Ủy quyền là một việc rất phổ biến trong đời sống pháp luật. Ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó, bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao theo thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.
Do tính chất của giao dịch mà nội dung ủy quyền có thể xác lập bằng nhiều hình thức khác nhau và phải tuân thủ điều kiện công chứng, chứng thực khác nhau. Bài viết dưới đây Luật Trần và Liên Danh sẽ cung cấp đến bạn đọc một số thông tin liên quan đến chứng thực giấy ủy quyền, hãy cùng tìm hiểu nhé!
Khái niệm ủy quyền
Ủy quyền được hiểu đơn giản là người có quyền hoặc nghĩa vụ thực hiện một công việc hoặc một giao dịch nhất định không có đủ khả năng để thực hiện công việc hoặc giao dịch đó, vì vậy họ chuyển quyền này cho người khác để người khác thực hiện thay. Việc chuyển quyền này không là mất đi quyền của người đó, và thời gian chuyển quyền phụ thuộc vào thỏa thuận giữa các bên, thông thường là đến khi công việc hoặc giao dịch được hoàn thành.
Ví dụ: Anh A là chủ sở hữu một căn nhà ở huyện X. Do có nhu cầu cần tiền nên anh A muốn bán căn nhà đó. Nhưng anh A lại đang đi công tác ở tỉnh khác và không có thời gian thực hiện giao dịch chuyển nhượng quyền sở hữu nhà ở. Anh A đã nhờ anh B giúp mình thực hiện giao dịch chuyển nhượng này thông qua việc ủy quyền. Việc ủy quyền mang đến cho anh B quyền được bán căn nhà của anh A, nhưng không làm mất đi quyền của anh A với căn nhà.
Dưới góc độ pháp lý, ủy quyền có thể là hành vi pháp lý đơn phương hoặc song phương, tùy thuộc vào ý chí của người ủy quyền và người nhận ủy quyền.
Hình thức ủy quyền
Hiện nay, việc ủy quyền được đề cập khá nhiều trong Bộ luật dân sự 2015. Ủy quyền có thể dưới nhiều hình thức (có thể ủy quyền bằng lời nói hoặc ủy quyền bằng văn bản), nhưng hình thức dễ được thừa nhận và phổ biến nhất là ủy quyền bằng văn bản. Văn bản ủy quyền lại có thể chia thành hai loại: Giấy ủy quyền hoặc Hợp đồng ủy quyền.
Như đã đề cập ở trên, ủy quyền có thể là hành vi pháp lý đơn phương hoặc song phương, giấy ủy quyền chính là kết quả của hành vi pháp lý đơn phương, và hợp đồng ủy quyền là kết quả của hành vi pháp lý song phương. Mặc dù trong Bộ luật dân sự năm 2015 hiện nay chỉ có quy định chi tiết về hợp đồng ủy quyền nhưng hình thức giấy ủy quyền vẫn được sử dụng rộng rãi và được công nhận giá trị pháp lý trong thực tế.
Điều 562 Bộ luật dân sự năm 2015 định nghĩa về hợp đồng ủy quyền như sau:
Điều 562. Hợp đồng ủy quyền
Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.
Theo như định nghĩa này, hợp đồng ủy quyền có thể là giao dịch dân sự có đền bù hoặc không có đền bù, điều này phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa các bên hoặc theo quy định của pháp luật (nếu có).
Chứng thực văn bản ủy quyền giữa cá nhân và cá nhân
Điều 138 Bộ luật dân sự năm 2015 quy định: “Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự”. Hình thức xác lập giao dịch dân sự giữa cá nhân với cá nhân có thể bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể. Điều 119 Bộ luật dân sự quy định về các hình thức giao dịch như sau: “Trường hợp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải tuân theo quy định đó”. Tuy nhiên, không có văn bản pháp luật nào quy định tất cả các văn bản ủy quyền giữa cá nhân với cá nhân bắt buộc phải qua công chứng, chứng thực mà phụ thuộc vào quy định của Luật riêng (Luật chuyên ngành) điều chỉnh từng vấn đề cụ thể.
Luật công chứng cũng không điều chỉnh quy định về văn bản, hợp đồng ủy quyền phải bắt buộc công chứng mà chỉ quy định chung về việc công chứng như sau: “tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.
Đối chiếu một số quy định của pháp luật tại các Luật riêng (chuyên ngành) quy định về hình thức văn bản ủy quyền điều chỉnh cho rất nhiều quan hệ pháp luật khác nhau. Có thể kể đến một số quy định như sau:
Khoản 2 Điều 96 Luật Hôn nhân và gia đình 2014 quy định: “Thỏa thuận về việc mang thai hộ phải được lập thành văn bản có công chứng. Trong trường hợp vợ chồng bên nhờ mang thai hộ ủy quyền cho nhau hoặc vợ chồng bên mang thai hộ ủy quyền cho nhau về việc thỏa thuận thì việc ủy quyền phải lập thành văn bản có công chứng. Việc ủy quyền cho người thứ ba không có giá trị pháp lý”.
Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định ủy qyền cho người khác thực hiện thay, trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con. Văn bản ủy quyền phải được công chứng chứng chực; Trường hợp người được ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực những phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền (khoản 2 Điều 6 Luật Hộ tịch 2014 và Điều 2 Thông tư 15/2015/TT – BTP).
Khoản 4 Điều 152 Luật Doanh nghiệp quy định: “Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp không có người được ủy quyền thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên tạm thời giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc đa số”. Theo quy định này thì văn bản ủy quyền này không cần phải công chứng.
Khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ – CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch: “Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản”.
Đó là một số quy định điển hình giúp chúng ta thấy được rõ ràng không phải văn bản ủy quyền nào giữa cá nhân và cá nhân cũng phải công chứng chứng thực. Đối với những giao dịch bắt buộc phải có văn bản ủy quyền, nếu các bên không lập và công chứng thì giao dịch mà bên nhận ủy quyền thực hiện thay bên ủy quyền có thể không thực hiện được hoặc thực hiện được cũng bị vô hiệu theo quy định của pháp luật.
Việc ủy quyền này cũng cần phải lưu ý về nội dung ủy quyền và thời hạn ủy quyền. Việc ủy quyền xác lập giữa cá nhân và cá nhân phải có nội dung được pháp luật cho phép và không thuộc trường hợp pháp luật cấm, vi phạm đạo đức xã hội.
Thời hạn ủy quyền trong văn bản sẽ do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định. Nếu không thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm kể từ thời điểm xác lập việc ủy quyền (Điều 563 Bộ luật Dân sự năm 2015).
Giấy ủy quyền chỉ được chứng thực trong 4 trường hợp
Theo đó, khi tổ chức, cá nhân có nhu cầu chứng thực Giấy ủy quyền thì sẽ thực hiện thủ thục chứng thực chữ ký nếu nội dung Giấy ủy quyền thỏa mãn đầy đủ các điều kiện như không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản và thuộc một trong bốn trường hợp:
– Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền.
– Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp.
– Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa.
– Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
Đáng chú ý, đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp nêu trên thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền. Đồng thời, người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Khi thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền cần đảm bảo lời chứng phải ghi ngay phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực.
Trường hợp lời chứng được ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng.
Trường hợp giấy tờ, văn bản có nhiều người ký thì phải chứng thực chữ ký của tất cả những người đã ký trong giấy tờ, văn bản đó.
Chứng thực Giấy ủy quyền ở đâu?
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (UBND cấp xã), Phòng Tư pháp, Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền.
Đối với trường hợp chứng thực Giấy ủy quyền có thù lao, có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và liên quan tới việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng đất có thể do UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp thực hiện.
Cũng xin nói thêm, trong trường hợp công chứng Hợp đồng ủy quyền mà bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến 01 Phòng công chứng, Văn phòng công chứng thì:
Bên ủy quyền công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng nơi cư trú (thường trú hoặc tạm trú) sau đó chuyển cho bên được ủy quyền công chứng tại nơi họ cư trú, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền (Điều 55 Luật Công chứng năm 2014).
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về chứng thực giấy ủy quyền Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
