Thu hồi nợ hiệu quả là một điều khó khăn đối với các doanh nghiệp khi có nợ xấu. Việc thu hồi nợ có hiệu quả hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố và theo chúng tôi, doanh nghiệp cần phải có những điều kiện sau:
Thứ nhất, có các quy trình và các quy tắc làm việc rõ ràng với các đối tác cho từng bộ phận, từng phòng ban liên quan trong công ty. Đây là điều kiện quan trọng tiên quyết để đánh giá việc thu hồi nợ của doanh nghiệp có hiệu quả hay không. Bởi việc thu hồi nợ xấu giống như việc cứu hỏa, phòng vẫn tốt hơn chữa.
Thứ hai, có đội ngũ nhân sự được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ và phương pháp thu hồi nợ.
Thứ ba, có bộ phận pháp chế để hoàn thiện các văn bản, hợp đồng đối với từng khách hàng cụ thể và từng hợp đồng cụ thể. Ngoài ra, có thể họ sẽ giúp cho bộ phận kế toán có những phương pháp yêu cầu khách hàng thanh toán hiệu quả.
Thứ tư, có đơn vị tư vấn hỗ trợ những công việc quan trọng liên quan đến việc thu hồi các khoản nợ khó đòi.
Theo National Federation and Independent Businesses (http://www.nfib.com). Có 12 bí kíp thu hồi nợ hiệu quả bạn có thể vận dụng để việc thu hồi nợ được thực hiện một cách hiệu quả. Chúng tôi xin trích đẫn để các bạn tham khảo.
1. Soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng để hạn chế những vấn đề phát sinh: yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn và nêu rõ mức phạt khách hàng phải chịu nếu thanh toán chậm.
2. Thể hiện ngày cụ thể trong hoá đơn của bạn. Cụm “chi trả trong vòng 30 ngày” sẽ kém khẳng định hơn cụm “hạn chót vào ngày 30/11”.
3. Thiết lập một quy trình thu hồi nợ cho công ty của bạn: Xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng cũng như quy định rõ thời gian, cách thức cho việc gửi thư nhắc nhở hay các cuộc gọi điện thoại. Các nhân viên cần phải ý thức được tầm quan trọng của việc thu hồi nợ chứ không chỉ đơn thuần coi đó là một việc kiêm nhiệm.
4. Email hoá đơn cho khách hàng thay vì gửi qua đường bưu điện để rút ngắn được quá trình thu hồi.
5. Khi một khách hàng dùng dằng quá lâu, hãy quên việc gửi email hay thư từ nhắc nhở đi vì chúng có thể sẽ bị ném đi hoặc xoá mất. Thay vào đó hãy nhấc điện thoại lên và hẹn gặp trực tiếp để trao đổi.
6. Trước khi gọi cho khách hàng trễ hạn, bạn hãy xem lại toàn bộ lịch sử giao dịch với khách hàng này. Để các thông tin này kế bên để tham khảo ngay khi bạn đang trao đổi.
7. Phải chắc chắn bạn đang nói chuyện với người có khả năng quyết định chi trả. Nếu bạn không thể gặp trực tiếp người đó, hãy trình bày thật ngắn gọn mục đích của cuộc gọi và hạn chót thanh toán. Hãy yêu cầu người thư ký ghi chú lại thông tin cuộc gọi của bạn và xác nhận lại thông tin.
8. Luôn giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp. Đây là một giao dịch kinh doanh, bạn giao hàng và khách hàng nợ bạn tiền. Đừng la hét hay đe doạ.
9. Đòi hỏi cam kết chính xác. Đừng để khách hàng kết thúc cuộc trao đổi bằng cách thoái thác “Tôi sẽ gửi trong vài ngày tới”. Bạn phải yêu cầu con số chính xác vào một thời gian chính xác. Sau đó lập lại các cam kết để xác nhận, tránh mọi nguy cơ hiểu lầm và sau cuộc gọi gửi một email xác nhận nội dung.
10. Luôn luôn lưu trữ dưới dạng tài liệu mọi giao dịch, liên hệ của bạn với khách hàng như email, thư, cuộc gọi,… Bạn có thể cần những thứ này cho việc tranh tụng sau này.
11. Phải luôn luôn theo dõi khi khách hàng từ chối tôn trọng cam kết chi trả: Hãy yêu cầu rõ ràng là bạn muốn được thông báo nếu khách hàng không thể chi trả đúng thời hạn và xác định rõ ràng ngày bạn có thể nhận được thanh toán.
12. Thuê một tổ chức chuyên thu nợ hoặc có cung cấp dịch vụ luật sư thu hồi nợ. Nếu đã quá hạn thanh toán 90 ngày và tài khoản nnày bị trượt giá với tỷ lệ 15%/tháng thì bạn nên yêu cầu một tổ chức chuyên thu nợ đứng ra làm việc với khách hàng này.
