Các doanh nghiệp khi muốn thuận lợi tung sản phẩm mỹ phẩm của mình ra thị trường không thể bỏ qua bước đăng ký thông tin sản phẩm và thủ tục công bố chất lượng mỹ phẩm với các cơ quan chức năng. Vậy thực hư việc công bố chất lượng mỹ phẩm là gì? và làm thế nào để công bố mỹ phẩm hợp pháp trước khi tung ra thị trường?
Khái niệm mỹ phẩm, công bố mỹ phẩm?
Sản phẩm mỹ phẩm là một chất hay chế phẩm được sử dụng để tiếp xúc với những bộ phận bên ngoài cơ thế con người (da, hệ thống lông tóc, móng tay, móng chân, môi và cơ quan sinh dục ngoài) hoặc răng và niêm mạc miệng với mục đích chính là để làm sạch, làm thơm, thay đổi diện mạo, hình thức, điều chỉnh mùi cơ thế, bảo vệ cơ thể hoặc giữ cơ thể trong điều kiện tốt (khoản 1 điều 2 Thông tư 06/2011/TT-BYT).
Công bố mỹ phẩm là việc mà tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc nhập khẩu mỹ phẩm tiến hành các thủ tục tại cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền để được cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm trước khi đưa sản phẩm ra thị trường và phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính an toàn, hiệu quả và chất lượng sản phẩm.
Giấy công bố mỹ phẩm là gì?
Giấy công bố mỹ phẩm là giấy được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận nội dung công bố trên giấy công bố là phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về mỹ phẩm, khi được cấp giấy công bố mỹ phẩm doanh nghiệp sẽ đủ điều kiện nhập khẩu (đối với mỹ phẩm sản xuất tại nước ngoài) và lưu hành mỹ phẩm trên thị trường.
Giấy công bố mỹ phẩm là kết quả mà các cá nhân, tổ chức nhận được sau khi tiến hành những thủ tục theo đúng quy định của pháp luật tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thực tế, giấy công bố mỹ phẩm là một tên gọi không đầy đủ và chưa thật sự chính xác, nhưng vì ngắn gọn, dễ nhớ nên mọi người hay sử dụng. Còn tên gọi đầy đủ chính là Phiếu công bố mỹ phẩm hay còn gọi giấy chứng nhận công bố mỹ phẩm.
Công bố mỹ phẩm hay công bố chất lượng mỹ phẩm? Cách gọi nào là đúng?
Công bố mỹ phẩm là việc làm bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn lưu hành mỹ phẩm trên thị trường. Theo đó các doanh nghiệp phải tới các cơ quan nhà nước thuộc thẩm quyền như Sở Y tế hoặc đăng ký online để xin cấp số công bố mỹ phẩm, chứng nhận đơn vị đã khai báo với cơ quan chức năng về sản phẩm mình sắp bán.
Thực tế rất nhiều doanh nghiệp và người tiêu dùng nhầm lẫn, đánh đồng 2 khái niệm công bố mỹ phẩm và công bố chất lượng mỹ phẩm với nhau. Do vậy Luật Trần và Liên Danh sẽ làm rõ để các bạn có cái hiểu đúng nhất.
Khi doanh nghiệp tự sản xuất hay nhập mỹ phẩm về, xin thủ tục công bố sản phẩm sẽ được các cơ quan chức năng cấp cho Số công bố mỹ phẩm (bản mềm) để chứng thực đã khai báo về sản phẩm kinh doanh này.
Hoạt động hoàn toàn dừng lại ở việc cấp số mà không có giá trị chứng nhận chất lượng mỹ phẩm đó có an toàn hay không, có chứa thành phần độc hại hay đã đảm bảo các yêu cầu của Hiệp định Mỹ phẩm ASEAN hay chưa. Do đó, nhiều người hiểu công bố mỹ phẩm là công bố tiêu chuẩn chất lượng mỹ phẩm hay công bố chất lượng mỹ phẩm là chưa chính xác.
Tuy nhiên, để các bạn dễ nắm bắt, trong bài viết này Luật Trần và Liên Danh vẫn sẽ sử dụng cách gọi thường dùng và thống nhất 2 cách gọi công bố mỹ phẩm và công bố chất lượng mỹ phẩm là một.
Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị
Trước khi thực hiện thủ tục công bố lưu hành mỹ phẩm, để tránh mất thời gian bạn cần chắc chắn về hồ sơ giấy tờ đã đủ và chuẩn yêu cầu. Cụ thể bao gồm:
01 bản sao công chứng Giấy phép kinh doanh sản phẩm của đơn vị/cá nhân chịu trách nhiệm; hoặc 01 bản sao Giấy phép chứng nhận đăng ký kinh doanh của nhà sản xuất;
01 bản sao Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện sản xuất và kinh doanh sản phẩm.
02 Phiếu đăng ký lưu hành sản phẩm mỹ phẩm (bản cứng hoặc bản mềm) và dữ liệu công bố dưới dạng CD (bản mềm);
01 bản sao hợp lệ Giấy ủy quyền phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại thị trường Việt Nam của chủ sở hữu hoặc nhà sản xuất mỹ phẩm đó. Nếu bản thân doanh nghiệp đăng ký là chủ sở hữu hay nhà sản xuất mỹ phẩm sắp bán thì không cần giấy ủy quyền này. Với mỹ phẩm nhập khẩu được ủy quyền, đơn vị cần bổ sung thêm chữ ký chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật. Một số trường hợp được miễn chứng thực theo điều ước quốc tế khi Việt Nam và nước nhập sản phẩm cùng là thành viên nằm trong tổ chức quốc tế nào đó.
01 Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) còn thời hạn hoặc được cấp trong vòng 24 tháng trở lại đây. Trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự không bắt buộc nộp giấy chứng nhận này nhưng phải đưa ra được bằng chứng chứng minh điều đó.
Giấy tờ liên quan khác khi được yêu cầu.
Quy trình nộp hồ sơ
Có 2 cách thức để nộp hồ sơ công bố chất lượng sản phẩm
Nộp trực tiếp tại cơ quan chức năng có thẩm quyền
Với mỹ phẩm trong nước (gồm cả bán thành phẩm nhập khẩu nhưng đóng gói trong nước), doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Sở Y tế nơi nhà máy hoạt động. Lưu ý chuẩn bị đầy đủ hồ sơ được liệt kê ở trên hãy đóng vào thành 1 bộ hồ sơ, ghi rõ thông tin công ty và mang tới bưu điện chuyển phát nhanh hoặc nộp trực tiếp tại văn phòng làm việc của cơ quan chức năng có thẩm quyền.
Nộp hồ sơ online trên cổng thông tin một cửa quốc gia vnsw.gov.vn
Với mỹ phẩm nhập khẩu vào Việt Nam, doanh nghiệp tạo tài khoản và đăng nhập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia để tiến hành đăng ký hồ sơ và nhận kết quả trực tiếp trên trang thông tin đó.
Lưu ý 2 trường hợp ngoại lệ:
Các doanh nghiệp sẽ thực hiện công bố tại Ban Quản lý Khu kinh tế tỉnh Quảng Trị nếu mỹ phẩm nhập khẩu từ nước ngoài vào phạm vi Khu kinh tế – thương mại đặc biệt Lao Bảo (Quảng Trị).
Các doanh nghiệp sẽ thực hiện công bố tại Ban Quản lý Khu kinh tế cửa khẩu Mộc Bài (Tây Ninh) nếu mỹ phẩm nhập khẩu từ nước ngoài vào phạm vi Khu kinh tế cửa khẩu Mộc Bài (Tây Ninh).
Với các mỹ phẩm được nhập khẩu vào 2 Khu vực kinh tế Lao Bảo và Mộc Bài, nếu doanh nghiệp muốn đưa sản phẩm ra các khu chức năng khác trong Khu kinh tế hoặc đưa vào thị trường nội địa cho mục đích kinh doanh sẽ phải thực hiện công bố mỹ phẩm với Cục Quản lý dược thuộc Bộ Y tế theo quy định pháp luật.
Điều kiện bổ sung với trường hợp này là người / tổ chức đứng tên công bố chất lượng sản phẩm mỹ phẩm phải nằm ngoài 2 Khu vực kinh tế Lao Bảo và Mộc Bài, đồng thời phải có chức năng kinh doanh mỹ phẩm tại Việt Nam.
Quy trình giải quyết hồ sơ
Sau khi hồ sơ của doanh nghiệp được gửi đi, cán bộ được chỉ định có nhiệm vụ thẩm định hồ sơ và thông báo kết quả cho doanh nghiệp.
Hồ sơ hợp lệ
Cơ quan chức năng công bố hồ sơ hợp lệ và lệ phí mà đơn vị cần đóng theo quy định trong thời gian 03 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ. Sau khi đơn vị nộp lệ phí, cơ quan chức năng sẽ cấp số và công bố mỹ phẩm online trên Cổng thông tin một cửa quốc gia.
Hồ sơ chưa hợp lệ
Với những hồ sơ công bố sản phẩm chưa hợp lệ (có thể thiếu giấy tờ, thông tin chưa xác minh hay nộp sai địa chỉ) sẽ được cơ quan chức năng thông báo chi tiết lại trong vòng 05 ngày để đơn vị sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
Trường hợp hồ sơ cần bổ sung doanh nghiệp cần chú ý tới nội dung còn thiếu mà cơ quan chức năng yêu cầu bổ sung. Thông thường doanh nghiệp sẽ cần nộp thêm:
01 văn bản giải trình về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ của đơn vị;
02 phiếu Công bố chất lượng sản phẩm mỹ phẩm và dữ liệu công bố dưới dạng bản mềm; hoặc tài liệu khác được sửa đổi, bổ sung;
Sau khi đơn vị hoàn tất sửa đổi, bổ sung hồ sơ và nộp lại cho cơ quan chức năng, hồ sơ sẽ được xử lý trong vòng 05 ngày. Nếu hồ sơ tiếp tục chưa đáp ứng đúng yêu cầu, cơ quan chức năng sẽ không cấp số lưu hành mỹ phẩm cho đơn vị bạn.
Lúc này bạn sẽ có thêm thời gian 03 tháng từ ngày thông báo không cấp số để bổ sung và hoàn thiện hồ sơ, nếu không bộ hồ sơ của đơn vị bạn sẽ bị hủy và không còn giá trị. Sau 3 tháng, đơn vị bạn có nhu cầu cấp số công bố mỹ phẩm sẽ cần thực hiện lại từ đầu thủ tục đăng ký.
Trường hợp chỉnh sửa thông tin sau khi đã được cấp số chứng nhận
Với trường hợp doanh nghiệp muốn thay đổi thông tin sản phẩm mỹ phẩm sau khi hồ sơ công bố mỹ phẩm đã được cấp số tiếp nhận:
Chỉ cần làm bổ sung hồ sơ công bố nếu nhà sản xuất thay đổi kích cỡ bao gói, chất liệu bao bì hoặc thay đổi dạng trình bày của sản phẩm mỹ phẩm.
Làm công bố mỹ phẩm mới nếu thay đổi về thành phần, nhãn hàng, tên sản phẩm mỹ phẩm, tên nhà sản xuất.
Hiệu lực chung của số công bố mỹ phẩm: 05 năm.
Lệ phí công bố 1 sản phẩm: 500.000 VNĐ.
Thời gian công bố mỹ phẩm theo quy định bao lâu?
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ công bố hợp lệ và lệ phí công bố theo quy định, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm ban hành số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.
Trường hợp hồ sơ công bố chưa đáp ứng theo quy định của Thông tư này thì trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan tiếp nhận hồ sơ thông báo bằng văn bản cho tổ chức, cá nhân công bố biết các nội dung chưa đáp ứng để sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nêu cụ thể các nội dung chưa đáp ứng).
Tuy nhiên, trên thực tế hồ sơ thường kéo dài từ 10-15 ngày làm việc tính từ ngày hồ sơ được nộp và chấp nhận hợp lệ.
Như vậy bài viết trên đây đã tổng hợp toàn bộ vấn đề liên quan đến việc công bố chất lượng mỹ phẩm cho doanh nghiệp. Nếu có vấn đề gì còn thắc mắc hay cần hỗ trợ làm thủ tục công bố, quý khách có thể liên hệ trực tiếp với Luật Trần và Liên Danh để được tư vấn, hỗ trợ ngay hôm nay.
