Hiện nay thủ tục thay đổi địa chỉ công ty không phải là nhu cầu xa lạ đối với các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh, đặc biệt trong tình hình kinh tế nhiều thay đổi hiện nay. Tuy vào việc thay đổi địa chỉ công ty sẽ có những quy định khác nhau.
Thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục hành chính được thực hiện tại Sở Tài chính để ghi nhận địa chỉ công ty mới trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đầu tiên doanh nghiệp sẽ phải thực hiện những thủ tục thay đổi địa chỉ với cơ quan thuế trước khi thay đổi địa chỉ công ty trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đổi dấu công ty và thay đổi hóa đơn khi thay đổi địa chỉ công ty.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục bắt buộc của doanh nghiệp khi quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
Thay đổi địa chỉ công ty – Lưu ý khi lựa chọn địa chỉ công ty mới
- Địa chỉ công ty nên rõ ràng, chính xác và dễ dàng tìm kiếm, liên hệ, giao dịch với các đối tác, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Địa chỉ công ty không được đặt tại nhà tập thể, nhà chung cư không có chức năng văn phòng; không nên đặt ở những nơi đất đang giải phóng, thu hồi cho các dự án hay đất lấn chiếm.
Theo quy định, địa chỉ công ty cần phải chính xác với đầy đủ thông tin được xác định gồm: số nhà/ngách, hẻm, ngõ/phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp/xã, phường, thị trấn/thành phố thuộc tỉnh/ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp được quy định tại Điều 42, Luật doanh nghiệp 2020 thì địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; quốc gia; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Điều 3, Điều 6 Luật nhà ở năm 2014; Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ xây dựng về việc quản lý sử dụng nhà chung cư ban hành ngày 19/11/2009 thì doanh nghiệp không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể.
Ngoài ra, lựa chọn trụ sở doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn trụ sở là nhà có sổ đỏ và hợp đồng thuê trụ sở nếu là trụ sở thuê nhằm chứng minh quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu hợp pháp đối với trụ sở khi kinh doanh.
Căn cứ vào quy định nêu trên Luật Trần và Liên Danh đưa ra một số lời khuyên cũng như lưu ý đối với doanh nghiệp trong việc lựa chọn trụ sở:
- Thứ nhất, Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn trụ sở phù hợp với quy định nêu trên.
- Thứ hai, Doanh nghiệp có thể lựa chọn trụ sở tại nhà riêng đáp ứng điều kiện nêu trên và lập địa điểm kinh doanh tại nơi thực sự kinh doanh để tiện cho việc kê khai thuế và nhận thông báo thuế. Đồng thời doanh nghiệp sẽ không phải di chuyển trụ sở khi muốn đổi địa bàn kinh doanh mà chỉ đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh.
Nhược điểm: Doanh nghiệp sẽ phải đóng thuế môn bài cho cả địa điểm kinh doanh và cho cả công ty. Mức thuế môn bài cho địa điểm kinh doanh là 1.000.000 đồng / năm.
- Thứ ba, Việc đặt trụ sở sẽ chịu ảnh hưởng từ một số ngành nghề doanh nghiệp dự kiến kinh doanh. Ví dụ, trong trường hợp doanh nghiệp kinh doanh những ngành nghề sản xuất, chế biến, nuôi trồng… thì doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại khu dân cư, trung tâm thành phố mà chỉ đặt ở các vùng lân cận, xa khu dân cư.
Chọn được địa điểm phù hợp thì trụ sở doanh nghiệp sẽ đóng vai trò là “thành trì vững chắc” cho sự phát triển lâu dài và bền vững tạo thuận lợi lớn trong việc giao dịch, kinh doanh, mở rộng thị trường sau này.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty có sự khác nhau phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và việc thay đội địa chỉ công ty có dẫn tới việc thay đổi cơ quan quản lý thuế hay không.
Hồ sơ thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trong trường hợp không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế
Trong trường hợp việc thay đổi địa chỉ không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ nộp tại Sở Tài chính tỉnh thành phố nơi đặt địa chỉ trụ sở chính.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty gồm:
- Thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty;
- Kèm theo Thông báo phải có: Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty;
- Giấy Ủy quyền cho người trực tiếp thực hiện thủ tục;
Hồ sơ thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trong trường hợp có làm thay đổi cơ quan quản lý thuế
Vì có sự thay đổi cơ quan quản lý thuế sang chi cục khác, vì vậy trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế đang quản lý liên quan đến việc chuyển chỉ công ty theo quy định của pháp luật về thuế (Mẫu 08)
Sau khi hoàn thành thủ tục chốt thuế tại cơ quan quản lý thuế hiện tại. Doanh nghiệp tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty tại Sở Tài chính.
Trường hợp này hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty gồm những tài liệu sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Kèm theo Thông báo phải có: Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.
- Mẫu 09 do Cơ quan thuế nơi chuyển đi cấp;
- Giấy giới thiệu/Giấy Ủy quyền cho người trực tiếp đi nộp hồ sơ;
Hồ sơ thủ tục thay đổi địa chỉ công ty sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác
Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ công ty sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác, doanh nghiệp cũng phải thực hiện thủ tục chốt thuế trước khi nộp hồ sơ thay đổi tại Sở Tài chính. Sau khi thực hiện thủ tục chốt thuế (có Mẫu 09 của cơ quan thuế), doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty.
Hồ sơ thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trong trường hợp này gồm những tài liệu sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Kèm theo Thông báo phải có:
- Bản sao hợp lệ Điều lệ đã sửa đổi của công ty;
- Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài đối với công ty cổ phần; danh sách thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
- Mẫu 09 do Cơ quan thuế nơi chuyển đi cấp;Thông báo thay đổi địa chỉ công ty;
- Giấy Giới thiệu/Giấy Ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ.
Nộp hồ sơ thay đội địa chỉ công ty ở đâu
Sau khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Sở Tài chính. Thẩm quyền giải quyết như sau:
- Trường hợp thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương: Sở Tài chính nơi đặt địa chỉ trụ sở chính
- Trường hợp thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương: Sở Tài chính nơi doanh nghiệp dự định chuyển đến
Công việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty
Khắc con dấu mới sau khi thay đổi địa chỉ
Trong trường hợp việc thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi thông tin con dấu thì doanh nghiệp cần thực hiện việc khắc con dấu mới để cho phù hợp với thông tin trên con dấu. Ví dụ: Con dấu có thông tin tỉnh A, sau khi thay đổi sang tỉnh B thì cần khắc con dấu mới có thông tin tỉnh B.
Trong trường hợp sử dụng dịch vụ đăng ký thay đổi địa chỉ công ty, sau khi hoàn thiện con dấu mới, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Luật Trần và Liên Danh sẽ bàn giao tận tay cho quý khách hàng toàn bộ kết quả và hồ sơ nội bộ của công ty gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới
- Con dấu công ty mới (loại dấu liền mực tự động hiện đại nhất)
- Điều lệ công ty sửa đổi
- Hồ sơ thay đổi mới nhất
Thực hiện thay đổi, cập nhật thông tin liên quan trên: Biển công ty, hóa đơn, chữ ký số, bảo hiểm, ngân hàng… cho phù hợp với thông tin sau khi thay đổi địa chỉ công ty.
Lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty
- Việc thay đổi địa chỉ chính của doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp;
- Ngoài việc làm thủ tục tại cơ quan thuế chuyển đi cũng như chuyển đến. Doanh nghiệp cần phải thông báo cho các bên liên quan, các đối tác, khách hàng…về việc thay đổi địa chỉ công ty.
- Cập nhật toàn bộ các thông tin trong các giấy phép khác liên quan (nếu có);
- Thực hiện việc công bố nội dung thay đổi địa chỉ công ty;
Nếu có vấn đề cần tư vấn hỗ trợ, bạn vui lòng liên hệ với Công ty Luật Trần và Liên danh theo số điên thoại Hotline của chúng tôi để được hỗ trợ.
