Sổ phụ ngân hàng là gì? Có vai trò và tác dụng gì trong kế toán? Sổ phụ ngân hàng là cái tên quen thuộc thường gặp trong kế toán nhưng không phải kế toán viên nào cũng hoàn toàn nắm rõ các thông tin về khái niệm này. Hôm nay để giúp các bạn hiểu hơn về thuật ngữ sổ phụ ngân hàng trong kế toán cũng như tầm quan trọng của nó.
Sổ phụ ngân hàng là gì?
Hiện hành không có quy định pháp luật cụ thể nào giải thích khái niệm “sổ phụ ngân hàng là gì”. Tuy nhiên, thực tế có thể hiểu sổ phụ ngân hàng là loại sổ được dùng vào mục đích liệt kê nghiệp vụ tài chính trong tài khoản doanh nghiệp để gửi tới chủ sở hữu tài khoản. Bản liệt kê này dùng để theo dõi, đối chiếu nghiệp vụ kế toán giữa doanh nghiệp với ngân hàng. Thông thường khoảng thời gian đối chiếu nghiệp vụ này sẽ kéo dài trong tháng, quý hoặc trong năm.
Doanh nghiệp thông qua sổ phụ ngân hàng sẽ có thể kiểm kê, đối chiếu lại giao dịch trong mốc thời gian nhất định. Thông thường, sổ phụ sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như sau:
– Số dư tiền mặt ở tài khoản ban đầu của doanh nghiệp.
– Tổng số tiền qua từng giao dịch, số tiền mặt đã gửi của doanh nghiệp tại ngân hàng.
– Số tiền rút từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
– Các lần thanh toán khác nhau của tài khoản.
– Số tiền lãi kiếm được từ tiền gửi của khách hàng.
– Phí dịch vụ, mức tiền phạt đối với tài khoản khách hàng.
– Số dư tiền mặt trong tài khoản ngân hàng.
Nguyên tắc kế toán đối với Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng
Căn cứ Khoản 1 Điều 13 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về nguyên tắc kế toán đối với Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng như sau:
Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại Ngân hàng của doanh nghiệp. Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 “tiền gửi Ngân hàng” là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi,…).
– Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng, chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1388) (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc ghi vào bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng). Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ.
– Ở những doanh nghiệp có các tổ chức, bộ phận phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi (Đồng Việt Nam, ngoại tệ các loại).
– Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở Ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
– Khoản thấu chi ngân hàng không được ghi âm trên tài khoản tiền gửi ngân hàng mà được phản ánh tương tự như khoản vay ngân hàng.
– Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:
+ Bên Nợ TK 1122 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Riêng trường hợp rút quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ gửi vào Ngân hàng thì phải được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ kế toán của tài khoản 1112.
+ Bên Có TK 1122 áp dụng tỷ giá ghi sổ Bình quân gia quyền.
Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan.
– Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hoá để bán. Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
– Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc:
+ Tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dư tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của chính ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều tài khoản ngoại tệ ở nhiều ngân hàng khác nhau và tỷ giá mua của các ngân hàng không có chênh lệch đáng kể thì có thể lựa chọn tỷ giá mua của một trong số các ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản ngoại tệ làm căn cứ đánh giá lại.
+ Vàng tiền tệ được đánh giá lại theo giá mua trên thị trường trong nước tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Giá mua trên thị trường trong nước là giá mua được công bố bởi Ngân hàng Nhà nước. Trường hợp Ngân hàng Nhà nước không công bố giá mua vàng thì tính theo giá mua công bố bởi các đơn vị được phép kinh doanh vàng theo luật định.
Lợi ích của sổ phụ ngân hàng trong kế toán
Bạn đã biết hết các lợi ích mà sổ phụ ngân hàng mang lại hay chưa? Đừng vội xem thường vì dưới đây chính là những lợi ích quan trọng mà sổ phụ ngân hàng sẽ mang đến cho bạn.
Lợi ích:
Như đã nói ở nội dung trên, thông thường các ngân hàng sẽ gửi bản sao kê đến khách hàng mỗi tháng một lần. Nhờ đó, khách hàng có thể kiểm tra và đối chiếu các giao dịch mà họ đã thực hiện trong tháng. Việc thường xuyên rà soát này giúp bạn có thể nhanh chóng phát hiện các giao dịch bất thường hay các giao dịch không hợp lý và ngân hàng có trách nhiệm sẽ giải trình cho bạn hiểu cụ thể chi tiết các vấn đề có liên quan.
Sổ phụ là công cụ rất tốt để giúp chủ tài khoản doanh nghiệp có thể theo dõi tiền trong tài khoản của doanh nghiệp. Từ đó, giúp cho doanh nghiệp có thể kiểm soát được tài chính, đưa ra những kế hoạch mới để giảm thiểu các giao dịch không cần thiết.
Trong trường hợp có bất kỳ một vấn đề khác biệt nào được tìm thấy, bạn cần báo cáo ngay cho ngân hàng kịp thời, và kể từ thời gian in sổ phụ ngân hàng bạn sẽ có thời gian quy định có thể thắc mắc và xảy ra tranh chấp bất kỳ lỗi nào bạn thấy có sự khác biệt trong quá trình giao dịch của mình.
Đặc điểm của sổ phụ ngân hàng là gì?
Thường sổ phụ ngân hàng sẽ được cung cấp bất cứ khi nào khách hàng cần, tuy vậy, thời gian ghi chép trên sổ sẽ chỉ ghi đến trước thời điểm lấy 1 ngày. Bởi phải sau thời gian phát sinh giao dịch ít nhất 1 ngày mới có thể in sổ phụ.
Sổ phụ có thể là những tờ rời hoặc được in bằng cuốn tùy thuộc vào ngân hàng.
Các doanh nghiệp thường xin cấp sổ phụ hàng tháng để tiện theo dõi các hoạt động ra, vào của đồng tiền trong tài khoản và có chứng từ để đối soát giữa phát sinh thực tế với các nghiệp vụ hạch toán của kế toán.
Các loại sổ phụ ngân hàng thường gặp
Mỗi ngân hàng sẽ có những loại sổ phụ khác nhau để khách hàng có thể nắm bắt được. Thông thường sẽ có 2 loại sổ phụ ngân hàng đó là sổ phụ ngân hàng bằng tờ rời và sổ phụ ngân hàng bằng cuốn.
Sổ phụ ngân hàng bằng tờ rời
Đây là loại sổ phụ xuất hiện khi các doanh nghiệp yêu cầu được cung cấp sổ phụ cho một giao dịch bất kỳ nào đó. Các ngân hàng sẽ in sổ phụ ngân hàng bằng hình thức tờ rời theo từng ngày. Lúc này doanh nghiệp có thể lấy số liệu vào bất cứ khoản thời gian nào. Nhưng sẽ phải tối thiểu là sau một ngày yêu cầu đề nghị.
Trong sổ phụ bằng tờ rời, các ngân hàng sẽ nhắc đến chủ yếu tới những thông tin cụ thể như các khoản ghi nợ, ghi có, và những chứng từ giao dịch tiền của tài khoản.
Ngoài ra, sẽ có thêm những phiếu hạch toán có để đề cập rõ với khách hàng số phí phải trả, cùng với đó là thuế giá trị gia tăng để kê khai chính xác thuế đầu vào của tài khoản khi giao dịch.
Sổ phụ ngân hàng bằng cuốn
Với sổ phụ cuốn, khi khách hàng có những phát sinh khác nhau trong quá trình giao dịch. Ngân hàng cần phải ghi lại những nghiệp vụ cụ thể để khi doanh nghiệp có thắc mắc cũng như đến thời hạn gửi sổ phụ thì ngân hàng sẽ in sổ cho doanh nghiệp.
Với việc sử dụng sổ phụ bằng cuốn, ngân hàng sẽ thu các khoản phí giao dịch khi có giao dịch từ doanh nghiệp. Các khoản phí này thường không có phiếu hạch toán kèm theo nên sẽ khó kê khai thuế. Do vậy, doanh nghiệp nếu không phát sinh nhiều giao dịch với ngân hàng thì có thể lấy sổ phụ theo quyển một lần vào cuối năm.
Sổ phụ ngân hàng và sao kê có giống nhau hay không?
Sổ phụ ngân hàng và sao kê của ngân hàng thực chất là giống nhau, chúng đều hướng đến chức năng là dùng để ghi lại tất cả các giao dịch khiến tài khoản phát sinh nợ, phát sinh có của công ty hoặc doanh nghiệp nào đó trong một khoảng thời gian nhất định. Thông quá các thông tin liệt kê thực tế giúp bạn có thể đối chiếu được với hạch toán.
Khác nhau về phí in sao kê, sổ phụ: Hiện nay, đối với hầu hết các ngân hàng việc in sao kê, sổ phụ đều là trách nhiệm của ngân hàng đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên trong trường hợp khách hàng làm mất sổ phụ và muốn xin xác nhận lại số dư sẽ phải tính phí: 50.000vnđ/ bản đầu tiên và 5.000vnđ các bản sao tiếp theo.
Khác nhau về trình tự và thủ tục lấy sổ phụ ngân hàng: Tùy vào mỗi ngân hàng mà có quy định về việc lấy sổ phụ khác nhau. Nguyên tắc người đi lấy sổ phụ phải là nhân viên của công ty và xuất trình kèm theo một số giấy tờ khác.
Giấy tờ cần thiết để lấy sổ phụ ngân hàng
Khi cần lấy sổ phụ ngân hàng để hoàn thiện sổ sách thu chi của doanh nghiệp thì tùy vào ngân hàng khách hàng sẽ phải chuẩn bị những giấy tờ cần thiết theo yêu cầu. Tuy nhiên, các giấy tờ mà ngân hàng yêu cầu cần có thường là giấy giới thiệu của đơn vị.
Trên giấy giới thiệu phải bao gồm chữ ký của người chủ tài khoản. Người được giới thiệu tới ngân hàng thực hiện xin cấp sổ phụ phải trình diện theo giấy chứng minh thư nhân dân hoặc là các giấy tờ tùy thân như thẻ căn cước. Trong một số trường hợp tài khoản là công ty ngân hàng còn có thể yêu cầu cung cấp thêm thông tin mã số thuế của doanh nghiệp.
Các thông tin cần thiết phải có trong Giấy giới thiệu
Khi tiến hành soạn thảo, Giấy giới thiệu lấy Sổ phụ Ngân hàng bạn cần lưu ý các nội dung cần có, cụ thể:
Thông tin về tên cơ quan, Số giấy giới thiệu sẽ được trình bày ở phía trên cùng góc trái của văn bản.
Quốc hiệu tiêu ngữ và thông tin về ngày tháng năm viết giấy giới thiệu sẽ được trình bày ở phía trên cùng góc phải của văn bản.
Tên của giấy giới thiệu “GIẤY GIỚI THIỆU” được viết in hoa có dấu và trình bày ngay giữa trang giấy.
Mục kính gửi tiếp theo phải ghi cụ thể tên và địa chỉ chi nhánh của Ngân hàng.
Phần thông tin người được giới thiệu đặc biệt phái chú ý ghi đúng thông tin học và tên người được giới thiệu.
Về chức vụ cần ghĩ rõ ràng và chính xác chức vụ của người được giới thiệu đến lấy sổ phụ Ngân hàng.
Cử đến: ghi địa chỉ của Ngân hàng và tên ngân hàng được cử đến để thực hiện Lấy sổ phụ.
Thời gian đến đế lấy sổ phụ của Ngân hàng cũng phải trình bày rõ ràng ngày/tháng/năm.
Thời hạn của Giấy giới thiệu được ghi và Thủ trưởng cơ quan ký, đóng dấu và ghi rõ họ và tên.
Trên đây là tất cả thông tin được cung cấp bởi công ty luật Trần và Liên Danh về thắc mắc sổ phụ ngân hàng là gì? Nếu quý vị có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần hỗ trợ về các vấn đề pháp lý khác, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline. Chúng tôi sẽ nhanh chóng hỗ trợ và trả lời mọi thắc mắc của quý vị.
