Bảng cân đối phát sinh

Bảng cân đối số phát sinh là tài liệu vô cùng quan trọng. Nó phản ánh tổng quát tình hình tăng giảm và hiện có tài sản, nguồn vốn trong kỳ báo cáo và từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo của mỗi doanh nghiệp.

Vậy bảng cân đối số phát sinh là gì và cách lập bảng cân đối phát sinh như thế nào là chính xác và đúng luật? Mời bạn cùng tìm hiểu bài viết sau để hiểu rõ hơn về những vấn đề này.

Bảng cân đối số phát sinh là gì?

Bảng cân đối số phát sinh là báo cáo tổng hợp số dư đầu kỳ, số phát sinh và số dư đầu kỳ của tất cả các tài khoản trong kỳ kế toán của một doanh nghiệp. Bảng này được lập theo mẫu S04-DNN ban hành kèm theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính.

Bảng cân đối số phát sinh thường được sử dụng để kiểm tra tính chính xác của số liệu, trước khi lập Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ở cuối một kỳ kế toán nào đó.

Cách lập bảng cân đối số phát sinh

Bảng cân đối số phát sinh bao gồm 8 cột, cụ thể như sau:

Cột 1: Số hiệu tài khoản

Ghi số hiệu của từng tài khoản cấp 1 (hoặc cả tài khoản cấp 1 và cấp 2) doanh nghiệp sử dụng trong năm báo cáo.

Cột 2: Tên tài khoản

Ghi tên của từng tài khoản theo thứ tự từng loại mà Doanh nghiệp đang sử dụng.

Cột 3,4: số dư đầu năm

Phản ánh số dư Nợ đầu năm và dư Có đầu năm theo từng tài khoản.

Số liệu để ghi được căn cứ vào sổ cái hoặc nhật ký –sổ cái, hoặc căn cứ vào số liệu ghi ở cột 7,8 của Bảng cân đối tài khoản năm trước.

Cột 5,6: Số phát sinh trong năm

Căn cứ vào tổng số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có của từng tài khoản trong năm báo cáo.

Số liệu để ghi được căn cứ vào tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có của từng tài khoản ghi trên sổ cái hoặc nhật ký sổ cái trong năm báo cáo.

Cột 7,8: Số dư đầu năm

Dùng để phản ánh số dư Nợ cuối năm và số dư Có cuối năm theo từng khoản mục của năm báo cáo.

Số liệu ghi được tính theo công thức như sau:

Số dư cuối năm = Số dư đầu năm + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm.

Tác dụng của bảng cân đối phát sinh tài khoản là gì?

Bảng cân đối tài khoản đóng vai trò quan trọng trong nghiệp vụ kế toán. Nó có tác dụng  kiểm tra công việc ghi chép, tính toán. Cụ thể ở những điểm sau đây:

Theo động tổng cộng: Tổng số bên Nợ và bên Có của từng cột số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ nhất thiết phải bằng nhau (3 = 4, 5 = 6, 7 = 8).

Theo từng tài khoản trên từng dòng: Số dư cuối kỳ phải bằng số dư đầu kỳ cộng phát sinh tổng trừ phát sinh giảm. Nếu không xảy ra như trên thì chắc chắn có sai sót trong ghi chép, tính toán.

Nhìn vào bảng cân đối tài khoản, chúng ta có thể đánh giá tổng quát về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của đơn vị.

Là tiền đề, cung cấp tài liệu để lập bảng cân đối kế toán.

Cung cấp tài liệu cho việc phân tích hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.

Bảng cân đối phát sinh theo Thông Tư 200

Mẫu bảng cân đối số phát sinh theo TT 200

Xem mẫu bảng cân đổi số phát sinh theo TT200 tại đây.

Giải thích hạng mục của bảng cân đối số phát sinh

Các hạng mục của bảng cân đối số phát sinh có ý nghĩa khác nhau, trong đó:

Cột “Số (STT)”: Dùng để đánh số cho các tài khoản được sử dụng từ tài khoản đầu tiên đến hết một cách tuần tự.

Cột “Tài khoản”: Cột này dùng để ghi số hiệu tài khoản (Từ 1XX –> 911)

Cột “Số dư đầu kỳ”: Dùng để ghi số dư đầu kỳ của các tài khoản tương ứng. Theo đó, nếu số dư đầu kỳ bên Nợ thì ghi vào cột “Nợ”, hoặc số số dư đầu kỳ bên Có thì ghi vào cột “Có”.

Cột “Số phát sinh trong kỳ”: Cột này thể hiện tổng số phát sinh (tăng, giảm) của các tài khoản tương ứng trong kỳ. Cụ thể, tổng phát sinh bên Nợ thì ghi vào cột “Nợ”, bên Có thì ghi vào

cột “Có”.

Cột “Số dư cuối kỳ”: Ghi số dư cuối kỳ (tăng, giảm) của các tài khoản tương ứng trong kỳ. Số dư cuối kỳ bên Nợ thì ghi vào cột “Nợ”, bên Có thì ghi vào cột “Có”.

Cách lập bảng cân đối số phát sinh theo TT 200

Lập bảng cân đối số phát sinh theo TT200 là việc làm cần thiết. Sau đây là hướng dẫn các bước lập bảng cân đối số phát sinh  chi tiết mà bạn cần biết.

Kế toán tiến hành tạo thêm cột tài khoản cấp 1 bằng cách Copy cột tài khoản cấp 1 bên Danh mục tài khoản trên nhật ký chung.

Sau đó, trên nhật ký chung, bạn sử dụng hàm LEFT cho cột tài khoản cấp 1 để lấy tài khoản cấp 1 từ cột TK Nợ/TK Có.

Cột mã tài khoản, tên tài khoản:

Kế toán tiến hành sử dụng hàm VLOOKUP hoặc Copy từ Danh mục tài khoản, tiếp theo đó bạn hãy xóa hết tài khoản chi tiết, ngoại trừ các tài khoản chi tiết của tài khoản 333. Bước này bạn chú ý phải đảm bảo danh mục tài khoản luôn được cập nhật liên tục các tài khoản về khách hàng một cách đầy đủ nhất có thể.

Đối với cột dư có và dư nợ đầu kỳ:

Kế toán dùng hàm VLOOKUP tìm ở cân đối phát sinh tháng 1 về hoặc số dư cuối năm trước về (hay cũng là dư đầu kỳ).

Đối với cột phát sinh nợ, phát sinh có trong kỳ:

Tiến hành dùng hàm SUMIF tổng hợp ở nhật ký chung về. Dãy ô ở đầu kỳ vẫn là cột Tài khoản Nợ/Tài khoản có.

Cột dư Nợ, dư Có cuối kỳ:

Đối với cột Nợ = Max ( Số dư nợ đầu kỳ + số phát sinh nợ trong kỳ – số dư có đầu kỳ – số phát sinh có trong kỳ, 0)

Đối với cột Có = Max ( Số dư có đầu kỳ + số phát sinh có trong kỳ – số dư nợ đầu kỳ – số phát sinh nợ trong kỳ, 0)

Cuối cùng, đối với mục tổng cộng, kế toán sử dụng hàm SUBTOTAL  để tính tổng cho từng tài khoản cấp 1. Lưu ý là bạn chỉ cần tính cho những tài khoản có chi tiết phát sinh mà thôi. Cụ thể, bạn sử dụng cú pháp: SUBTOTAL (9, dãy ô cần tính tổng). Ngoài ra, một lưu ý mà bạn cần nhớ nữa là hãy sử dụng hàm SUBTOTAL để tính tài khoản 333.

Chú ý khi lập xong bảng cân đối số phát sinh

Sau khi lập xong bảng này, bạn cần chú ý các điểm như sau:

Tổng phát sinh bên Có phải bằng tổng phát sinh bên Nợ.

Tổng phát sinh Có trên nhật ký chung phải bằng tổng phát sinh Có trên cân đối phát sinh.

Tổng phát sinh Nợ trên nhật ký chung phải bằng tổng phát sinh Nợ trên cân đối phát sinh.

Tài khoản loại 1 và 2 không có số dư bên Có. Trừ các tài khoản 159, 131, 214…

Tài khoản loại 3 và 4 không có số dư bên Nợ. Trừ các tài khoản 331, 3331, 421…

Tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9 cuối kỳ không có số dư.

Tài khoản 112 phải khớp với sổ phụ ngân hàng.

Tài khoản 133, 3331 bắt buộc phải khớp với chỉ tiêu trên tờ khai.

Tài khoản 156 phải khớp với dòng tổng cộng trên báo cáo NXT kho.

Tài khoản 142, 242 bắt buộc phải khớp với dòng tổng cộng trên bảng phân bổ 142, 242.

Tài khoản 211, 214 bắt buộc phải khớp với dòng tổng cộng trên bảng khấu hao 211.

Bảng cân đối số phát sinh không cân

Mỗi kế toán phải cân đo đong đếm sao cho bảng cân đối phát sinh được cân, phù hợp với các hóa đơn, chứng từ khác khi làm báo cáo tài chính. Tuy nhiên, mặc dù đã tính toán nhiều lần nhưng trong một số trường hợp, bảng cân đối phát sinh vẫn không cân. Sau đây là nguyên nhân và cách giải quyết cho tình trạng này.

Nguyên nhân gây nên tình trạng mất cân bằng 

Tình trạng mất cân bằng xuất phát từ 3 nguyên nhân chính, phổ biến đó là: Sai sót ở phần định khoản; kế toán nhập sai hàng tồn kho và cuối cùng là do quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp bị âm. Bảng cân đối phát sinh của bạn sẽ hoàn hảo hơn khi khắc phục những nguyên nhân này.

Cách xử lý tình trạng bảng cân đối phát sinh không cân

Vậy thì làm sao để xử lý tình trạng bảng cân đối phát sinh không cân? Theo đó, tùy nguyên nhân gây ra mà chúng ta có hướng giải quyết cụ thể:

Nếu sai sót ở phần định khoản thì kế toán cần cẩn thận kiểm tra lại từng định khoản từ đó chỉnh sửa lại cho đúng.

Bảng cân đối phát sinh không cân do nhập sai hàng tồn kho thì cần: đối chiếu bảng nhập hàng tồn kho với bảng xuất – nhập – tồn, kiểm tra lại thật kỹ lưỡng phương pháp tính giá xuất kho, ghi nhận giá vốn, kiểm tra xem có xuất hàng trước khi có phiếu nhập kho không và chỉnh sửa lại cho đúng.

Nếu bảng cân đối phát sinh không cân do phát hiện quỹ tiền âm chưa tìm được nguyên nhân thì bạn cần nhanh chóng kiểm tra các tất cả các bút toán thu chi trong năm tài chính.

Cuối cùng, nếu sai sót do nguyên nhân chưa phân bổ chi phí trả trước, chi phí khấu hao. Trường hợp này, kế toán cần tiến hành thực hiện bút toán phân bổ cho phù hợp.

So sánh giữa Bảng cân đối số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) với Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) và Bảng cân đối kế toán có nhiều điểm giống và khác nhau. Theo đó:

Điểm giống nhau

Có thể kiểm tra được tính chính xác của việc ghi chép và tính toán các số liệu kế toán trong kỳ.

Cả hai đều là công cụ không thể thiếu đối với các nhà quản lý trong quá trình quản lý doanh nghiệp.

Chúng cung cấp thông tin về tình hình tài sản và nguồn vốn tại một thời điểm nhất định của doanh nghiệp.

Điểm khác nhau

Bảng so sánh giữa Bảng cân đối số phát sinh và Bảng cân đối kế toán

Trên đây là những hướng dẫn vô cùng bổ ích về cách lập bảng cân đối phát sinh. Hi vọng những kiến thức này sẽ giúp cho mỗi kế toán trong việc thực hiện công việc của mình thật chính xác, đúng đắn.