tư vấn về dịch vụ công chứng của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
