Đại lý xuất nhập khẩu

Những bạn đang học chuyên sâu về ngành xuất nhập khẩu/logistics, có thiên hướng làm đúng ngành nghề sau khi ra trường, chắc hẳn sẽ gặp phải định nghĩa đại lý trong XNK ít nhất một lần. Vậy, đại lý xuất nhập khẩu là gì? Cùng Luật Trần và Liên Danh tìm hiểu ngay nhé!

Đại lý xuất nhập khẩu là gì?

là những công ty chuyên làm dịch vụ hải quan theo hợp đồng đại lý. Họ đứng tên đại lý trên tờ khai hải quan, ký tên và đóng dấu của mình vào ô người khai hải quan (với phần mềm ECUS4), hoặc dùng chữ ký số của mình để truyền tờ khai (ECUS5 – VNACCS).

Cụ thể, đại lý hải quan có trách nhiệm quản lý, sử dụng mã số nhân viên đại lý hải quan để tiến hành các công việc khai báo và làm thủ tục tại cơ quan hải quan trong phạm vi được chủ hàng ủy quyền; chịu trách nhiệm về việc giới thiệu, đề nghị Tổng cục Hải quan cấp mã số nhân viên đại lý cho người đáp ứng đủ điều kiện theo quy định. Phải thông báo cho Tổng cục Hải quan để thực hiện thu hồi mã số nhân viên đại lý với các trường hợp theo quy định. 

Đại lý hải quan yêu cầu chủ hàng cung cấp đầy đủ, chính xác các chứng từ, thông tin cần thiết cho việc làm thủ tục hải quan của lô hàng và thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo hợp đồng đại lý. Đồng thời cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, tài liệu liên quan đến chủ hàng hoặc các lô hàng do đại lý làm thủ tục hải quan đứng tên khai hải quan theo yêu cầu của cơ quan hải quan.

Đại lý cũng được yêu cầu cơ quan hải quan hướng dẫn về thủ tục hải quan, thủ tục thuế, hỗ trợ về kỹ thuật trong kết nối mạng với cơ quan hải quan và tham dự các lớp tập huấn, bồi dưỡng.

Đại lý hải quan chịu trách nhiệm về các nội dung khai trên tờ khai hải quan trên cơ sở bộ chứng từ, tài liệu liên quan đến hàng hóa XNK do chủ hàng cung cấp và thực hiện đúng phạm vi được ủy quyền theo hợp đồng đại lý.

Điều kiện để trở thành đại lý hải quan

Thông tư số 12/2015/TT-BTC ngày 30/01/2015 của Bộ Tài chính đưa ra những quy định chi tiết, trong đó có nhiều quy định mới về thủ tục cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai Hải Quan; cấp và thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục Hải Quan, thủ tục công nhận và hoạt động của đại lý làm thủ tục Hải Quan.

Khoản 1 Điều 20 Luật Hải quan quy định điều kiện là đại lý làm thủ tục Hải Quan:

 Có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có ngành, nghề kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa hoặc đại lý làm thủ tục hải quan;

 Có nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan;

Có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng điều kiện để thực hiện khai hải quan điện tử và các điều kiện khác theo quy định.

Để đảm bảo được công nhận đại lý làm thủ tục hải quan thì doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện là đại lý làm thủ tục hải quan thì lập hồ sơ đề nghị công nhận đủ điều kiện làm đại lý làm thủ tục hải quan gửi Tổng cục Hải quan.

Hồ sơ gồm:

Thông báo đủ điều kiện hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đầu tư.

Hồ sơ đề nghị cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan theo quy định.

Các chứng từ bản chụp do Giám đốc đại lý làm thủ tục hải quan ký tên, đóng dấu xác nhận.

Vai trò của đại lý xuất nhập khẩu

Sau khi nắm bắt đầy đủ thông tin hàng hóa và hình thức kinh doanh của khách hàng, các đại lý xuất nhập khẩu sẽ đưa ra những phương án mua/bán hàng hóa thích hợp nhất. Đại lý xuất nhập khẩu sẽ đại diện cho các công ty tại Việt Nam đi thu thập thông tin tại các thị trường quốc tế, dùng mối quan hệ và sự hiểu biết để tìm kiếm sản phẩm xuất hoặc nhập, liên hệ để tiến hành giao dịch.

Đối với hoạt động nhập khẩu: Đại lý sẽ đứng ra tìm kiếm sản phẩm tiềm năng, phù hợp nhất với nhu cầu sản xuất/kinh doanh của các doanh nghiệp trong nước. Đại lý sẽ liên hệ trực tiếp để tiến hành giao dịch và đưa hàng hóa về tay cho doanh nghiệp nội địa nhanh nhất có thể.

Đối với hoạt động xuất khẩu: Đại lý sẽ đứng ra tìm kiếm thị trường tiềm năng, có nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp trong nước cao nhất. Đại lý sẽ liên hệ trực tiếp với khách hàng mua để tiến hành giao dịch và xuất khẩu hàng hóa trong nước sang nước ngoài trong thời gian nhanh nhất.

Thông qua các hoạt động này, mục tiêu mà các đại lý xuất nhập khẩu nhắm đến là tối ưu chi phí nhập khẩu hàng hóa cũng như gia tăng lợi nhuận khi xuất khẩu hàng hóa cho các doanh nghiệp nội địa.

Lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi thuê đại lý xuất nhập khẩu là gì?

Xuất nhập khẩu là hoạt động kinh doanh tiềm năng trong thời đại mới, khi mà các nền kinh tế trên thế giới đều mở rộng không ngừng. Không chỉ tăng được lợi nhuận trong sản xuất và phân phối hàng hóa, các doanh nghiệp còn tăng được vị thế cạnh tranh của mình nếu thường xuyên xuất khẩu hàng hóa đi các nước khác, hay tìm được các nguồn hàng nhập khẩu tối ưu để vận hành sản xuất.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng dễ dàng tự mình xuất khẩu do:

Muốn xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa mà không biết rõ quy trình, không biết phải bắt đầu từ đâu.

Muốn tìm sản phẩm đầu vào tốt mà không biết tìm ở quốc gia nào, địa điểm nào.

Muốn mua sản phẩm, trang thiết bị từ nước ngoài nhưng chưa tìm được thị trường phù hợp.

Muốn sản phẩm nhập về có chất lượng ổn định mà không biết nguồn nào uy tín.

Muốn đi khảo sát thị trường bên nước ngoài nhưng không có điều kiện về tài chính.

Không biết ngoại ngữ, không tự tin khi gặp gỡ các đối tác nước ngoài.

Đã từng bị từ chối bởi các khách hàng nước ngoài mà không biết lỗi ở đâu.

Muốn tìm được các đối tác kinh doanh có cùng quan điểm, hợp tác được lâu dài.

Không biết nên đầu tư vào khu vực nào trên thế giới.

Cần tìm kiếm thông tin thị trường tại các địa phương ngay nhưng không có kỹ năng và kinh nghiệm.

Bởi vậy, các đại lý xuất nhập khẩu ra đời và giúp các doanh nghiệp xóa tan nỗi trăn trở trong kinh doanh. Các đại lý xuất nhập khẩu sẽ thực hiện các công việc:

Khảo sát sơ bộ: Vận dụng mối quan hệ và sự hiểu biết trong chuyên môn, nghiệp vụ để phán đoán nhanh chóng thị trường tiềm năng. Tìm kiếm sản phẩm hoặc đối tác kinh doanh phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp.

Thị sát địa phương: Tiến hành thị sát tại các địa phương, chủ động các chi phí đi lại, ăn ở, biên phiên dịch tại các địa điểm,… Tiến hành đàm phán với khách hàng hoặc đối tác một cách trọn vẹn nhất.

Thực hiện các thủ tục đại lý: Nếu đã chọn được sản phẩm hay đối tác kinh doanh phù hợp, đại lý xuất nhập khẩu sẽ tiến hành các thủ tục đại lý ngay, hợp lý hóa các loại hợp đồng, chứng từ nhằm giảm thiểu và tránh khỏi các rủi ro trong giao dịch.

Xuất nhập khẩu: Tiến hành giao dịch thành công và trao sản phẩm xuất/nhập về tận tay cho khách hàng.

Khác nhau giữa đại lý và người khai thuê hải quan

Mặc dù đều là đơn vị cung cấp dịch vụ thông quan, nhưng giữa người khai thuê hải quan và đại lý hải quan có những khác nhau cơ bản:

Đại lý thủ tục hải quan phải đứng tên trên tờ khai, với vai trò đại lý. Họ dùng chữ ký và dấu pháp nhân của mình để làm tờ khai.
Trong khi đó, người khai thuê dùng giấy giới thiệu của chủ hàng để làm thủ tục hải quan. Họ không xuất hiện trên bất kỳ chứng từ nào của bộ hồ sơ khai quan. Với cơ quan hải quan, họ chính là người của chủ hàng.

Chẳng hạn, bên tôi đang cung cấp dịch vụ thông quan thuê, tôi chỉ cử nhân viên đem giấy giới thiệu của khách hàng và bộ hồ sơ hải quan đi làm thủ tục. Hải quan không hề biết đến công ty tôi.

Về tính trách nhiệm, đại lý ở mức độ cao hơn vì họ có dấu đứng trên tờ khai. Bản thân những doanh nghiệp này cũng sẽ được cơ quan hải quan đánh giá năng lực dựa trên những tờ khai mà họ đã hoàn thành.

Đại lý hải quan phải có nhân viên được đào tạo (gọi là đại lý viên) và được Tổng cục hải quan công nhận. Đến tháng cuối 2014, cả nước có khoảng trên 250 doanh nghiệp đại lý thủ tục hải quan, xem Danh sách đại lý hải quan đến 31/10/2013. Trong khi đó người khai thuê thì có thể là bất cứ ai, chỉ cần biết chút nghiệp vụ và được chủ hàng thuê là có thể làm dịch vụ. Một ví dụ có vẻ hơi cực đoạn một chút: hôm qua chạy xe ôm, hôm nay cầm hồ sơ đi khai thuê hải quan.

Chủ hàng được lợi gì khi thuê đại lý làm thủ tục hải quan

Việc thuê đại lý làm thủ tục có một số những ưu điểm như sau:

Không cần phải dùng chữ ký số của mình để duyệt ký (từ xa), hay gửi giấy khống như trước đây. Đại lý sẽ dùng chữ ký số của mình để khai và truyền tờ khai.

Trách nhiệm và năng lực của người cung cấp dịch vụ cao hơn so với hình thức khai thuê. 

Tuy vậy, thực tế cả phía chủ hàng và đại lý đều đang có tâm lý ngại ký hợp đồng đại lý và ký tên trên tờ khai hải quan. Nguyên nhân được cho là do chính sách thuế và chính sách hàng hóa XNK phức tạp, các bên lo ngại về mặt pháp lý trong khi chưa có Hiệp hội về đại lý hải quan. Vấn đề này có lẽ sẽ được khắc phục trong thời gian tới, khi ngành hải quan triển khai hệ thống VNACCS và đẩy mạnh phát triển dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan.

Tại sao cần dùng dịch vụ đại lý hải quan ?

Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Để được tư vấn một cách chi tiết và đầy đủ hơn về đại lý xuất nhập khẩu Quý khách hàng vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn pháp luật 0969 078 234 của Luật Trần và Liên Danh. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ Quý khách hàng những vấn đề pháp lý chất lượng hàng đầu trên toàn quốc.