Công chứng, chứng thực, sao y bản chính, đối chiếu bản gốc,… là những thuật ngữ không xa lạ. Nhưng lại dễ gây nhầm lẫn và rối rắm khi sử dụng. Bởi vậy, việc hiểu rõ từng khái niệm là thực sự cần thiết. Hãy cùng Luật Trần và Liên Danh tìm hiểu cách đóng dấu chứng thực sao y bản chính theo quy định tại bài viết sau đây.
Khái niệm chứng thực là gì?
Văn bản pháp luật không có đưa ra khái niệm cụ thể chứng thực, tuy nhiên thông qua các quy định của pháp luật thì chúng ta có thể hiểu đơn giản chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận cho các yêu cầu, giao dịch dân sự của người có yêu cầu chứng thực, qua đó đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, nội dung giao dịch và giao dịch. Trong đó gồm có:
– Chứng thực bản sao từ bản chính: Là việc mà cơ quan, tổ chức các cấp có thẩm quyền chứng thực một bản sao từ bản sao là đúng y như với bản chính. Trong bản sao sẽ có dấu xác nhận của cơ bản kiểm định. Trong quá trình giao dịch, nộp hồ sơ bạn sao sau khi được chứng thực sẽ được sử dụng thay bản chính, nhưng nếu có quy định phải dùng bản chính thì bản sao sẽ không có hiệu lực
– Chứng thực từ hợp đồng, giao dịch là chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ các bên giam gia hợp đồng, giao dịch của cơ quan có thẩm quyền.
Địa điểm mà công dân có thể đến đến chứng thực giấy tờ được quy định cụ thể như sau:
– Phòng Tư Pháp cập huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền trách nhiệm:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản
+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản
+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản
Trên văn bản cần chứng thực sẽ có dấu, chữ ký của Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp sau khi văn bản đã được kiểm tra xem xét đúng với bản chính.
– Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở
+ Chứng thực di chúc
+ Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản
+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định theo các điều khoản trong bộ luật
Ở đơn vị này thì người có thẩm quyền đóng dấu và ký xác nhận chứng thực bản sao là Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã
– Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài trong trường hợp người dân Việt Nam có nhu cầu chứng thực bản chính, khi đó viên chức lãnh đạo hoặc viên chức ngoại giao sẽ ký và đóng dấu chứng thực của cơ quan đại diện
Việc chứng thực sẽ không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực đối với các văn bản chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thjwc hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc.
Đối với việc chứng thực các hợp đồng giao dịch đến đất đai, nhà ở thì phải được thực hiện chứng thực tại Ủy ban nhân cấp xã nơi có khu đất, hoặc căn nhà đó.
Giá trị pháp luật của văn bản chứng thực
Sau khi được chứng thực văn bản chứng thực sẽ có giá trị pháp lý tùy từng văn bản theo đó:
– Bản sao được chứng thực từ bản chính và bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính
– Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó và là căn cứ để xác minh trách nhiệm của người ký giấy tờ, văn bản
– Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Sử dụng con dấu sao y bản chính theo đúng quy định
Việc đóng dấu, sử dụng dấu sao y hiện nay tại Việt Nam được chia thành 2 trường hợp: Doanh nghiệp tự đóng dấu và Cơ quan có thẩm quyền đóng dấu.
Con dấu sao y bản chính của doanh nghiệp
Quy định pháp luật hiện không cấm các doanh nghiệp pháp nhân sử dụng dấu sao y trong nội bộ, kể cả với đối tác (nếu đối tác chấp nhận). Tuy nhiên, những giấy tờ doanh nghiệp tự đóng dấu lại không có giá trị chứng thực như bản sao y bản chính của cơ quan có thẩm quyền.
Con dấu của công ty chỉ có giá trị chứng thực khi doanh nghiệp chứng thực bản sao từ sổ gốc của đơn vị mình. Các trường hợp khác như chứng thực sổ gốc của đơn vị khác, sao y bản chính con dấu không có giá trị pháp lý.
Sử dụng dấu sao y của cơ quan tổ chức có thẩm quyền chứng thực
Khi cần chứng thực bản sao từ sổ gốc; sao y bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch cách tốt nhất là tới cơ quan công chứng nhà nước; hoặc văn phòng công chứng tư nhân để làm. Vì đây là nơi có thẩm quyền chứng thực mọi giấy tờ. Và con dấu sao y đóng lên có giá trị pháp lý.
Cụ thể những nơi có thẩm quyền công chứng, chứng thực:
Phòng Tư pháp thành phố thuộc tỉnh, quận, huyện, thị xã;
UBND xã, phường và thị trấn;
Cơ quan đại diện ngoại giao, CQ đại diện lãnh sự và CQ khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài;
Công chứng viên.
Điểm khác nhau giữa công chứng và chứng thực là gì?
Có thể thấy công chứng và chứng thực đều có điểm chung là xác nhận giấy tờ hợp pháp, tuy nhiên thực tế hai công việc này hoàn toàn khác nhau về nhiều mặt:
– Khác nhau về định nghĩa:
+ Công chứng là công việc của một công chứng viên hành nghề trong một tổ chức công chứng. Chứng nhận các bản hợp đồng, giao dịch dân sự không liên quan đến tố tụng tính xác thực, hợp pháp
+ Chứng thực là việc căn cứ vào văn bản chính để chứng thực bản sao đúng với bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực.
– Địa điểm đến thực hiện:
+ Chứng thực tại phòng tư pháp, UBND xã, phường; Cơ quan đại diện ngoại giao, Lãnh sự quan của Việt Nam tại nước ngoài được ủy quyền thực hiện
+ Công chứng tại phòng công chứng thuộc cơ quan nhà nước hoặc công chứng tại các văn phòng công chứng được pháp luật cấp phép thực hiện công chứng
– Về bản chất:
+ Công chứng: Bảo đảm nội dung của một hợp đồng, giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro đồng thời mang tính pháp lý cao hơn
+ Chứng thực: Chứng nhận sự việc, ít đề cập đến nội dung trừ một số văn bản đặc biệt như đã quy định không được chứng thực, chủ yếu chú trọng về mặt hình thức
– Giá trị pháp lý:
+ Công chứng:
Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
+ Chứng thực:
Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Những loại chứng từ không được chứng thực bản sao từ bản chính
Không phải loại giấy tờ nào cũng được chứng thực bản sao từ bản chính, mà việc chứng thực các văn bản phải được theo quy định do lãnh đạo cấp trên ban hành, theo đó những văn bản không được chứng thực bản sao từ bản chính gồm:
– Bản chính không còn nguyên vẹn vì do tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ
– Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không rõ nội dung chính
– Bản chính có ghi rõ không được sao chụp hoặc có dâu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
– Bản chính có nội dung phản động, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam, có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân
– Bản chính do cơ quan chức năng có thẩm quyền của nước ngoài cấp, chứng nhận hoặc công chứng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. Ngoại trừ một số giấy tờ sau:
+ Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như: Hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ
+ Chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ nêu trên cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự
– Giấy tờ không có đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền do cá nhân tự lập
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về cách đóng dấu chứng thực Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.
