Nền kinh tế thị trường hội nhập và ngày càng phát triển mạnh mẽ. Điều này, đòi hỏi các doanh nghiệp phải mở rộng, tối đa hóa thị trường kinh doanh của mình để tăng sức cạnh tranh với các đối thủ trong cùng lĩnh vực, ngành nghề. Chính vì thế việc thành lập văn phòng đại diện là lựa chọn tối ưu nhất hiện nay để giúp doanh nghiệp tối đa hóa sự hiện diện của mình trên thị trường thông qua các hoạt động xúc tiến thương mại, hay giúp doanh nghiệp nắm bắt thị trường nhanh chóng, chính xác,… Cùng tìm hiểu về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Điện Biên trong bài viết sau đây.
Chức năng chính của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài và công ty 100% nước ngoài
Đối với văn phòng đại diện, chức năng chính là liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành. Bên cạnh đó, văn phòng đại diện cũng không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài. Chủ yếu văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho thương nhân nước ngoài.
Đối với Công ty 100% vốn nước ngoài thì có thể thực hiện hoạt động kinh doanh để mang lại lợi nhuận cho nhà đầu tư; bên cạnh đó, khi hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài có thể nhận được nhiều ưu đãi trong chính sách thu hút đầu tư của Chính phủ. Công ty 100% vốn nước ngoài đã đươc coi là chủ thể có tư cách pháp nhân nên có thể tự mình ký kết hợp đồng, giao dịch, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.
Nhìn chung, điểm khác biệt cơ bản nhất giữa Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài và công ty 100% vốn nước ngoài là công ty có thể thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh trong khi văn phòng đại diện thì không. Chính sự khác khác biệt cơ bản này dẫn đến những điểm khác biệt khác trong tổ chức, quản lý, vận hành, quyền và nghĩa vụ,… của hai hình thức trên, có thể kể đến như sau:
+ Công ty có hệ thống tổ chức quản lý nhiều cấp bậc, chặt chẽ và phức tạp hơn so với văn phòng đại diện.
+ Việc quản lý Công ty tuân theo quy định của pháp luật doanh nghiệp. Công ty cũng cần có những quy định nội bộ để quy trình hoạt động kinh doanh được rõ ràng và rành mạch.
+ Chế độ báo cáo, quản lý của công ty phức tạp hơn so với văn phòng đại diện nên cần có đội ngũ nhân sự có trình độ cao, có kiến thức pháp luật để bảo đảm tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ của công ty đối với Nhà nước.
So sánh Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài và Công ty 100% vốn nước ngoài
|
STT |
Tiêu chí |
Văn phòng đại diện |
Công ty 100% vốn nước ngoài |
|
1. |
Chức năng |
Không có chức năng kinh doanh, chỉ đóng vai trò liên lạc, thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân nước ngoài |
Có chức năng hoạt động kinh doanh và sinh lợi trên thị trường Việt Nam. |
|
2. |
Chủ thể ký kết hợp đồng kinh doanh |
Không được phép ký kết hợp đồng Thương nhân ở nước ngoài là chủ thể ký kết hợp đồng |
Tự giao kết hợp đồng với các đối tác |
|
3. |
Thực hiện hợp đồng |
Thương nhân ở nước ngoài có trách nhiệm thực hiện hợp đồng với các đối tác tại Việt Nam, Văn phòng đại diện đóng vai trò liên lạc, hỗ trợ |
Tự thực hiện các hợp đồng đã ký kết |
|
4. |
Thuế |
Văn phòng đại diện chỉ kê khai, đóng thuế thu nhập cá nhân thay cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện và phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam. Thương nhân nước ngoài có nghĩa vụ thuế theo quy định về thuế của quốc gia thương nhân mang quốc tịch |
Công ty 100% vốn nước ngoài thành lập tại Việt Nam mang quốc tịch Việt Nam chịu thuế theo quy định của pháp luật Việt Nam. Các loại thuế phải nộp: Thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân. Ngoài ra, tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh của công ty mà có thể phải chịu thêm các sắc thuế: thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu, tiền thuê đất, phí, lệ phí hoặc các loại thuế khác. |
|
5. |
Lợi nhuận |
Văn phòng đại diện không kinh doanh nên không phát sinh lợi nhuận. Thương nhân nước ngoài thu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của mình và phải đóng thuế riêng đối với phần lợi nhuận đó (nếu có) |
Trường hợp kinh doanh có lãi, đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản đến hạn trả khác thì thương nhân nước ngoài là chủ sở hữu công ty được chia lợi nhuận. Việc chuyển lợi nhuận về nước tuân theo pháp luật của quốc gia thương nhân mang quốc tịch. |
|
6. |
Chi phí thành lập và vận hành |
Tương đương nhau. |
|
|
7. |
Thời hạn hoạt động theo giấy phép |
5 năm và được quyền gia hạn |
50 năm và được quyền gia hạn. Thời gian hoạt động lâu cùng với yêu cầu chi phí đầu tư lớn. Việc thành lập công ty 100% vốn nước ngoài phù hợp với các thương nhân có ý định phát triển kinh doanh lâu dài, ổn định, nghiêm túc với thị trường Việt Nam |
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Bản hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
- Bản dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
- Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;
- Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
- Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật
Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ.
Các bước thành lập thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Điện Biên
Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;
Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;
Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.
Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Điện Biên
Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:
- Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
- Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
- Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.
Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
- Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Điện Biên
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:
- Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
- Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Bản hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
- Bản dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
- Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;
- Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
- Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật
Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ.
Các bước thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;
Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;
Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.
Các trường hợp không cấp phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:
- Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
- Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
- Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.
Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
- Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
- Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
- Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;
Một số câu hỏi liên quan đến thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Văn phòng đại diện cần lưu giữ hồ sơ gì tại văn phòng trong quá trình hoạt động?
Trong quá trình hoạt động, Văn phòng đại diện cần lưu giữ các tài liệu sau: Giấy phép hoạt động; Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu; Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện; Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn tại mục thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam có được ký hợp đồng kinh tế không?
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Do đó Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được ký và thực hiện các hợp đồng kinh tế.
Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có được thu hộ tiền khách hàng trả công ty nước ngoài không?
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Do đó Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được thực hiện hoạt động thu hộ các khoản khách hàng trả công ty nước ngoài.
Công ty nước ngoài không có dấu, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?
Ngoài Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của công ty nước ngoài bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. Các hồ sơ thành lập do công ty nước ngoài ký đóng dấu không phải hợp pháp hóa lãnh sự.
Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam của luật Trần và Liên danh
- Tư vấn trước thành lập về các vấn đề liên quan đến việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Soạn thảo hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam phù hợp với các yêu cầu của Khách hàng và quy định của pháp luật;
- Xin cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Đăng ký cấp con dấu và Giấy chứng nhận mẫu dấu cho Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Đăng ký và hoàn thành thủ tục cấp Thông báo mã số thuế cho Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Tư vấn các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Kê khai thủ tục nhân sự, lao động của văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam với Sở Công thương, cơ quan bảo hiểm xã hội;
- Tư vấn thủ tục pháp lý, đại diện cho văn phòng đại diện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Trên đây là bài viết tư vấn về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Điện Biên của Luật Trần và Liên danh. Nếu có thắc mắc hãy gọi cho chúng tôi theo số Hotline: 0969 078 234 để được tư vấn miễn phí.
