Chữ ký

Trong bài viết này, Luật Trần và Liên Danh sẽ tổng hợp tất cả các quy định pháp luật Việt Nam hiện nay có quy định về chữ ký, cách sử dụng chữ ký trong các văn bản … Đồng thời phân tích các quy định xử lý về hành vi giả mạo chữ ký xẽ bị xử phạt, xử lý hình sự trong các trường hợp cụ thể.

Chữ ký là gì ?

Chữ ký là một biểu tượng viết tay của con người. Nó có thể là tên, biệt danh hay một ký hiệu bất kỳ để thể hiện dấu ấn của một người.

Chữ ký thường thấy trên các tài liệu, hợp đồng, văn bản pháp lý, v.v. với ý nghĩa minh chứng cho sự hiện diện của người đó.

Quy định về chữ ký, ký nháy, ký tắt trong văn bản

Trên văn bản, chứng từ bạn thường gặp các mẫu chữ ký nháy, ký tắt được ban hành bởi cơ quan, doanh nghiệp vậy thuật ngữ “ký tắt” hoặc “ký nháy” có ý nghĩa và tác dụng gì.

Bạn cần hiểu cách ký nháy, ký tắt thể hiện trách nhiệm của cán bộ, nhân viên có nhiệm vụ giúp cho thủ trưởng đơn vị có thẩm quyền ký do thực tế cán bộ, thủ trường đơn vị nhiều khi không có thời gian tìm hiểu chi tiết về nội dung vă bản trước khi ký chính thức.

+ Ký nháy là gì ?

Ký nháy là chữ ký được ký cuối trong dòng văn bản, nhiều loại chữ ký được ký cuối ở nội dung văn bản hoặc cuối mỗi trang văn bản . Nhiều loại văn bản hành chính bạn sẽ gặp chữ ký nháy thể hiện trong ” Nơi nhận” ở phần ghi đơn vị nhân văn bản.

Khi ký nháy bạn sẽ ký không đầy đủ chữ ký như khi ký chính thức. chỉ ký tên, kích thước nhỏ hơn chữ ký bình thường. Một số yê u cầu khi ký nháy bạn cần biết:

+ Các loại chữ ký nháy:

Loại thứ nhất: Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản

Mục đích loại chữ ký nháy cuối trang này để xác nhận tính liền mạch của văn bản. Người chịu trách nhiệm ký nháy sẽ ký phía cuối các trang văn bản do mình soạn thảo, kiểm tra về nội dung, ngữ pháp, tinh hợp lý, khi ký nháy như vậy sẽ công dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai. Múc đích ký nháy để xác định văn bản cuối cùng được xét duyệt khi được ký nháy tránh trường hợp soạn thảo thêm, chỉnh sửa nội dung văn bản.

Loại thứ hai: Ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản

Người trực tiếp soạn thảo văn bản sẽ ký chữ ký này ở cuối trang văn bản để xác nhận nội dung soạn thảo, và quy trách nhiệm cho người ký nháy nếu có sai xót về nội dung, ngữ pháp/.

Loại thứ ba: chữ ký nháy tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận

Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

Chữ ký chính thức trong văn bản

Là chữ ký cuối trang văn bản có giá trị xác nhận lại toàn bộ nội dung trên vă n bản. Chỉ có người có thẩm quyền mới có trách nhiệm ký chính thức.

Chữ ký này được ký phía dưới dòng chữ ghi chữ ký chức danh, người ký: Thủ trưởng đơn vị ký, giám đốc , người soạn thảo ký, trưởng phòng ….Chữ ký chính thức được ghi cụ thể họ và tên người ký, nếu có đóng dấu thì được đóng dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Thực tế, chữ ký chính thức có thể đóng dấu chức danh, tổ chức hoặc không cần đóng dấu phụ thuộc vào từng loại hình văn bản và quy định trong cơ quan ban hàn văn bản đó.

Sự khác nhau trong sử dụng các loại chữ ký

Trong các văn bản pháp luật chưa có quy định cụ thể khái niệm “ký tắt”, “ký nháy” và cách sử dụng của mỗi loại chữ ký. Tuy nhiên, trong một phạm vi khác, ký tắt là hành vi được quy định tại khoản 7 điều 2 Luật Điều ước quốc tế năm 2016:

“Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dự định ký là văn bản cuối cùng đã được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài”.

Ngoài ra, điều 9 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2016 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có quy định như sau:

Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “nơi nhận”.

Như vậy, bạn có thể hiểu chữ ký nháy (còn gọi là chữ ký tắt) là chữ ký của người có trách nhiệm, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành đã được rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Chữ ký nháy được xuất hiện ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, có một số chữ ký nháy nằm ở cuối cùng của văn bản và cuối mỗi trang văn bản. Với các văn bản hành chính, chữ ký nháy có thể còn nằm ở bên cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

Chữ ký nháy với văn bản hành chính xác nhận người nào có trách nhiệm soạn thảo, rà soát nên văn bản đó. Chứ ký nháy đối với các bản Hợp đồng, bản thỏa thuận có vai trò ghi nhận sự thỏa thuận giữa hai bên thương lượng trước khi ký chính thức tại cuối văn bản.

Như vậy, bạn có thể hiểu chữ ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản và do người có thẩm quyền ban hành văn bản ký. Chữ ký chính thức được ghi ở bên dưới chức danh của người ký. Chữ ký chính thức phải ghi cụ thể họ và tên người ký, nếu có đóng dấu thì được đóng dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Chữ ký dấu (Dấu khắc chữ ký) có giá trị pháp lý không ?

Ngày nay, để thuận tiện và tiết kiệm thời gian, trong nhiều trường hợp doanh nghiệp đã sử dụng dấu chữ ký trên các văn bản, tài liệu. Dấu chữ ký không phải là chữ ký trực tiếp (hay còn gọi là chữ ký tươi) mà dấu chữ ký là bản chụp chữ ký của một người sau đó khắc lại tương tự để đóng bằng các con dấu.

Vậy theo các quy định pháp luật hiện hành, dấu chữ ký có giá trị pháp lý hay không?

Pháp luật hiện hành không có văn bản nào đề cập đến quy định về dấu chữ ký, tuy nhiên một số văn bản có đề cập tới các vấn đề này như:

– Điều 19 Luật kế toán năm 2015 quy định:

“Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất“

– Ngoài ra, tại Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư quy định:

“Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền”.

Theo đó, các văn bản, tài liệu được đóng chữ ký dấu lên không được coi là văn bản gốc.

Mặt khác, Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu cũng ghi nhận rõ Nghị định này không điều chỉnh đối với Dấu tiêu đề; dấu ngày, tháng, năm; dấu tiếp nhận công văn; dấu chữ ký.

Như vậy, dấu chữ ký hiện nay chưa có văn bản giải thích cụ thể và thường được một số doanh nghiệp sử dụng trong nội bộ công ty. Về nguyên tắc, mọi chữ ký đều phải là chữ ký tươi – chữ ký trực tiếp của chính người ghi tên bên dưới chữ kým còn chữ ký dấu không được pháp luật công nhận có giá trị trong các giao dịch hoặc trên các tài liệu sử dụng dấu chữ ký.

Do đó, để đảm bảo giá trị pháp lý của các văn bản sử dụng trong các giao dịch kinh tế, quản lý hành chính thì phải đảm bảo chữ ký là chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

Dấu hiệu pháp lý của tội phạm tội làm giả chữ ký người khác

Chủ thể: Đủ điều kiện về độ tuổi và năng lực trách nhiệm hình sự, là người có chức vụ, quyền hạn ở trong một lĩnh vực nào đó.

Khách thể: Tác động làm sai lệch,tài liệu, giấy tờ của cá nhân cơ quan tổ chức, làm mất uy tín đến cá nhân tổ chức có tài liệu đó.

Mặt khách quan: Là việc lợi dụng chức vụ, quyền hạn của người có thẩm quyền dẫn đến hậu quả cho xã hội.

Mặt chủ quan: Người thực hiện hành vi với lỗi cố ý trực tiếp bởi xuất phát từ động cơ vụ lợi hoặc là vì động cơ cá nhân, nên sẽ thực hiện hành vi với lỗi cố ý trực tiếp.

Khi tham gia vào quan hệ giao dịch dân sự mà người nào thực hiện thủ đoạn đoạn gian dối như hành vi giả mạo chữ ký để lừa người khác nhằm chiếm đoạt tài sản thì có thể phạm vào tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản.

Xử lý tội làm giả chữ ký người khác

7.1. Xử phạt hành chính

Căn cứ vào từng tính chất của từng vụ việc, mục đích của hành vi giả mạo chữ ký mà người giả mạo chữ ký có thể bị xử lý bằng các biện pháp xử phạt hành chính được quy định tại Điều 21 Luật xử lý vi phạm hành chính 2012 gồm:

– Cảnh cáo

– Phạt tiền

– Tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề có thời hạn hoặc đình chỉ hoạt động có thời hạn

– Tịch thu tang vật vi phạm hành chính, phương tiện được sử dụng để vi phạm hành chính

– Trục xuất

Ngoài ra trong một số trường hợp cụ thể, pháp luật có những quy định riêng như:

– Trong lĩnh vực tư pháp, Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định sẽ phạt tiền Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau “giả mạo chữ ký của người yêu cầu công chứng”.;

– Theo quy định về quyền tác giả, Điều 19 Nghị định 131/2013/NĐ-CP 2013 quy định phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi giả mạo chữ ký của tác giả trên tác phẩm;

– Trong lĩnh vực đăng ký giao dịch bảo đảm, Điều 45 Nghị định 110/2013/NĐ-CP 2013 quy định phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối hành vi giả chữ ký của người có quyền yêu cầu đăng ký trong đơn yêu cầu đăng ký hoặc văn bản thông báo.

7.2. Truy cứu trách nhiệm hình sự đối với tội làm giả chữ ký người khác

Tội giả mạo chữ ký của người khác được quy định cụ thể trong Điều 359, Bộ luật Hình sự 2015 về hành vi vì vụ lợi hoặc động cơ cá nhân khác mà lợi dụng chức vụ, quyền hạn giả mạo chữ ký của người có chức vụ, quyền hạn thì bị phạt tù từ 01 năm đến 05 năm.

Điều 359. Tội giả mạo trong công tác

Người nào vì vụ lợi hoặc động cơ cá nhân khác mà lợi dụng chức vụ, quyền hạn thực hiện một trong các hành vi sau đây, thì bị phạt tù từ 01 năm đến 05 năm:

a) Sửa chữa, làm sai lệch nội dung giấy tờ, tài liệu;

b) Làm, cấp giấy tờ giả;

c) Giả mạo chữ ký của người có chức vụ, quyền hạn.

Phạm tội thuộc một trong các trường hợp sau đây, thì bị phạt tù từ 03 năm đến 10 năm:

a) Có tổ chức;

b) Người phạm tội là người có trách nhiệm lập hoặc cấp các giấy tờ, tài liệu;

c) Làm, cấp giấy tờ giả với số lượng từ 02 giấy tờ giả đến 05 giấy tờ giả.

Phạm tội thuộc một trong các trường hợp sau đây, thì bị phạt tù từ 07 năm đến 15 năm:

a) Làm, cấp giấy tờ giả với số lượng từ 05 giấy tờ giả đến 10 giấy tờ giả;

b) Để thực hiện tội phạm ít nghiêm trọng hoặc tội phạm nghiêm trọng.

Phạm tội thuộc một trong các trường hợp sau đây, thì bị phạt tù từ 12 năm đến 20 năm:

a) Làm, cấp giấy tờ giả với số lượng từ 11 giấy tờ giả trở lên;

b) Để thực hiện tội phạm rất nghiêm trọng hoặc tội phạm đặc biệt nghiêm trọng.

Người phạm tội còn bị cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm, có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng.

Ngoài ra, nếu người thực hiện tội phạm giả mạo chữ ký trong hợp đồng mua bán, hợp đồng vay vốn, hợp đồng thế chấp … nhằm mục đích chiếm đoạt tài sản của người khác thì sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định tại Điều 174 Bộ luật Hình sự 2015 về tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản.

Qua đây, mọi người nên có ý thức cảnh giác khi được người khác nhờ ký hộ giấy tờ, giả mạo chữ ký bởi hành vi này là vô cùng nguy hiểm.