Quy định sao lục là gì? Sao lục giấy khai sinh, sao lục giấy đăng ký kết hôn…trong thực tế các cơ quan hành chính thường thực hiện rất nhiều. Bên cạnh hoạt động sao lục thì sao y và trích sao cũng là những hoạt động được thực hiện khá thường xuyên. Tên gọi của ba hoạt động này cũng có thể rất dễ dẫn đến nhầm lẫn. Vì vậy, thông qua bài viết này, Luật Trần và Liên Danh sẽ giúp người đọc hiểu rõ khái niệm sao lục đồng thời chỉ ra những điểm khác biệt để phân biệt sao lục, sao y và trích sao.
Sao lục là gì?
Sao lục là sao chép lại đúng y như bản gốc những giấy tờ, văn bản của cơ quan nhà nước ban hành.
Bản sao lục được coi là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. Có thể hiểu rằng, bản sao lục không nhất thiết phải được thực hiện từ “bản chính”, mà chỉ cần thực hiện từ “bản sao y bản chính” và được trình bày theo thể thức quy định thì đều được công nhận là hợp lệ.
Mọi cá nhân đều có quyền sao lục lại những giấy tờ, văn bản của cơ quan nhà nước ban hành. Tuy nhiên, không phải mọi loại văn bản hành chính nào cũng được sao lục một cách công khai. Căn cứ tại Điều 3 Nghị định 26/2020/NĐ-CP, đối với việc sao chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải được tiến hành tại địa điểm an toàn và tuân theo những quy định nhất định.
Sao y là gì?
Để xem xét về sự khác nhau giữa sao y và sao lục, chúng ta cũng cần phải nắm rõ khái niệm cũng như những đặc điểm cơ bản của hoạt động sao y.
Sao y là việc chủ thể có thẩm quyền thực hiện việc tạo ra một hoặc nhiều bản sao có đầy đủ nội dung và chính xác như bản gốc hoặc bản chính và tuân theo thể thức, kỹ thuật trình bày luật định. Chúng ta vẫn thường hay nghe đến cụm từ “sao y bản chính” nhiều hơn cụm từ “sao y”. Tuy nhiên, cụm từ “sao y” mới là thuật ngữ được sử dụng trong văn bản pháp lý.
Bản sao y là bản sao đầy đủ nội dung, thể thức của bản gốc và được công chứng, chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền được Nhà nước cấp phép hoạt động. Khác với bản sao lục, bản sao y phải được sao y từ chính bản chính/bản gốc.
Vì bản sao y phải được công chứng, chứng thực nên pháp luật có quy định những cơ quan được phép thực hiện sao y để xác thực bản sao đúng với bản chính căn cứ tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP bao gồm:
– Phòng Tư pháp cấp huyện (bao gồm huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
– UBND cấp xã (bao gồm xã, phường, thị trấn);
– Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện);
– Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng được Nhà nước cấp phép hoạt động hợp pháp.
Trích sao là gì?
Trích sao là sao lại chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
Phân biệt sao y, sao lục và trích sao
Nếu đọc lướt qua, chúng ta có thể nhận thấy rằng bản chất của sao y, sao lục và trích sao tương tự nhau, đều tạo ra một hoặc nhiều bản sao có đầy đủ nội dung như bản gốc. Tuy nhiên, giữa sao y, sao lục và trích sao vẫn có những đặc điểm khác biệt.
Về mặt khái niệm
Sao y là là bản sao đầy đủ nội dung của bản gốc hoặc bản chính; sao lục là bản sao đầy đủ nội dung của bản sao y và trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính của văn bản cần trích sao.
Có thể thấy, chỉ có hoạt động sao lục là không nhất thiết được thực hiện dựa trên bản gốc, mà chỉ cần có bản sao y thì có thể được thực hiện. Còn đối với bản sao y và bản trích sao thì đều phải xuất phát từ nội dung của bản chính/bản gốc.
Về hình thức
– Đối với sao y:
+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy.
+ Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
– Đối với sao lục:
+ Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy.
+ Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
+ Sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
– Đối với trích sao:
+ Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy.
+ Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
+ Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử.
+ Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
Về cách thức thực hiện
– Đối với sao y:
+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy;
+ Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy;
+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hoá văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
– Đối với sao lục: được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
+Đối với trích sao: được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.
Về yêu cầu công chứng, chứng thực
Pháp luật đã có những quy định nghiêm ngặt hơn đối với hoạt động sao y. Cụ thể rằng đối với bản sao y cần phải được công chứng, chứng thực. Việc yêu cầu công chứng, chứng thực bản sao y để làm tăng mức độ đảm bảo và giá trị pháp lý.
Cũng dễ hiểu khi bản sao lục lại không cần công chứng, chứng thực. Bởi lẽ, bản sao lục là bản sao thể hiện đầy đủ nội dung của bản sao y, mà bản sao y phải được công chứng, chứng thực thì mới có giá trị pháp lý. Vì vậy, để tránh rườm rà và phức tạp, giúp cho mọi người dễ dàng thực hiện nên pháp luật không quy định yêu cầu công chứng, chứng thực đối với bản sao lục.
Vì bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, nội dung văn bản cần trích sao. Mà việc trích sao phải được thực hiện từ nội dung của bản chính/bản gốc. Nên đối với việc trích sao, pháp luật cũng không quy định công chứng, chứng thực.
Bản sao trích lục hộ tịch
Bản sao trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp theo yêu cầu của cá nhân sau khi người đó đã đăng ký hộ tịch và được cấp trích lục hộ tịch.
Trong đó, trích lục hộ tịch là văn bản nhằm chứng minh các quan hệ nhân thân của cá nhân tại cơ quan có thẩm quyền.
Bản sao trích lục hộ tịch gồm 02 loại:
– Bản sao được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch
– Bản sao được chứng thực từ bản chính
(Điều 4 Luật Hộ tịch 2014)
Để được cấp bản sao từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch thì cá nhân phải nộp tờ khai yêu cầu cấp bản sao đến cơ quan có thẩm quyền. Còn bản sao được chứng thực từ bản chính thì cá nhân có thể cầm bản chính đến Phòng/Văn phòng công chứng hoặc ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn để xin.
Giá trị của bản sao trích lục hộ tịch so với bản chính
Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định, bản sao có giá trị trong các trường hợp
– Cấp từ sổ gốc thay cho bản chính trong các giao dịch trừ khi pháp luật quy định khác
– Chứng thực từ bản chính thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao
Mẫu Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TỜ KHAI
CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH
Kính gửi: (1)………………………………………………………………….
Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: ……………………………………
Nơi cư trú: (2)…………………………………………………………………
Giấy tờ tùy thân: (3)…………………………………………………………
Quan hệ với người được cấp bản sao Trích lục hộ tịch: ……….
Đề nghị cơ quan cấp bản sao trích lục(4) ………. cho người có tên dưới đây:
Họ, chữ đệm, tên: ………………………….. Giới tính: …………….
Ngày, tháng, năm sinh: ………………………………………………….
Dân tộc: ………………………… Quốc tịch: …………………………..
Nơi cư trú: (2)……………………………………………………………….
Giấy tờ tùy thân: (3) ………………………………………………………
Số định danh cá nhân (nếu có): ………………………………………
Đã đăng ký tại: (5) ……………………………………………………………
………………………………………..ngày …… tháng …….. năm ……..
Theo(6)…………… số…………… Quyển số: (7)…………………….
Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam đoan của mình
Làm tại: …………………………. , ngày …… tháng …… năm …..
Người yêu cầu
(Ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên)
……………………………………………
Chú thích:
(1) Ghi rõ tên cơ quan thực hiện việc cấp bản sao trích lục hộ tịch là cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc như Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn
(2) Ghi theo địa chỉ đăng ký thường trú;
– Nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo địa chỉ đăng ký tạm trú;
– Nếu không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo địa chỉ đang nơi sinh sống.
Ví dụ: SN xx, đường yy, phường zz, thành phố A, tỉnh B.
(3) Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân như: Hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế
Ví dụ: Chứng minh nhân dân số 0010891235 do Công an thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2004.
(4) Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây.
Ví dụ: Đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn
(5) Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây.
Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường zz, thành phố A, tỉnh B
(6) Ghi rõ loại giấy tờ hộ tịch đã được cấp trước đây.
Ví dụ: Giấy khai sinh
(7) Chỉ khai khi biết rõ.
Trích lục là gì ?
Trước tiên phải khẳng định rằng, mặc dù các văn bản có nhiều quy định về trích lục nhưng lại chưa có định nghĩa chung, thống nhất về thủ tục này.
Hiện nay mới chỉ có định nghĩa về trích lục hộ tịch, cụ thể, theo khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 quy định:
Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Còn bản sao trích lục hộ tịch bao gồm:
– Bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch;
– Bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.
Tuy nhiên, trong thực tế rất nhiều giấy tờ, hồ sơ cần trích lục như trích lục bản đồ địa chính, ghi chú ly hôn hay hồ sơ hành chính bên cạnh những loại trích lục phổ biến như trích lục khai sinh, trích lục kết hôn, trích lục hộ khẩu…
Theo đó, có thể hiểu, trích lục là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao giấy tờ, hồ sơ của người có yêu cầu.
Giá trị pháp lý của bản trích lục
Như đã trình bày ở trên, bản sao trích lục có 02 loại là bản sao trích lục được cấp từ sổ gốc và bản sao trích lục được chứng thực từ bản chính.
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Thêm vào đó khoản 2 Điều này quy định, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Như vậy, bản sao trích lục có giá trị tương tự như bản chính được sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi về sao lục là gì? Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác hãy liên hệ ngay với Công ty luật uy tín Luật Trần và Liên Danh để được tư vấn tận tình và nhanh chóng nhất.
