Văn phòng công chứng (VPCC) là tổ chức hành nghề công chứng được tồn tại dưới loại hình công ty hợp danh. Do đó, vốn điều lệ, điều kiện hồ sơ thủ tục mở văn phòng công chứng là nội dung không thể không nhắc tới khi nói về thành lập phòng công chứng gần nhất.
Khái niệm công chứng
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc do cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Công chứng là chứng nhận tính xác thực của hợp đồng được giao kết và các giấy tờ từ bản gốc được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác.
Theo khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014, Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận:
+ Tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch);
+ Tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch).
Mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Đặc điểm, ý nghĩa của công chứng
Công chứng có các đặc điểm
– Công chứng là một hoạt động do công chứng viên thực hiện theo quy định của pháp luật.
– Người yêu cầu công chứng có thể là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc là cá nhân, tổ chức nước ngoài có yêu cầu thực hiện công chứng các hợp đồng, các giao dịch hoặc các bản dịch.
– Nội dung của việc công chứng là để xác định tính hợp pháp của các hợp đồng, của các giao dịch dân sự. Xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp và không trái với đạo đức xã hội của các bản dịch giấy tờ, của các văn bản.
– Có hai loại giao dịch được công chứng hiện nay là các loại hợp đồng giao dịch bắt buộc phải thực hiện công chứng theo quy định của pháp luật và những hợp đồng giao dịch do tổ chức, do cá nhân tự nguyện yêu cầu việc công chứng.
Ý nghĩa của việc công chứng
Theo quy định của pháp luật, có một số loại hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng. Trong các trường hợp các bên không thực hiện công chứng, hợp đồng đó được coi là vô hiệu và không có giá trị pháp lý. Thông thường, các giao dịch liên quan đến bất động sản như mua bán, tặng cho, thế chấp, góp vốn… đều phải công chứng.
Việc công chứng giúp các bên hạn chế được những rủi ro từ những hợp đồng, giao dịch dân sự, thương mại không được công chứng.
Các chủ thể tham gia công chứng
Xuất phát từ khái niệm công chứng, ta thấy hoạt động công chứng có sự tham gia của các chủ thể như:
+ Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 8 Luật Công chứng 2014, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng như: Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:
– Có bằng cử nhân luật;
– Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
– Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này;
– Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
– Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.
+ Người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài
+ Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Trong đó:
+ Phòng công chứng (do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng).
+ Văn phòng công chứng (do 02 công chứng viên hợp danh trở lên thành lập theo loại hình tổ chức của công ty hợp danh, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác).
+ Đối tượng được công chứng là Văn bản công chứng bao gồm hợp đồng, giao dịch, bản dịch
Các văn bản khi được công chứng có giá trị pháp lý kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu, có hiệu lực thi hành với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác. Những văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; chứng minh và bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch. (Điều 5 Luật công chứng 2014)
Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng phải là tiếng Việt.
Văn phòng công chứng là gì?
Khái niệm về công chứng được nhắc đến ở khoản 1 điều 2 luật công chứng năm 2014, trong đó công chứng được hiểu là việc mà các công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận các vấn đề sau:
– Là tính xác thực, tính hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch dân sự bằng văn bản hay còn được gọi là hợp đồng và giao dịch.
– Là tính xác thực, hợp pháp và không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại.
Có thể hiểu khái niệm về văn phòng công chứng như sau: Văn phòng công chứng là một trong những cơ quan, đơn vị, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép để hoạt động trong lĩnh vực công chứng, văn phòng công chứng được xem như một tổ chức dịch vụ hành chính công và được thành lập, vận hành theo những chế định, nguyên tắc có quy định trong Luật Công chứng cùng những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến hình thức công ty hợp danh khác.
Ngoài ra văn phòng công chứng còn được xem như một tổ chức dịch vụ công, và được thành lập cũng như vận hành theo các chế định và nguyên tắc có trong luật công chứng, cùng những quy phạm pháp luật có liên quan đến hình thức công ty hợp danh khác.
Đặc điểm của văn phòng công chứng
+ Văn phòng công chứng có con dấu riêng
+ Văn phòng công chứng có tài khoản ngân hàng riêng
+ Tự chủ về tài chính, lấy từ nguồn phí, thù lao khi công chứng và một số nguồn thu khác hợp pháp.
+ Văn phòng công chứng thì không có thành viên tham gia góp vốn
Vai trò của văn phòng công chứng
Vai trò của văn phòng công chứng được chia ra thành vai trò của các bên như sau:
+ Vai trò đối với các bên khi tham gia giao dịch:
Văn phòng công chứng đã giúp cho việc thực hiện các giao dịch của những cá nhân, tổ chức trở nên nhanh chóng, thuận lợi, đúng pháp luật; qua đó những quyền và lợi ích hợp pháp của họ được đảm bảo một cách tối ưu.
+ Vai trò đối với nhà nước:
Văn phòng công chứng ra đời đã giảm bớt được gánh nặng về số lượng công việc phải là của cơ quan nhà nước liên quan đến vấn đề này; không những thế văn phòng công chứng còn góp phần đẩy mạnh quá trình pháp chế chủ nghĩa xã hội cũng như phát huy tối đa các nguồn lực pháp lý trong toàn xã hội.
+ Vai trò đối với chính bản thân văn phòng công chức:
Văn phòng công chứng được phép thu các khoản phí, thù lao khi thực hiên các hoạt động công chứng theo như đã quy định.
Chức năng cơ bản của phòng công chứng gần nhất
Để hiểu rõ hơn về văn phòng công chứng bạn cần biết chức năng và vai trò của chúng. Theo đó chức năng của văn phòng công chứng bao gồm:
+ Văn phòng công chứng có chức năng là xác thực, chứng nhận tính chính xác, hợp pháp của các hợp đồng giao dịch dân sự dưới dạng là văn bản hoặc một số giấy tờ khác, v.v …
+ Bên cạnh đó, văn phòng công chứng nói chung và công chứng viên nói riêng có chức năng đảm bảo sự an toàn cho các bên khi tham gia giao kết hợp đồng và thực hiện giao dịch.
Qua đây, sẽ giảm thiểu cũng như phòng ngừa những tranh chấp có thể xảy ra ở mức thấp nhất; đồng thời các quyền và lợi ích hợp pháp của những tổ chức, cá nhân cũng được hỗ trợ bảo vệ; góp phần xây dựng nền kinh tế – xã hội phát triển một cách ổn định và bền vững.
Cơ cấu tổ chức của phòng công chứng gần nhất
– Văn phòng công chứng để được phép đi vào hoạt động thì cần có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên.
– Trưởng văn phòng công chứng sẽ đồng thời là người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng đó.
Điều kiện để trở thành Trưởng văn phòng công chứng là bạn phải là một trong những công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã có từ hai năm kinh nghiệm, hành nghề trong lĩnh vực công chứng trở lên.
Hồ sơ thành lập phòng công chứng gần nhất gồm 3 thành phần sau:
Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo mẫu quy định
Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên có chứng thực;
Đề án thành lập văn phòng công chứng.
Đề án thành lập văn phòng công chứng cần phải đầy đủ các vấn đề, nội dung sau:
Sự cần thiết của việc thành lập văn phòng công chứng: chứng minh được sự cần thiết của văn phòng công chứng tại khu vực dự kiến đặt trụ sở Văn phòng công chứng, bên cạnh đó cần chứng minh khả năng đáp ứng nhu cầu công chứng của Văn phòng công chứng.
Về tổ chức và nhân sự của Văn phòng Công chứng:
Cần phải làm rõ loại hình của Văn phòng công chứng; Tên, số và quyết định bổ nhiệm công chứng viên, số thẻ và ngày cấp thẻ công chứng viên; Dự kiến kế hoạch chấm dứt hành nghề luật sư, thừa phát lại, trọng tài viên, đấu giá viên, giám định viên tư pháp, tư vấn viên pháp luật của công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng; Các thành viên góp vốn, phần vốn góp và tiến độ góp vốn nếu có;
Tên gọi và tên giao dịch dự kiến khi thành lập văn phòng công chứng; Dự kiến nhân sự của Văn phòng công chứng: số lượng, trình độ và kinh nghiệm…; Khả năng quản trị Văn phòng
Về cơ sở vật chất khi thành lập văn phòng công chứng, cần nêu rõ: về trụ sở về vị trí dự kiến đặt Văn phòng công chứng, tổng diện tích sử dụng của Văn phòng công chứng, diện tích Văn phòng dành cho lưu trữ, diện tích Văn phòng dành cho tiếp dân;
Cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động của Văn phòng công chứng; Đề án phải nêu rõ điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự và an toàn giao thông; Phương hướng áp dụng công nghệ thông tin.
Kế hoạch triển khai hoạt động Văn phòng công chứng: Tiến độ thực hiện các dự kiến về tổ chức, nhân sự và cơ sở vật chất khi thành lập văn phòng công chứng; Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng; Tiến độ và các kế hoạch đưa Văn phòng công chứng; Điều kiện lưu trữ, kế hoạch thực hiện việc lưu trữ, quy trình lưu trữ hồ sơ; Các vấn đề khác liên quan khác.
Thành lập và hoạt động của phòng công chứng gần nhất
Thành lập phòng công chứng gần nhất
Các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.
Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm: đơn đề nghị thành lập và đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.
Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Đăng ký hoạt động phòng công chứng gần nhất
Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.
Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).
Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm
a) Đơn đăng ký hoạt động
b) Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
Đăng báo nội dung đăng ký hoạt động mở phòng công chứng gần nhất
Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, mở phòng công chứng gần nhất phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về những nội dung sau đây:
Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;
Họ, tên, số quyết định bổ nhiệm công chứng viên của công chứng viên hành nghề trong Văn phòng công chứng;
Số, ngày, tháng, năm cấp giấy đăng ký hoạt động, nơi đăng ký hoạt động và ngày bắt đầu hoạt động.
>>>Trong trường hợp được cấp lại giấy đăng ký hoạt động do thay đổi trụ sở, tên gọi. Người đại diện văn phòng công chứng phải đăng báo những nội dung giấy đăng ký hoạt động được cấp lại theo quy định tại khoản 1 Điều này.
Dịch vụ thành lập phòng công chứng gần nhất trọn gói, uy tín tại Luật Trần và Liên danh
Nếu bạn không có thời gian thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh, thành lập văn phòng công chứng, hãy liên hệ với Luật Trần và Liên danh để sử dụng dịch vụ đăng ký kinh doanh trọn gói của chúng tôi. Luật Trần và Liên danh cam kết:
Tư vấn các vấn đề cần thiết trước khi thành lập văn phòng công chứng
Thay mặt khách hàng soạn thảo hồ sơ
Thực hiện nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh công chứng tại cơ quan thẩm quyền
Theo dõi, nhận kết quả và bàn giao cho khách hàng trong thời gian sớm nhất.
Tư vấn sau đăng ký kinh doanh văn phòng công chứng cho khách hàng.
Đến Luật Trần và Liên danh bạn không chỉ được tư vấn miễn phí mà còn được hướng dẫn tận tình mọi thủ tục, vấn đề liên quan đến xin giấy phép. Việc tư vấn sẽ do những luật sư, chuyên viên giàu kinh nghiệm, được đào tạo bài bản, am hiểu pháp lý trực tiếp tiến hành.
Trên đây là bài viết tư vấn về phòng công chứng gần nhất của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
